Giới thiệu
Bạn đã bao giờ phải làm việc nhóm trực tuyến và cảm thấy khó khăn trong việc quản lý công việc và giao tiếp với các thành viên khác? Vậy thì tính năng tạo nhóm trên Teams sẽ là một giải pháp hoàn hảo cho bạn.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo nhóm trên Teams để quản lý công việc hiệu quả hơn và tăng đội nhóm của bạn.
Tại sao tạo nhóm trên Teams?
Tính năng tạo nhóm trên Teams giúp bạn có thể tổ chức công việc và giao tiếp với các thành viên khác trong một không gian làm việc chung. Bạn có thể chia sẻ thông tin, tài liệu, file, ảnh, video…và cập nhật lịch trình công việc của toàn bộ đội ngũ qua một ứng dụng duy nhất.
Việc sử dụng tính năng này giúp bạn tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ. Thay vì phải liên lạc qua email hoặc ứng dụng khác, các thành viên trong nhóm có thể trao đổi công việc và giải quyết vấn đề nhanh chóng thông qua tính năng chat của Teams.
Lợi ích của việc sử dụng tính năng này
- Tổ chức công việc một cách hợp lý và hiệu quả.
- Tăng tính đồng bộ và sự phối hợp giữa các thành viên trong nhóm.
- Quản lý tài liệu, file, ảnh, video…một cách tiện lợi và an toàn.
- Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ.
Bây giờ bạn đã hiểu được tại sao tính năng tạo nhóm trên Teams lại quan trọng đến thế. Hãy cùng chúng tôi đi vào chi tiết từng bước để tạo ra một nhóm trên Teams để quản lý công việc của bạn một cách hiệu quả nhất!
Các bước tạo nhóm trên Teams
Cách tạo nhóm trên Teams rất đơn giản và dễ thực hiện, chỉ với một vài bước đơn giản sau đây:
1. Đăng nhập vào tài khoản Teams
Đầu tiên, bạn cần phải đăng nhập vào tài khoản Microsoft Teams của mình để sử dụng tính năng này.
2. Chọn biểu tượng “Tạo nhóm mới”
Sau khi đăng nhập thành công, chọn biểu tượng “Tạo nhóm mới” ở góc dưới bên trái màn hình.
3. Đặt tên cho nhóm và thêm mô tả (nếu cần)
Trong phần này, bạn cần phải điền thông tin về tên và mô tả của nhóm. Tên nhóm được yêu cầu và cần phải được điền để tiếp tục quá trình tạo nhóm.
Nếu muốn, bạn cũng có thể thiết lập mô tả cho nhóm của mình để các thành viên khác có thể hiểu rõ hơn về mục đích của việc thành lập nhóm này.
4. Thêm thành viên vào nhóm
Sau khi đã hoàn thành việc thiết lập thông tin về nhóm, người dùng có thể bắt đầu thêm các thành viên vào trong nhóm. Bạn có thể nhập email của từng người dùng hoặc thêm người dùng từ danh sách liên hệ của mình.
5. Thiết lập quyền truy cập cho các thành viên trong nhóm
Sau khi đã thêm được các thành viên vào nhóm, bạn có thể thiết lập quyền truy cập cho mỗi thành viên. Các quyền truy cập này bao gồm:
- Quản trị viên: có đầy đủ quyền kiểm soát và chỉnh sửa thông tin của nhóm.
- Thành viên: chỉ có quyền xem và sử dụng các tài nguyên của nhóm.
Việc thiết lập quyền truy cập sẽ giúp bạn kiểm soát được việc chia sẻ thông tin và tài liệu giữa các thành viên trong nhóm.
Vậy là bạn đã hoàn thành từng bước để tạo ra một nhóm trên Teams rồi đấy!
Thiết lập thông tin và chức năng của nhóm
Khi bạn đã tạo ra một nhóm trên Teams, bạn có thể thiết lập các thông tin và chức năng để quản lý công việc và liên lạc với thành viên trong nhóm một cách tiện lợ
1. Thay đổi hình ảnh của nhóm
Bạn có thể tùy chỉnh hình ảnh cho nhóm của mình bằng cách:
- Nhấp vào biểu tượng “Cài đặt” (Settings) trong phần menu của nhóm.
- Chọn “Add Picture” để thêm hình ảnh mới hoặc chọn “Change picture” để thay đổi hình hiện tạ- Tải lên hình ảnh mới từ máy tính hoặc chọn từ bộ sưu tập.
2. Cấu hình các kênh và danh sách theo dõi để quản lý công việc, chia sẻ thông tin và giao tiếp với thành viên khác trong nhóm.
Để quản lý công việc trong nhóm, bạn có thể tạo các kênh và danh sách theo dõi để gửi thông báo cho toàn bộ hoặc một số thành viên trong nhóm.
- Nhấp chuột phải vào tên nhóm trên thanh bên trái của Teams
- Chọn “Manage team” sau đó là tab “Channels”
- Tại đây, bạn có thể tạo mới một kênh bằng cách nhấp vào biểu tượng “+” và đặt tên cho kênh.
- Các thành viên trong nhóm có thể xem danh sách theo dõi của từng kênh, gửi thông báo và trao đổi công việc.
3. Sử dụng tính năng chat và cuộc gọi video để liên lạc với các thành viên trong nhóm.
Teams cung cấp tính năng chat và cuộc gọi video miễn phí để bạn có thể trò chuyện với các thành viên khác trong nhóm một cách tiện lợ
- Nhấp vào biểu tượng “Chat” hoặc “Calls” trên thanh bên trái của Teams.
- Chọn người muốn chat hoặc gọi điện thoạ- Nhắn tin hoặc thực hiện cuộc gọi video với người được chọn.
Bạn đã biết cách thiết lập thông tin và chức năng cho nhóm trên Teams. Hãy sử dụng tính năng này để quản lý công việc và liên lạc với đồng nghiệp một cách hiệu quả hơn!
Quản lý và đóng góp vào nội dung của nhóm
Để quản lý công việc hiệu quả hơn, bạn có thể chia sẻ tài liệu, file, ảnh, video…vào nhóm trên Teams để các thành viên khác có thể tiện lợi truy cập và cập nhật thông tin.
1. Chia sẻ tài liệu, file, ảnh, video…
Bạn có thể dễ dàng chia sẻ các tài liệu hoặc file liên quan đến công việc của mình với toàn bộ thành viên trong nhóm chỉ với một vài thao tác đơn giản trên Teams. Hãy thực hiện theo các bước sau:
- Mở Teams và chọn kênh hoặc danh sách muốn chia sẻ tài liệu.
- Nhấn vào biểu tượng “Attach” hoặc kéo và thả file từ máy tính của bạn vào vùng chat.
- Chờ cho đến khi việc tải file hoàn tất và gửi nó đ
Với tính năng này, bạn không cần phải gửi email hay qua lại giữa các ứng dụng khác để chia sẻ thông tin. Tất cả mọi người đều có thể truy cập và sửa đổi các file được chia sẻ.
2. Gửi thông báo cho toàn bộ hoặc một số thành viên trong nhóm.
Để thông báo cho toàn bộ hoặc một số thành viên trong nhóm về các cập nhật mới, bạn có thể sử dụng tính năng “Announcement” của Teams. Hãy thực hiện theo các bước sau:
- Mở Teams và chọn kênh hoặc danh sách muốn gửi thông báo.
- Nhấn vào biểu tượng “New conversation”.
- Chọn “Announcement” trong danh sách các loại tin nhắn.
- Viết nội dung thông báo và ấn send.
Thông báo này sẽ được đánh dấu riêng biệt và gửi đến toàn bộ thành viên trong nhóm.
3. Theo dõi hoạt động của nhóm bao gồm các yêu cầu phê duyệt
Bạn có thể theo dõi hoạt động của nhóm trên Teams để biết được ai đã làm gì và khi nào. Các yêu cầu phê duyệt cũng có thể được quản lý qua tính năng này.
Khi một yêu cầu phê duyệt được tạo ra, tất cả các thành viên trong nhóm sẽ nhận được thông báo với liên kết để xem chi tiết. Bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu phê duyệt đó.
Như vậy, việc quản lý và đóng góp vào nội dung của nhóm trên Teams sẽ giúp cho công việc của bạn diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả hơn.
Phân quyền truy cập và quản lý nhóm
Khi đã tạo ra nhóm trên Teams, bạn sẽ muốn điều chỉnh quyền truy cập của từng thành viên để đảm bảo an ninh và bảo mật thông tin của công ty. Tính năng phân quyền truy cập trong Teams giúp bạn có thể kiểm soát được việc truy cập vào các kênh và danh sách theo dõ
1. Điều chỉnh quyền truy cập của thành viên trong nhóm
Bạn có thể thiết lập cho từng thành viên trong nhóm một mức độ quyền khác nhau, ví dụ như chỉ xem hoặc chỉnh sửa nội dung. Việc này giúp bạn kiểm soát được việc chia sẻ thông tin và bảo vệ tính riêng tư của công ty.
Để điều chỉnh quyền truy cập cho thành viên, bạn hãy chọn tên thành viên trong danh sách thành viên và chọn “Phân quyền” để thiết lập mức độ truy cập.
2. Quản lý danh sách các thành viên, xóa hoặc thêm mới thành viên.
Trong quá trình làm việc, bạn có thể muốn thêm hoặc xóa một số người trong nhóm để đảm bảo tính hiệu quả của công việc. Trong Teams, bạn có thể thực hiện các thao tác này một cách dễ dàng.
Để xóa hoặc thêm mới thành viên, bạn hãy chọn biểu tượng “Thông tin nhóm” và chọn “Quản lý nhóm”. Tại đây, bạn có thể xóa hoặc thêm mới thành viên vào nhóm.
3. Theo dõi tình trạng hoạt động của nhóm.
Tính năng theo dõi hoạt động trong Teams giúp bạn có thể kiểm tra được tình trạng hoạt động của từng thành viên trong nhóm và cập nhật kịp thời thông tin về tiến độ công việc.
Để sử dụng tính năng này, bạn hãy chọn biểu tượng “Hoạt động” để xem được các bài viết mới nhất và các hoạt động gần đây của thành viên trong nhóm.
Như vậy, tính năng phân quyền truy cập và quản lý danh sách thành viên trên Teams giúp bạn kiểm soát được thông tin và bảo vệ tính riêng tư của công ty một cách an toàn và hiệu quả. Hãy sử dụng tính năng này để quản lý công việc và đưa ra quyết định chính xác cho doanh nghiệp của bạn.
Tính năng liên kết với các ứng dụng khác
Teams không chỉ giúp bạn quản lý công việc và giao tiếp với đội ngũ của mình mà còn tích hợp được với nhiều ứng dụng khác để tối ưu hoá hiệu quả làm việc.
1. Liên kết Teams với Outlook để có được thông tin lịch làm việc và gởi email trực tiếp từ Teams.
Bằng cách liên kết Teams với Outlook, bạn có thể xem thông tin lịch làm việc của đồng nghiệp và tổ chức cuộc họp trực tuyến trong Teams ngay từ calendar của Outlook. Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi email trực tiếp vào teams channel của mình để chia sẻ thông tin và nhận phản hồi từ toàn bộ nhóm.
2. Kết hợp Teams với SharePoint để chia sẻ tài liệu và thông tin giữa các phòng ban.
Nếu công ty bạn sử dụng SharePoint làm công cụ quản lý tài liệu, việc tích hợp Teams vào SharePoint sẽ giúp cho việc chia sẻ tài liệu giữa các phòng ban trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Thông qua tính năng này, các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng truy cập vào tài liệu, chỉnh sửa và chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng.
Với tính năng liên kết với các ứng dụng khác, Teams giúp cho công việc của bạn được thực hiện một cách suôn sẻ hơn bao giờ hết. Hãy tích hợp Teams với các ứng dụng khác để đồng bộ hoá công việc và tiết kiệm thời gian của mình!
Tips và Tricks cho việc sử dụng tính năng tạo nhóm trên Teams hiệu quả
Một số tips và tricks sau đây sẽ giúp bạn sử dụng tính năng tạo nhóm trên Teams một cách hiệu quả hơn.
Sử dụng tính năng @mention để thu hút sự chú ý của một số người trong nhóm.
Khi muốn liên lạc với một thành viên trong nhóm, bạn có thể sử dụng tính năng @mention bằng cách gõ ký tự “@” theo sau là tên của thành viên đó. Thành viên đó sẽ được thông báo về tin nhắn của bạn và có thể trả lời ngay lập tức.
Sử dụng tính năng “Pin” để đánh dấu các bài viết quan trọng.
Nếu bạn muốn đánh dấu các bài viết quan trọng hoặc thông tin cần thiết để các thành viên trong nhóm có thể tiếp cận một cách dễ dàng, hãy sử dụng tính năng “Pin”. Bạn chỉ cần click vào biểu tượng ghim ở góc phải của bài viết và nó sẽ được ghim ở đầu danh sách để các thành viên khác có thể xem.
Sử dụng tính năng “Archive” để lưu trữ các bài viết cũ.
Nếu bạn muốn lưu trữ các bài viết cũ hoặc thông tin không còn được sử dụng, hãy sử dụng tính năng “Archive”. Bạn chỉ cần click vào biểu tượng lưu trữ ở góc phải của bài viết và nó sẽ được chuyển đến mục lưu trữ để giúp cho danh sách các bài viết trong nhóm của bạn luôn gọn gàng và dễ theo dõ
Những tips và tricks trên đây sẽ giúp bạn sử dụng tính năng tạo nhóm trên Teams hiệu quả hơn. Hãy thử áp dụng và xem kết quả nhé!
FAQ
Bạn còn có một số thắc mắc về tính năng tạo nhóm trên Teams? Dưới đây là các câu hỏi thường gặp và câu trả lời của chúng tô
Cách bạn có thể xóa một nhóm?
Để xóa một nhóm trên Teams, bạn cần đăng nhập vào tài khoản và chọn nhóm muốn xóa. Sau đó, chọn biểu tượng “…” bên cạnh tên nhóm và chọn “Xóa nhóm”. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn xác nhận việc xóa nhóm trước khi tiến hành.
Làm thế nào để thiết lập mật khẩu cho một nhóm?
Hiện tại, Teams không hỗ trợ tính năng thiết lập mật khẩu cho một nhóm cụ thể. Tuy nhiên, bạn có thể bảo vệ thông tin trong các kênh riêng tư bằng cách chỉ cho phép thành viên được phép gia nhập theo lời mời hoặc quản lý danh sách thành viên trong kênh.
Làm thế nào để tìm kiếm một cuộc gọi hoặc chat trong Teams?
Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm ở phía trên để tìm kiếm cuộc gọi hoặc chat đã diễn ra trong Teams. Nếu bạn muốn tìm kiếm một cuộc gọi cụ thể, hãy sử dụng tính năng “Lịch sử cuộc gọi” để xem lại các cuộc gọi đã diễn ra trong quá khứ.
Hy vọng rằng những câu trả lời này sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc liên quan đến tính năng tạo nhóm trên Teams. Hãy bắt đầu sử dụng tính năng này ngay hôm nay và tận dụng tối đa hiệu quả của công cụ quản lý công việc hàng đầu này!