Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến và được sử dụng trong hầu hết các cơ quan, trường học, công ty,… hiện nay. Với những tính năng đơn giản nhưng mạnh mẽ của mình, Microsoft Word đã giúp cho người sử dụng có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức trong quá trình soạn thảo, từ đó chất lượng công việc được cải thiện rõ rệt. Trong quá trình xử lý những văn bản, đôi khi người dùng cần chỉnh sửa hoặc ghi chú lại ý kiến của mình và mọi người trên những đoạn văn bản cần xử lý. Để chú thích lại những ý kiến này chúng ta có thể sử dụng nhiều cách khác nhau như sử dụng giấy note, ghi chú trực tiếp trên văn bản…
Tuy nhiên có một cách làm đơn giản và tiện dụng hơn rất nhiều đó là sử dụng tính năng tạo ghi chú, chú thích trong Microsoft Word. Việc tạo chú thích, ghi chú trong Word hay còn gọi cách khác là tạo comment trong Word là một tính năng vô cùng hữu ích để giúp người sử dụng có thể để lại những lời nhắc nhở, những thông điệp hay những lời nhắn cho người cùng tham gia vào quá trình xử lý văn bản đó. Tính năng tạo comment trong Microsoft Word hiện được tích hợp hầu như ở trên mọi phiên bản phổ biến hiện nay, từ Microsoft Word 2003 tới Microsoft Word 2019. Đó cũng là nội dung mà ThuThuatMayTinh muốn giới thiệu tới các bạn trong bài viết ngày hôm nay Hướng dẫn cách comment trong Word. Xin mời các bạn cùng theo dõi!
Xem thêm: cách tạo chữ nghệ thuật trong Word
1. Hướng dẫn cách tạo và xóa ghi chú, chú thích trong Microsoft Word 2019, 2016, 2013
Để tạo ghi chú, chú thích trong phần mềm Microsoft Word 2019, 2016, 2013 thì đầu tiên các bạn cần bôi đen một từ, một cụm từ hoặc nhấp chuột chọn vào một dòng bất kỳ. Sau đó trên thanh menu các bạn chọn tab Review => chọn New Comment để tạo chú thích.
Tại hộp thoại comment hiện ra bạn hãy nhập chú thích của mình vào trong đó.
Lúc này văn bản của bạn đã được thêm vào ghi chú. Tại dòng có chứa ghi chú sẽ xuất hiện một biểu tượng giao diện comment. Khi bạn nhấp chuột vào biểu tượng này thì các ghi chú sẽ hiện ra. Điều này giúp văn bản có được bố cục rõ ràng, tránh việc xuất hiện nhiều ghi chú sẽ gây khó khăn cho người đọc.
Khi nhấp chuột vào đó thì chúng ta có thể tạo nên một chuỗi comment chú thích với những người khác cùng thông tin rõ ràng.
Để xóa một chú thích bất kỳ thì các bạn hãy nhấp chuột vào chú thích đó rồi chọn Comments => Delete.
Chú thích đó sẽ bị xóa ngay lập tức.
Để xóa toàn bộ các chú thích thì bạn hãy nhấp chuột chọn vào một chú thích bất kỳ, sau đó trên thanh menu các bạn chọn Delete => Delete All Comments in Document thì ngay lập tức các chú thích trong văn bản sẽ bị xóa toàn bộ.
2. Hướng dẫn cách tạo và xóa ghi chú, chú thích trong Microsoft Word 2010, 2007
Để tạo ghi chú, chú thích trong phần mềm Microsoft Word 2010, 2007 thì các bạn hãy bôi đen một từ, một cụm từ hoặc nhấp chuột chọn vào một dòng bất kỳ. Sau đó trên thanh menu các bạn chọn tab Review => chọn New Comment để tạo chú thích.
Một hộp thoại tạo chú thích nhỏ hiện ra. Bạn có thể nhập chú thích của mình vào đó tuy nhiên ở những phiên bản Microsoft Word này thì các comment sẽ không được phân biệt bởi tên rõ ràng như các phiên bản Microsoft Word mới hơn mà chỉ hiển thị những cái tên khá chung chung.
Để xóa các chú thích được tạo ra trong Microsoft Word thì đầu tiên các bạn hãy nhấp chuột lựa chọn vào chú thích muốn xóa, sau đó trong tab Review các bạn chọn Delete
Bạn cũng có thể nhấp trực tiếp chuột phải vào comments và chọn Delete Comment để xóa nhanh các chú thích trong Word.
3. Hướng dẫn cách tạo và xóa ghi chú, chú thích trong Microsoft Word 2003
Là một phiên bản cũ hơn nên cách tạo và xóa ghi chú, chú thích trong Microsoft Word 2003 cũng hơi khác so với các phiên bản còn lại. Để tạo và xóa ghi chú, chú thích trong Microsoft Word 2003 thì đầu tiên các bạn cũng cần lựa chọn vị trí cần chú thích bằng cách bôi đen cụm từ hoặc đặt con trỏ vào vị trí đó. Sau đó trên thanh menu các ban nhấp chuột chọn Insert => chọn Comment để tạo chú thích mới.
Tiếp theo bạn hãy điền vào chú thích theo ý muốn của bạn. Định dạng chú thích trong Microsoft Word 2003 cũng giống với phiên bản Microsoft Word 2007 hay Microsoft Word 2010.
Để xóa những chú thích trong văn bản thì các bạn cần bôi đen từ chứ chú thích muốn xóa, sau đó các bạn nhấp chuột vào biểu tượng Reject Change/ Delete Comment và chọn Reject Change/ Delete Comment nếu muốn xóa chú thích hiện tại. Để xóa toàn bộ các chú thích trong văn bản thì các bạn hãy chọn Delete All Comments in Document. Ngoài ra các bạn có thể xóa nhanh các ghi chú, chú thích bằng cách nhấp chuột phải vào chú thích muốn xóa rồi chọn Delete Comment.
Như vậy trên đây chúng tôi đã gửi tới các bạn hướng dẫn cách chú thích trong Word áp dụng với các phiên bản Microsoft Word 2016, 2013, 2010, 2007 và 2003. Qua mỗi phiên bản ở trên chắc hẳn các bạn cũng sẽ cảm nhận thấy những thay đổi tích cực khi tạo những ghi chú, chú thích trong Microsoft Word và những sự nâng cấp này thực sự có giá trị ở các phiên bản Microsoft Word 2013 trở lên. Những sự thay đổi này sẽ giúp cho công việc của người sử dụng trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn, từ đó giúp tiết kiệm tối đa thời gian và công sức cho người dùng. Hy vọng rằng bài viết đã mang tới nhiều kiến thức lý thú dành cho các bạn. Chúc các bạn thao tác thành công!