Khi làm việc với Excel có dữ liệu ngày, tháng, năm rất dễ bị xáo trộn và gây khó chịu cho người sử dụng. Tuy nhiên, sẽ thật đơn giản và nhanh chóng nếu bạn áp dụng những cách sắp xếp ngày tháng trong Exceltăng dần, giảm dầncủa Gitiho! Click ngay.
Ngoài ra, Gitiho sẽ giới thiệu một vài mẹo hữu ích để sắp xếp các dữ liệu của Excel theo ngày một cách có ý nghĩa mà không làm hỏng dữ liệu của bạn. Bạn có thể tải file bài tập để ứng dụng kiến thức trong bài viết tại đường link cuối bài viết này để thực hành cho quen thao tác nhé.
Cách sắp xếp ngày tháng trong Excel theo thời gian
Sắp xếp ngày tháng theo thời gian trong Excel là rất dễ dàng. Bạn chỉ cần sử dụng tùy chọn Ascending Sort tiêu chuẩn.
Bước 1: Mở file Excel và chọn cột có ngày, tháng, năm muốn sắp xếp theo thứ tự thời gian.
Bước 2: Trên tab Home, tại nhóm tính năng Format, bấm nút Sort & Filter và chọn Sort Oldest to Newest. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tùy chọn A-Z của thẻ Data thuộc nhóm tính năng Sort & Filter.
Cách sắp xếp ngày trong Excel theo ngày
Các tùy chọn sắp xếp trong Excel cũng có thể được sử dụng để sắp xếp lại không chỉ một cột mà toàn bộ một sheet trong một file Excel.
Để sắp xếp ngày trong Excel theo ngày nhưng vẫn giữ nguyên các hàng, điều quan trọng là mở rộng vùng chọn khi được yêu cầu. Dưới đây là các bước để thực hiện.
Bước 1: Trong bảng tính Excel, chọn cột ngày cần sắp xếp (không chọn có tiêu đề).
Bước 2: Trên thẻ Home bấm nút Sort & Filter và chọn Sort Oldest to Newest.
Với cách này, bạn có thể sắp xếp ngày tháng tăng dần trong Excel hoặc giảm dần.
Bước 3: Hộp thoại Sort Warning sẽ xuất hiện. Kích vào tùy chọn Expand the selection và bấm nút Sort.
Như vậy dữ liệu sẽ được sắp xếp lại theo ngày và các hàng vẫn được giữ nguyên.
Cách sắp xếp ngày trong Excel bỏ qua năm
Có thể đôi khi bạn chỉ muốn sắp xếp ngày tháng trong Excel mà bỏ qua năm, ví dụ như khi nhóm ngày kỷ niệm của đồng nghiệp hoặc người thân.
Trong trường hợp này, tính năng sắp xếp Soft trong Excel mặc định sẽ không hoạt động vì năm luôn được xét đến đầu tiên, ngay cả khi các ô được định dạng để chỉ hiển thị tháng hoặc tháng và ngày.
Giải pháp là chèn thêm một cột trợ giúp, trích xuất số tháng và sắp xếp dữ liệu theo cột đó, sau đó sử dụng hàm MONTH.
Như trong hình dưới đây, trích xuất số tháng từ ngày trong cột B2 với công thức sau: =MONTH(B2)
Bây giờ, bạn chỉ cần sắp xếp lại bảng dữ liệu theo cột Month (tháng) bằng cách. Chọn số tháng (C2:C8) cần sắp xếp rồi bấm nút Sort & Filter > Sort Smallest to Largest trong hộp thoại Sort Warning xuất hiện, kích vào tùy chọn Expand the selection và bấm nút Sort. Nếu tất cả được thực hiện chính xác, bạn sẽ nhận được kết quả sau:
Ví dụ trên sẽ sắp xếp dữ liệu theo tháng, bỏ qua năm và ngày trong mỗi tháng. Nhưng nếu bạn muốn sắp xếp theo cả tháng và ngày thì hãy thực hiện theo hướng dẫn tiếp theo dưới đây.
Xem thêm: Hướng dẫn cách các hàm lấy tháng, năm trong Excel – Hàm YEAR, MONTH, DAY, DATE (kèm bài luyện tập)
Cách sắp xếp ngày trong Excel theo ngày và tháng
Khi cần sắp xếp ngày theo lịch sinh nhật, giải pháp tối ưu sẽ là sắp xếp ngày theo tháng và ngày. Trong trường hợp này bạn sử dụng hàm TEXT trong Excel để chuyển đổi ngày thành chuỗi văn bản theo định dạng đã chỉ định.
Như ví dụ dưới đây với ngày cần sắp xếp trong cột B2, công thức sẽ có dạng: =TEXT(B2, “mm.dd”).
Tiếp theo, sắp xếp cột Month and day từ lớn nhất đến nhỏ nhất và như vậy sẽ sắp xếp được dữ liệu theo thứ tự các ngày của mỗi tháng.
Kết quả tương tự có thể đạt được bằng cách sử dụng công thức hàm DATE như sau: =DATE(2000,MONTH(B2),DAY(B2))
Công thức trên sẽ tạo ra một danh sách các ngày bằng cách trích xuất ngày và tháng theo thực tế trong B2 và thay thế năm bằng một số giả định, như trong hình trên chính là số 2000 nhưng bạn có thể chọn bất kỳ số nào mình muốn, tùy vào nhu cầu.
Ý tưởng sẽ là áp dụng cùng một năm cho tất cả các ngày tháng, sau đó sắp xếp danh sách các ngày theo thứ tự thời gian. Vì năm là như nhau do đó ngày sẽ được sắp xếp theo tháng và ngày.
Cách sắp xếp dữ liệu theo năm trong Excel
Khi sắp xếp theo năm cách dễ nhất là sắp xếp ngày theo thứ tự thời gian với tùy chọn sắp xếp tăng dần (Sort Oldest to Newest) của Excel.
Tùy chọn này sẽ sắp xếp ngày theo năm, sau đó theo tháng và cuối cùng là theo ngày như trong ảnh dưới đây.
Nếu vì lý do nào đó bạn không hài lòng với kết quả sắp xếp trên thì có thể thêm một cột trợ giúp với công thức hàm YEAR để trích xuất năm từ ngày với hàm: =YEAR(C2)
Sau khi sắp xếp dữ liệu theo cột Year bạn sẽ thấy ngày sẽ được sắp xếp theo năm, bỏ qua tháng và ngày.
Nếu muốn sắp xếp ngày theo ngày mà không cần quan tâm đến tháng và năm, hãy trích xuất ngày bằng cách sử dụng hàm DAY, sau đó sắp xếp theo cột Day với hàm sau: =DAY(B2).
Xem thêm: Cách định dạng Ngày Tháng Năm trong Excel chuẩn và thống nhất
Cách sắp xếp theo các ngày trong tuần trong Excel
Để sắp xếp dữ liệu theo ngày trong tuần, bạn cũng sẽ cần một cột trợ giúp như trong các ví dụ trên. Trong trường hợp này, sử dụng hàm WEEKDAY cho cột trợ giúp sẽ trả về một số tương ứng với ngày trong tuần, sau đó sắp xếp theo cột này.
Một tuần bắt đầu từ Chủ nhật (1) đến Thứ bảy (7) và đây là công thức để sử dụng: =WEEKDAY(A2)
Nếu tuần của bạn bắt đầu từ Thứ Hai (1) đến Chủ Nhật (7), thì một ngày đúng sẽ có công thức sẽ là: =WEEKDAY(A2, 2)
Trong đó A2 là ô có ngày. Trong ví dụ này, sử dụng công thức đầu tiên và kết quả như hình dưới đây:
Trong trường hợp ngày trong tuần được nhập dưới dạng văn bản mà không phải là định dạng ngày của Excel thì có thể sử dụng tính năng Custom Sort như ví dụ dưới đây để thực hiện.
Xem thêm: CÁCH TẠO HÀM TỰ NHẢY NGÀY THÁNG TRONG EXCEL
Cách sắp xếp dữ liệu trong Excel theo tháng (hoặc ngày trong tuần)
Trong trường hợp bạn có một danh sách các tháng được nhập dưới dạng văn bản, không phải định dạng để hiển thị tháng của Excel, việc áp dụng cách sắp xếp tăng dần của Excel sẽ là một vấn đề vì nó sẽ sắp xếp các tháng theo thứ tự thay vì theo kiểu định dạng tháng từ tháng 1 đến tháng 12. Trong trường hợp này bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp theo tên tháng.
Bước 2: Chọn thẻ Data, trong nhóm Sort & Filter bấm Sort.
Bước 3: Trong hộp thoại Sort hãy thực hiện như sau:
Dưới mục Column, chọn tên của cột có tên tháng (như trong hình là cột Month).
Dưới mục Sort On, chọn Cell Values.
Dưới mục Order, chọn Custom List.
Trong hộp Custom List hiển thị, chọn mục có tên tháng đầy đủ (January, February, March, …) hoặc tên ngắn (Jan, Feb, Mar…) tùy thuộc vào cách các tháng được nhập trong bảng tính của bạn:
Bước 4: Bấm OK hai lần để đóng cả hai hộp thoại.
Cuối cùng bảng dữ liệu Excel sẽ được sắp xếp tên tháng theo thứ tự thời gian, không theo thứ tự bảng chữ cái:
Xem thêm: Cách tách ngày tháng trong Excel thành các cột khác nhau cực nhanh
Kết luận
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu hơn về cách sắp xếp ngày tháng trong Excel theo từng yêu cầu mà bạn muốn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến bài viết này hoặc về bất kỳ chủ đề Excel nào khác, hãy cho chúng mình biết trong phần bình luận bên dưới. Và đừng quên theo dõi blog tin học văn phòng chúng mình để xem thêm các bài viết bổ ích khác nhé!