Với các bảng dữ liệu thống kê, tính toán, so sánh…trong tài liệu Word, sẽ rất khó hiểu, khó hình dung nếu có nhiều số liệu vì vậy các bạn muốn thể hiện chúng bằng biểu đồ để người xem dễ hiểu hơn.
Trong Word hỗ trợ các bạn rất nhiều dạng biểu đồ, phù hợp với các dữ liệu khác nhau. Bài viết sau đây hướng dẫn các bạn cách vẽ và chỉnh sửa biểu đồ trong Word 2007, với Word 2010, 2013 các bạn có thể thao tác tương tự.
Cách vẽ biểu đồ
Bước 1: Mở file Word, chọn chuột vào vị trí cần chèn biểu đồ sau đó chọn Insert -> Chart.
Bước 2: Xuất hiện Insert Chart, trong hộp thoại có rất nhiều dạng biểu đồ, tùy vào dữ liệu các bạn chọn biểu đồ cho phù hợp.
Các dạng biểu đồ:
– Column: dạng biểu đồ hình cột đứng hiển thị dữ liệu thay đổi theo thời gian hoặc so sánh giữa các mục. Trong Column có các kiểu biểu đồ khác nhau như: biểu đồ cột dạng 2D, biểu đồ cột dạng 3D, biểu đồ cột xếp chồng và cột xếp chồng 3D.
– Line: biểu đồ đường có thể biểu thị khuynh hướng theo thời gian với các điểm đánh dấu tại mỗi giá trị dữ liệu. Trong biểu đồ Line có nhiều dạng biểu đồ như: biểu đồ đường, biểu đồ đường có đánh dấu, biểu đồ đường xếp chồng, biểu đồ đường dạng 3D…
– Pie: biểu đồ hình tròn, biểu diễn số liệu dạng phần trăm.
– Bar: biểu đồ cột ngang, tương tự như Column nhưng được tổ chức dọc và giá trị ngang.
– Area: biểu đồ vùng được sử dụng để biểu thị sự thay đổi theo thời gian và hướng sự chú ý đến tổng giá trị qua một khuynh hướng.
– X Y (Scatter): biểu đồ phân tán XY, dùng để so sánh giá trị dữ liệu từng đôi một.
– Stock: biểu đồ chứng khoán, thường sử dụng để minh họa những dao động lên xuống của giá cổ phiếu, ngoài ra biểu đồ này cũng minh họa sự lên xuống của các dữ liệu khác như lượng mưa, nhiệt độ…
– Surface: biểu đồ bề mặt giúp các bạn kết hợp tối ưu giữa các tập hợp dữ liệu, màu sắc sẽ cho biết các khu vực thuộc cùng một phạm vi giá trị. Các bạn có thể tạo một biểu đồ bề mặt khi cả thể loại và chuỗi giá trị đều là các giá trị số.
– Doughnut: biểu đồ vành khuyên biểu thị mối quan hệ giữa các phần với tổng số, nó có thể bao gồm nhiều chuỗi dữ liệu.
– Bubble: Biểu đồ bong bóng là một loại biểu đồ xy (tan), biểu đồ này được dùng nhiều trong nghiên cứu thị trường, phân tích tài chính.
– Radar: Biểu đồ dạng mạng nhện hiển thị các dữ liệu đa biến, thường sử dụng để xác định hiệu suất và xác định điểm mạnh và điểm yếu.
Sau khi chọn dạng biểu đồ các bạn nhấn OK.
Bước 3: Xuất hiện trang Excel chứa bảng dữ liệu, các bạn nhập dữ liệu cho bảng dữ liệu trong Excel.
Sau khi nhập xong các bạn chỉ cần tắt excel, vậy là các bạn đã vẽ xong biểu đồ trong Word 2007.
Chỉnh sửa biểu đồ
1. Công cụ chỉnh sửa biểu đồ (Chart Tools).
Khi các bạn chọn vào biểu đồ vừa tạo, trên thanh công cụ xuất hiện Chart Tools với 3 tab là Design, Layout và Format.
Tab Design, các bạn có thể chọn các kiểu biểu đồ, cách bố trí, màu sắc, thay đổi dữ liệu … cho biểu đồ.
Tab Layout, các bạn có thể quản lý chèn ảnh, hình và các văn bản, nhãn, tiêu đề… cho biểu đồ.
Tab Format, các bạn có thể chỉnh sửa kiểu hình, kiểu dáng chữ và kích thước cho biểu đồ.
2. Di chuyển biểu đồ.
Các bạn có thể chọn vào biểu đồ và căn chỉnh như căn chỉnh văn bản, hoặc nếu muốn chuyển biểu đồ sang vị trí khác các bạn chọn biểu đồ và nhấn Ctrl + X sau đó đặt con trỏ chuột vào vị trí mới và nhấn Ctrl + V. Các bạn có thể đặt con trỏ chuột vào các góc bản đồ để chỉnh kích thước cho biểu đồ.
3. Thêm tiêu đề và nhãn cho biểu đồ.
Chọn biểu đồ, trong Chart Tools các bạn chọn Layout.
Để thêm tiêu đề các bạn chọn Chart Title và chọn kiểu tiêu đề sau đó nhập tiêu đề trên biểu đồ và nhấn Enter.
Để thêm nhãn, dữ liệu cho các cột trong biểu đồ các bạn chọn Data Labels và chọn vị trí muốn hiển thị nhãn.
4. Thêm chú thích cho các trục trong biểu đồ.
Để thêm tiêu đề cho các trục trong biểu đồ các bạn chọn Chart Tools -> Layout trong Labels các bạn chọn Axis Titles và lựa chọn trục cần viết chú thích.
Ví dụ trong Axis Titles -> Primary Vertical Axis Title -> Rotated Title, khi đó trong biểu đồ sẽ xuất hiện khung cho các bạn nhập chú thích, các bạn có thể di chuyển tới vị trí mong muốn.
5. Thay đổi dữ liệu trong biểu đồ.
Chọn biểu đồ, trong Chart Tools chọn Design -> Select Data. Xuất hiện hộp thoại Select Data Source và file excel các bạn có thể thay đổi dữ liệu trong đó.
Như vậy các bạn đã có thể vẽ biểu đồ trong Word, các bạn cần chọn biểu đồ cho phù hợp với dữ liệu để biểu đồ thể hiện hết ý nghĩa của dữ liệu. Chúc các bạn thành công!