Khi trình bày các loại báo cáo, chúng ta thường phải đính kèm các bảng dữ liệu để minh họa cho số liệu của mình. Nếu bạn đã chuẩn bị các bảng trên Excel và đang tìm cách copy từ Excel sang Word thay vì tạo mới bảng từ đầu, hãy cùng Gitiho học 4 phương pháp chuyển dữ liệu từ Excel sang Word đơn giản và nhanh chóng nhất nhé.
Thành thạo mọi kỹ năng với bảng tính Excel nhờ Tuyệt đỉnh Excel
Cách copy từ Excel sang Word: Copy Paste
Cách copy từ Excel sang Word đầu tiên cũng là cách copy bảng Excel sang Word cơ bản nhất: Sử dụng tính năng Copy Paste (tổ hợp phím tắt Ctrl+C và Ctrl+V). Với cách này, không có quá nhiều thao tác chúng ta phải thực hiện để có được một bảng Excel ưng ý trên trang giấy Word.
Cách copy từ Excel sang Word
Giả sử chúng ta có một bảng dữ liệu trên Excel đơn giản như sau:
Làm thế nào để copy bảng Excel này sang Word? Tất cả những gì bạn cần làm là thực hiện các bước dưới đây.
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn tổ hợp Ctrl+C hoặc nhấn chuột phải và chọn Copy.
Bước 2: Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
Bước 3: Nhấn tổ hợp Ctrl+V hoặc đi đến thẻ Home > nhóm Clipboard > Paste.
Như bạn đã thấy, toàn bộ bảng Excel đã xuất hiện trên trang giấy Word chỉ sau một vài cú nhấn chuột. Cách copy từ Excel sang Word này thật dễ dàng đúng không nào?
Các định dạng copy paste
Nếu bạn muốn định dạng lại bảng của mình sau khi đã chuyển dữ liệu từ Excel sang Word thì hãy để ý đến biểu tượng ctrl nằm ở góc phải bên dưới bảng vừa paste.
Khi nhấn vào biểu tượng này, bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn định dạng dữ liệu, cụ thể như sau:
- Keep Source Formatting (mặc định): Paste bảng và giữ nguyên định dạng bảng gốc của Excel.
- Use Destination Styles: Paste bảng và chuyển bảng về định dạng hiện tại của Word.
- Link & Keep Source Formatting: Paste liên kết đến bảng và giữ nguyên định dạng bảng gốc của Excel.
- Link & Use Destination Styles: Paste liên kết đến bảng và chuyển bảng về định dạng hiện tại của Word.
- Picture: Paste hình ảnh của bảng Excel.
- Keep Text Only: Chỉ paste văn bản trong bảng Excel.
Có thể sau khi copy và thử qua tất cả các tùy chọn trên, bạn sẽ thấy tùy chọn Keep Source Formatting và Link & Keep Source Formatting không có gì khác nhau, tương tự với Use Destination Styles và Link & Use Destination Styles. Tuy nhiên, nếu bạn thay đổi công thức hoặc số liệu trực tiếp trên Excel và quay lại Word, bạn sẽ thấy sự khác biệt giữa các cặp định dạng trên. Nếu bạn paste Keep Source Formatting, bảng Word của bạn sẽ không có gì thay đổi. Tuy nhiên, với định dạng Link & Keep Source Formatting, bảng Word lúc này sẽ tự cập nhật các thay đổi bạn đã thực hiện trên Excel.
Hiểu một cách đơn giản thì định dạng Keep Source Formatting chỉ paste số liệu và khung bảng Excel của bạn vào Word. Điều này nghĩa sau khi đã áp dụng cách copy bảng Excel sang Word, nếu bạn thay đổi công thức hoặc bất kỳ yếu tố nào trên bảng Excel, bạn sẽ phải thực hiện lại các thay đổi đó trên bảng Word một cách thủ công. Trong khi đó, định dạng Link & Keep Source Formatting sẽ giúp bạn tạo một đường dẫn đến bảng Excel và tự động cập nhật mọi thay đổi từ Excel sang Word.
Các tùy chọn này chính là một phần tính năng Paste Special trong cả Excel và Word. Vậy thì có thể áp dụng cách copy từ Excel sang Word bằng công cụ này không? Câu trả lời tất nhiên là có. Hãy tiếp tục theo dõi cách copy bảng Excel sang Word thứ hai nhé.
Xem thêm: Tổng hợp các phím tắt Excel thần thánh
Cách copy từ Excel sang Word: Tạo bảng kèm đường link tự cập nhật
Có một cách copy từ Excel sang Word khác bạn có thể sử dụng để tạo một đường link về bảng dữ liệu gốc, nhằm tự động cập nhật các thay đổi trên bảng Excel cho bảng Word. Với cách này, chúng ta sẽ sử dụng tính năng Paste Special.
Tính năng Paste Special trong Word
Thông thường, khi bạn sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+C Ctrl+V, hệ thống sẽ mặc định paste cả dữ liệu và định dạng gốc. Nếu bạn muốn thay đổi định dạng paste này, Paste Special chính là tính năng bạn cần.
Bạn có thể tìm thấy Paste Special tại thẻ Home > nhóm Clipboard > Paste > Paste Special.
Xem thêm: Giới thiệu tính năng Paste Special hiệu quả trong đề thi MOS Excel
Cách copy từ Excel sang Word
Bằng tính năng Paste Special, chúng ta sẽ copy bảng Excel sang Word dưới dạng liên kết. Điều này cho phép Word tự động thay đổi dữ liệu bảng khi bạn thực hiện các thay đổi trên Excel. Thao tác này vô cùng hữu ích trong trường hợp dữ liệu của bạn còn ở bước chỉnh sửa chứ chưa phải dữ liệu cuối cùng.
Vẫn tiếp tục với bảng dữ liệu trong phần trên, chúng ta sẽ học cách copy từ Excel sang Word bằng tính năng Paste Special bao gồm các bước dưới đây:
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn tổ hợp Ctrl+C hoặc nhấn chuột phải và chọn Copy.
Bước 2: Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
Bước 3: Vào thẻ Home > nhóm Clipboard > mũi tên dưới biểu tượng Paste > Paste Special.
Bước 4: Chọn mục Paste link > Microsoft Excel Worksheet Object. Sau đó nhấn OK.
Như vậy, bạn đã hoàn thành cách chuyển dữ liệu từ Excel sang Word mà vẫn giữ nguyên liên kết đến file gốc. Hãy thử thay đổi dữ liệu trên Excel, chắc chắn bạn sẽ thấy bảng Word thay đổi theo. Nếu bạn không thấy 2 bảng khớp nhau, hãy nhấn chuột phải vào bảng Word và chọn Update Link.
Khi bạn áp dụng cách copy Excel sang Word này, bảng Word sẽ liên tục được cập nhật dựa theo file Excel gốc mỗi lần bạn mở file. Ngay cả khi Excel không ở chế độ hoạt động thì Word vẫn có thể kiểm tra các thay đổi để tự động điều chỉnh bảng liên kết. Do đó, bạn không nhất thiết phải bật cả 2 phần mềm nếu chỉ muốn chỉnh sửa bản Word.
Một điểm khác bạn cần lưu ý với cách copy bảng Excel sang Word bằng Paste Special chính là 2 bảng dữ liệu liên kết với nhau. Do đó, bạn cần giữ cả 2 file Excel và Word trong bộ nhớ thiết bị của mình. Trong trường hợp bạn gửi file Word cho một người nào đó, hãy chắc chắn mình đã gửi kèm file Excel bởi nếu không, bảng Word của bạn sẽ gặp lỗi và dữ liệu không thể cập nhập chính xác.
Phương pháp chuyển dữ liệu từ Excel sang Word này cực kỳ phù hợp với các file Excel chứa khối lượng dữ liệu phức tạp và khổng lồ. Bạn có thể lựa chọn ra một phần nhỏ trong số đó để đưa vào báo cáo trên Word của mình mà hoàn toàn không gặp vấn đề gì khi thay đổi số liệu trên file Excel.
Cách copy từ Excel sang Word: Nhúng bảng vào Word
Trong 2 phần trên, chúng ta đã học cách copy từ Excel sang Word để bảng tự động cập nhật dữ liệu dựa theo các thay đổi tại file Excel gốc. Tuy nhiên, chúng ta bắt buộc phải giữ 2 file Word và Excel cùng nhau. Tại phần này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách nhúng bảng Excel vào Word để tạo một bảng tính Excel ngay tại trang văn bản.
Cách copy từ Excel sang Word
Dưới đây là các bước nhúng bảng Excel vào Word:
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn tổ hợp Ctrl+C hoặc nhấn chuột phải và chọn Copy.
Bước 2: Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
Bước 3: Vào thẻ Home > nhóm Clipboard > mũi tên dưới biểu tượng Paste > Paste Special.
Bước 4: Chọn mục Paste > Microsoft Excel Worksheet Object. Sau đó nhấn OK.
Sau khi chờ một lúc, bạn sẽ thấy bảng Excel đã được copy sang Word. Điều thực sự xảy ra trong quá trình chờ đợi này không chỉ là chuyển dữ liệu từ Excel sang Word, mà thực chất là Word đã tạo ra một file Excel mới và hiển thị bảng từ file đó. Có thể bạn sẽ thấy điều này vô lý nhưng sự thật luôn ẩn chứa những bất ngờ như vậy đó.
Nếu bạn chưa tin thì hãy nhấn đúp chuột vào bảng vừa tạo trên file Word. Bạn sẽ thấy trang tính Excel chứa bảng tính trên hiện ra ngay trong phần mềm soạn thảo văn bản Word như trong hình dưới đây:
Các tính năng của bảng tính này hoàn toàn tương tự như những gì Microsoft Excel cung cấp. Bạn có thể thiết lập các hàm tính toán cho bảng dữ liệu của mình hoặc định dạng các thông tin hiển thị trong bảng, ví dụ như áp dụng Filter để lọc dữ liệu, hoặc Conditional Formatting để tô màu các ô đặc biệt.
Một số lưu ý
Ưu điểm lớn nhất của cách copy từ Excel sang Word này chính là bạn không cần phải dùng 2 file Excel và Word tách biệt để lập báo cáo văn bản của mình nữa. Thay vào đó, bạn đã tích hợp 2 file làm một và chỉ cần thao tác trên Word là đủ. Khi bạn chia sẻ file này với những người khác, họ cũng không cần đến file Excel gốc để nhìn thấy đầy đủ dữ liệu đã được chuyển sang.
Tuy nhiên, bên cạnh ưu điểm kể trên, cách copy bảng Excel sang Word này có thể khiến hoạt động của phần mềm chậm đi và có nguy cơ bị quá tải nếu khối lượng dữ liệu cần nhúng quá nặng. Lúc này, Word không chỉ chạy văn bản đang mở, mà còn chạy toàn bộ file chuyển dữ liệu từ Excel sang Word.
Chính vì vậy, nếu bạn thấy quá trình chờ đợi sau khi nhấn OK trong hộp thoại Paste Special quá lâu thì đây chính là nguyên nhân. Có khả năng Word sẽ dừng phản hồi đột xuất, nên bạn hãy cân nhắc kỹ về dung lượng file Excel trước khi áp dụng cách copy từ Excel sang Word này nhé.
Xem thêm: Cách sử dụng chức năng Table Word để tạo bảng trong Microsoft Word – Phần 1
Cách copy từ Excel sang Word: Tạo bảng dưới định dạng hình ảnh
Nếu bạn đang hoàn thiện các bước cuối cùng trong báo cáo và không còn thay đổi bất cứ số liệu nào nữa, xử lý bảng bằng cách copy từ Excel sang Word là một gợi ý hàng đầu. Đây là phương pháp đơn giản và dễ quản lý nhất trong số các cách chuyển đổi dữ liệu từ Excel sang Word mình đã đề cập trong bài viết ngày hôm nay.
Cách copy từ Excel sang Word
Các thao tác cách copy bảng Excel sang Word dưới định dạng hình ảnh được thực hiện lần lượt như sau:
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn tổ hợp Ctrl+C hoặc nhấn chuột phải và chọn Copy.
Bước 2: Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
Bước 3: Vào thẻ Home > nhóm Clipboard > mũi tên dưới biểu tượng Paste > Paste Special.
Bước 4: Chọn mục Paste > Picture (Enhanced Metafile) > Sau đó nhấn OK.
Như vậy, bạn đã chuyển đổi dữ liệu từ Excel sang Word dưới định dạng hình ảnh. Sau khi đã có ảnh, bạn có thể tùy ý chỉnh sửa nó như mọi hình ảnh thông thường khác.
Cách chèn link vào ảnh
Nếu bạn vẫn muốn hình ảnh của mình giữ nguyên độ linh hoạt và có thể cập nhật dựa theo thay đổi tại file gốc, hãy làm theo các bước dưới đây:
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn tổ hợp Ctrl+C hoặc nhấn chuột phải và chọn Copy.
Bước 2: Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
Bước 3: Vào thẻ Home > nhóm Clipboard > mũi tên dưới biểu tượng Paste > Paste Special.
Bước 4: Chọn mục Paste link > Picture (Enhanced Metafile) > Sau đó nhấn OK.
Bằng thao tác này, bạn đã thành công áp dụng cách copy bảng Excel sang Word dưới định dạng hình ảnh nhưng vẫn có thể tự động cập nhật. Vì hình ảnh vừa tạo chứa đường link đến file gốc nên hãy ghi nhớ rằng bạn cần giữ đồng thời cả 2 file Word và Excel để hình ảnh trong Word hiển thị chính xác nhất.
Trong trường hợp file Excel bị xóa hoặc đổi tên, hình ảnh bạn đã copy sang Word sẽ giữ nguyên định dạng như một hình ảnh bình thường.
Xem thêm: Cách chèn hình ảnh trong Word và những cài đặt hình ảnh liên quan
Tổng kết
Trên đây là một số phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ Excel sang Word bạn có thể áp dụng cho các bảng biểu trên trang tính. Tùy vào trường hợp và yêu cầu cụ thể, hãy cân nhắc các cách copy từ Excel sang Word để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất nhé. Để học thêm các thủ thuật thao tác giữa các phần mềm Microsoft, hãy tham khảo các bài viết của chúng mình trên blog tin học văn phòng của Gitiho nhé.
Gitiho xin cảm ơn bạn đọc và chúc bạn thành công!