Bạn có một file Excel chứa rất nhiều dữ liệu nhưng bạn chỉ muốn in một vùng cụ thể? Hãy tham khảo ngay cách chọn vùng in trong Excel áp dụng cho mọi phiên bản ngay nhé.
Tại sao cần biết cách chọn vùng in trong Excel?
Khi chúng ta làm việc với Excel, mỗi file sẽ chứa nhiều dữ liệu hoặc nhiều sheet khác nhau. Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng ta cũng sẽ in toàn bộ dữ liệu mà mình đang có. Chúng ta cần biết cách chọn vùng in trong Excel để áp dụng cho một số trường hợp như:
- Bạn chỉ muốn in một phần dữ liệu trong bảng tính của mình chẳng hạn như một bảng dữ liệu hay một biểu đồ.
- Bạn chỉ muốn gộp nhiều dữ liệu nằm ở các vị trí hoặc sheet khác nhau để in.
- Bạn muốn dữ liệu in ra được sắp xếp gọn trên một trang A4.
Trong phần sau của bài viết, chúng mình sẽ hướng dẫn các bạn cách chọn vùng in trong Excel, cách mở rộng vùng in và cách xóa thiết lập in theo vùng.
Lưu ý: Cách mà chúng mình hướng dẫn có thể áp dụng cho mọi phiên bản Excel từ 2007 trở lên. Hình ảnh hướng dẫn trong bài viết được thực hiện trên phiên bản Excel trong bộ Microsoft Office 365. Các phiên bản khác cũng có chức năng tương tự cho các bạn sử dụng nhé.
Cách chọn vùng in trong Excel và thiết lập mở rộng vùng in
Cách chọn vùng in trong Excel
Cách thiết lập một vùng in
Cách chọn vùng in trong Excel mà chúng mình hướng dẫn này sẽ áp dụng được khi bạn chỉ muốn in một vùng trong bảng tính.
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần in trong file Excel của bạn.
Bước 2: Vào thẻ Page Layout => bấm vào mũi tên chỉ xuống ở mục Print Area trong nhóm Page Setup => chọn Set Print Area.
Bước 3: Vào thẻ File => chọn mục Print là bạn có thể thấy được bản xem trước khi in như trong hình ảnh dưới đây.
.jpg)
Lưu ý: Nếu bạn dùng Excel 2007 thì ở bước này bạn bấm vào biểu tượng hình cửa sổ ở trên cùng bên trái giao diện làm việc => chọn mục Print nhé.
Bước 4: Kiểm tra lại xem vùng in có đúng là vùng bạn muốn in hay chưa. Sau đó các bạn có thể chọn máy in ở mục Printer. Bước chọn máy in này sẽ áp dụng cho bạn nào đang kết nối máy tính với từ 2 máy in trở lên. Nếu bạn chỉ sử dụng một máy in thì có thể bỏ qua nhé.
Bước 5: Bấm vào nút Print để in dữ liệu mà bạn đã chọn ra nhé.
.jpg)
Xem thêm: Cách chỉnh kích thước ô trong Excel chi tiết, dễ hiểu nhất
Cách thiết lập nhiều vùng in
Bước 1: Bôi đen một trong số các vùng dữ liệu mà bạn muốn in.
Bước 2: Vào thẻ Page Layout => bấm vào mũi tên chỉ xuống ở mục Print Area trong nhóm Page Setup => chọn Set Print Area.
Bước 3: Bấm phím Ctrl + quét chuột để chọn thêm một vùng in khác. Sau khi chọn xong các bạn nhớ bấm vào Set Print Area thêm lần nữa nhé. Trong hình ảnh dưới đây bạn có thể thấy chúng mình đang chọn 2 vùng in.
Bước 4: Vào thẻ File => chọn mục Print là bạn có thể thấy được bản xem trước khi in như trong hình ảnh dưới đây. Mỗi vùng in sẽ nằm ở một trang giấy khác nhau nhé. Ở đây chúng mình chọn 2 vùng in nên có 2 trang giấy.
Bước 5: Chọn máy in trong mục Printer rồi bấm vào nút Print để in các vùng dữ liệu mà bạn đã chọn ra nhé.
Xem thêm: Hướng dẫn cách thiết lập chế độ tính toán Calculation trong Excel
Cách mở rộng vùng in trong Excel
Trong trường hợp các bạn đã chọn phần dữ liệu cần in theo cách chọn vùng in trong Excel nêu trên mà muốn bổ sung một số dòng vào trang in thì có thể làm như sau:
Bước 1: Bôi đen vùng muốn bổ sung vào vùng in đã chọn trên trang tính Excel của bạn
Bước 2: Vào thẻ Page Layout => bấm vào mũi tên chỉ xuống ở mục Print Area trong nhóm Page Setup => chọn Add to Print Area.
Tiếp theo các bạn cũng vào File => chọn Print đế xem trước khi in => chọn máy in và cuối cùng là bấm nút Print để tiến hành in. Các thao tác này tương tự như khi chúng ta thiết lập in một vùng hay nhiều vùng nhé.
Xem thêm: Cách đổi font chữ mặc định trong Excel 365, 2016, 2013, 2010, 2007
Cách xóa thiết lập in theo vùng trong Excel
Khi đã nắm rõ cách chọn vùng in trong Excel thì bạn cần biết cách xóa thiết lập in theo vùng để làm việc chủ động hơn. Các bước thực hiện chi tiết như sau:
Bước 1: Bôi đen các vùng in mà bạn muốn xóa thiết lập in theo vùng.
Bước 2: Vào thẻ Page Layout => bấm vào mũi tên chỉ xuống ở mục Print Area trong nhóm Page Setup => chọn Clear Print Area.
Kết luận
Qua bài viết này chúng ta có thể thấy được khi sử dụng Excel thành thạo thì mọi vấn đề đều có thể giải quyết bằng các thao tác đơn giản. Nếu bạn muốn làm chủ phần mềm Excel, nắm rõ tất cả công cụ và biết cách dùng 150+ hàm thông dụng thì hãy tham gia ngay vào khóa Tuyệt đỉnh Excel của Gitiho.
Khóa học sẽ cung cấp cho các bạn kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về Excel. Không chỉ học lý thuyết mà bạn còn thực hành ngay với các bài tập để dễ dàng ghi nhớ kiến thức. Nếu bạn gặp vấn đề chưa hiểu rõ, hãy để lại câu hỏi cho giảng viên ngay dưới video bài giảng. Mọi thắc mắc sẽ được giải đáp kịp thời, nhanh chóng nhé. Chúc các bạn luôn học tập hiệu quả đế nâng cao kỹ năng làm việc, mở ra cơ hội phát triển mới cho bản thân.