Bạn muốn tìm cách cố định dòng trong Excel và cố định cột trong Excel để làm việc hiệu quả hơn? Hãy xem ngay hướng dẫn đầy đủ và chi tiết nhất của Gitiho nhé.
Cố định dòng trong Excel hoặc cố định cột trong Excel là vấn đề được nhiều bạn quan tâm. Trong bài viết này, chúng mình sẽ hướng dẫn các bạn 2 cách cố định dòng, 3 cách cố định cột, cách cố định vùng, cách xóa cố định, các mẹo khi dùng Freeze Panes và cách sửa lỗi liên quan đến cố định bảng tính.
Cách mà chúng mình hướng dẫn dưới đây có thể áp dụng cho các phiên bản Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 các bạn nhé.
2 cách cố định dòng trong Excel
Cố định dòng trong Excel với Freeze
Hàng tiêu đề trong Excel là dòng chứa các thông tin quan trọng. Các phần dữ liệu bạn nhập ở những dòng dưới phải trùng khớp với tên của cột. Khi bạn có một bảng tính lớn, cần cuộn xuống nhiều thì nếu dòng này không hiển thị sẽ rất dễ nhầm lẫn. Chúng ta có thể cố định dòng đầu tiên trong Excel này để dù có lăn chuột xuống cả nghìn hàng thì nó vẫn hiện lên cho bạn theo dõi.
Cách làm cụ thể là: Chọn vào dòng nằm liền dưới dòng muốn cố định => vào thẻ View => chọn mục Freeze Panes => chọn mục Freeze Top Row hoặc mục Freeze Panes.
Sau đó các bạn sẽ thấy Excel đánh dấu cho hàng được cố định bằng một đường viền dày hơn và dài hết trang tính theo chiều ngang.
Có thể bạn chưa biết: Nếu bạn đang làm việc trong Excel bằng bảng (Excel Table) thay vì là vùng dữ liệu tự do thì không cần dùng cách cố định dòng trong Excel này. Bởi vì dòng tiêu đề ở đầu tiên của bảng sẽ luôn được cố định ở trên cùng, bạn cuộn chuột xuống bao nhiêu dòng vẫn có thể nhìn thấy nó.
Cách cố định nhiều dòng trong Excel
Cách cố định dòng trong Excel ở trên chỉ áp dụng được cho dòng đầu tiên trong bảng tính của bạn. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta sẽ cần cố định nhiều hơn một dòng. Tất nhiên, chúng ta cũng có cách cố định nhiều dòng như sau:
Chọn vào hàng nằm liền dưới hàng cuối cùng của vùng dữ liệu mà bạn muốn cố định => vào thẻ View => chọn mục Freeze Panes.
Ví dụ: Trong hình ảnh dưới đây chúng mình muốn cố định 2 dòng đầu của bảng tính. Như vậy, vị trí cần chọn trước khi vào thẻ View là bấm vào ô A3 hoặc chọn cả dòng thứ 3.
Sau đó, các bạn sẽ thu được kết quả là 2 dòng đầu đã được đóng băng và có đường phân tách dài và đậm chạy bên dưới để phân biệt với các dòng thường. Lúc này các bạn có thể cuộn chuột xuống rất nhiều hàng mà 2 dòng này vẫn hiển thị.
Lưu ý: Vùng chứa các dòng mà các bạn muốn cố định phải bao gồm cả dòng đầu tiên của bảng tính. Điều đó có nghĩa là bạn không thể cố định một vùng các dòng nằm ở giữa hay cuối bảng tính mà không bao gồm dòng tiêu đề ở trên cùng.
3 cách cố định cột trong Excel
Cách cố định cột trong Excel với Freeze
Tương tự như khi cố định dòng trong Excel, chúng ta cũng có thể dùng chức năng đóng băng (Freeze) để cố định cột trong Excel. Các chọn chọn vào cột muốn cố định rồi vào thẻ View => chọn Freeze Panes thì sẽ thấy 3 lựa chọn là:
Freeze Panes: Cố định cả dòng vào cột. Khi đó, phần cột bị cố định ở bên trái và phía trên sẽ không di chuyển được.
Freeze Top Row: Cố định dòng đầu tiên của sheet.
Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên trong sheet.
Vì chúng ta đang cần cố định cột trong Excel nên các bạn chọn vào Freeze First Column.
Và cũng giống như cách đóng băng hàng đầu tiên thì cách đóng băng cột này cũng chỉ dòng được cho cột đầu tiên của bảng tính.
Cách cố định nhiều cột trong Excel
Để cố định được nhiều cột trong Excel, các bạn hãy thực hiện theo những thao tác được hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Chọn cột nằm liền sau, ở bên phải của cột cuối cùng thuộc vùng các cột mà bạn muốn cố định.
Bước 2: Vào thẻ View => chọn mục Freeze Panes => Freeze Panes
Lưu ý: Vùng dữ liệu mà bạn có thể cố định được phải bao gồm cả cột đầu tiên của bảng tính nhé. Chúng ta không thể đóng băng được các cột ở giữa bảng hay cuối bảng mà không bao gồm cột đầu tiên các bạn nhé. Đó là thiết lập mặc định của Excel nên không có cách cố định nào khác nha.
Ví dụ: Chúng mình muốn cố định 3 cột đầu tiên của bảng tính là là cột A, cột B và cột C. Vì thế, trước khi vào thẻ View thì chúng mình sẽ chọn vào ô D1 hoặc kích chuột lên đầu cột D để chọn cả cột D.
Chú ý: Thao tác này sẽ cố định tất cả cột nằm bên trái của cột mà bạn đặt chọn trước khi vào thẻ View, bao gồm cả các cột đang ẩn. Vì vậy, bạn hãy bật hết các cột đang ẩn lên trước khi thực hiện cách cố định cột trong Excel này nhé.
Xem thêm: Hướng dẫn cách xử lý khi in file Excel xuất hiện cả tiêu đề dòng và cột
Cố định cột trong Excel với Split
Split trong Excel là tính năng dùng để chia sheet bạn đang làm việc thành các phần. Điều này cũng giống như việc bạn chia màn hình máy tính để có thể theo dõi và làm nhiều việc cùng lúc vậy. Cách dùng Split rất đơn giản:
Đặt con trỏ chuột vào ô nằm bên phải, phía dưới vùng muốn chia tách => vào View => chọn Split.
Hình ảnh dưới đây là kết quả bạn thu được sau khi dùng Split:
Cách cố định nhiều vùng trong Excel bao gồm cả hàng và cột
Nếu bạn muốn cố định một vùng bao gồm cả hàng và cột trong Excel thì hãy sử dụng ngay cách này nhé:
Chọn vào ô bên dưới hàng cuối cùng và nằm ở bên phải cột cuối cùng của vùng dữ liệu mà bạn muốn cố định => vào thẻ View => chọn Freeze Panes => chọn Freeze Panes trong danh sách xổ xuống.
Lưu ý: Cách này chỉ áp dụng được khi trong vùng dữ liệu mà bạn cố định có chứa hàng đầu tiên và cột đầu tiên trong trang tính Excel.
Ví dụ: Trong hình ảnh dưới đây, để cố định hàng và cột đầu tiên thì chúng mình chọn vào ô B2 rồi thực hiện các cách làm trên là đã đóng băng thành công.
Cách xóa bỏ cố định dòng và cột trong Excel
Sau khi đã cố định cột, dòng hoặc vùng dữ liệu trong Excel thì có thể bạn sẽ muốn xóa kiểu hiển thị này khi không cần thiết. Cách thực hiện cũng rất đơn giản thôi nhé. Để bỏ đóng băng cho các vùng đã dùng tính nằng Freeze thì các bạn vào thẻ View => chọn mục Freeze Panes => chọn Unfreeze Panes.
Với vùng mà bạn dùng Split để cố định thì các bạn vào thẻ View => tắt chọn của mục Split đi là được nhé.
3 mẹo hay khi sử dụng Excel Freeze Panes
Cách tránh hàng/cột bị ẩn
Khi các bạn thực hiện thao tác cố định dòng trong Excel hoặc cố định cột thì có thể sẽ gặp tình trạng không nhìn thấy một số dòng hoặc cột. Nguyên nhân là vì trước khi cố định các bạn đang để ẩn một số hàng hoặc cột mà không nhớ ra. Cách khắc phục là trước khi dùng tính năng Freeze Panes các bạn hãy quan sát kỹ vùng muốn cố định xem có ký hiệu đang ẩn hàng hay cột nào đó không.
Cách tránh tình trạng Excel cố định dòng, cột khác với mong đợi
Excel cố định dòng, cột khác với mong muốn của bạn cũng là một lỗi thường gặp. Hãy thử làm theo các bước này để hình dung rõ lên lỗi mà chúng mình muốn đề cập nhé. Đầu tiên, bạn chọn vào ô A1 hoặc hàng trên cùng hoặc cột đầu tiên bên trái có thể nhìn thấy của bảng tính hiện tại. Sau đó các bạn dùng tính năng Freeze Panes thì sẽ thấy lỗi này.
Ví dụ: Nếu bạn chọn hàng 4 trong khi 3 hàng đầu không nằm trong tầm nhìn của bạn. Chúng chỉ nằm phía trên thanh cuộn mà thôi. Khi đó sẽ có lỗi như trong hình ảnh dưới đây:
Do đó, điều các bạn cần nhớ là phải chọn vùng dữ liệu muốn cố định ở trong tầm nhìn của bạn.
Cách ngụy trang dòng Freeze Panes
Đôi khi bạn không muốn tắt chế độ cố định dòng hoặc cố định cột trong Excel nhưng lại không thích đường phân cách đậm của nó. Chúng ta có thể dùng hình khối và đổ màu để trang trí để che phần này nhé.
Hướng dẫn cách sửa các lỗi liên quan tới cố định bảng tính bằng Freeze Panes
Có một số lỗi khi sử dụng tính năng Freeze Panes sẽ khiến bạn không biết phải xử lý thế nào. Dưới đây là 2 lỗi phổ biến nhất khi cố định dòng và cột mà nhiều bạn đã hỏi nên chúng mình sẽ giải đáp chi tiết luôn nhé.
Không hiện ra các công cụ trong nhóm chức năng Freeze Panes
Tình trạng
Có nhiều bạn nói rằng không bấm vào mục Freeze Panes trong thẻ View được. Cũng có bạn nói rằng bấm vào Freeze Panes không hiện ra danh sách xổ xuống như trong hướng dẫn.
Cách khắc phục
Có 2 cách khác nhau để chúng ta sửa lỗi này:
Cách 1: Lưu file Excel của bạn => bấm Exit để thoát file => mở lại file là sẽ thấy chức năng hoạt động bình thường.
Cách 2: Bấm chuột phải vào vị trí bất kỳ trên thanh công cụ => chọn Customize the Ribbon => chọn công cụ Freeze Panes/Unfreeze Panes để đưa lên thanh Ribbon. Sau đó các bạn có thể sử dụng nó một cách trực tiếp mà không cần bật thẻ View nữa nhé.
Chức năng Freeze Panes hoạt động không như mong muốn
Tình trạng
Sẽ có trường hợp dòng tiêu đề trong bảng dữ liệu của bạn không nằm ở dòng 1 trong bảng tính. Trong hình ảnh dưới đây các bạn có thể thấy dòng tiêu đề của bảng tính là dòng thứ 6. Lúc này chúng ta chỉ muốn cố định dòng 6 thì không thể làm theo cách đã hướng dẫn ở trên.
Cách khắc phục
Chúng ta sẽ không dùng Freeze Panes mà chuyển sang dùng Table bởi vì dòng đầu tiên của Table luôn được cố định phía trên dù bạn có cuộn xuống bao nhiều. Cách làm chi tiết là:
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng dữ liệu. Có thể chọn nhiều hơn số dòng trong bảng để bạn có thể thêm nội dung khi cần thiết.
Bước 2: Bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + T để chuyển bảng dữ liệu về dạng Table trong Excel.
Bước 3: Khi chuyển về dạng Table, phần tiêu đề của bảng sẽ luôn hiển thị trên thanh tiêu đề, thay cho các tên cột A, B, C, D.
Kết luận
Hy vọng những kiến thức mà chúng mình chia sẻ có thể giúp các bạn cố định cột trong Excel và cố định hàng trong Excel dễ dàng hơn. Chúc các bạn áp dụng thành công nhé.
Nếu các bạn muốn được học Excel một cách bài bản, có lộ trình học tập rõ ràng thì hãy tham gia khóa học Tuyệt đỉnh Excel của Gitiho:
Khóa học được giảng dạy bởi các chuyên gia Excel đã từng đào tạo tin học văn phòng cho nhân viên của các tập đoàn lớn như Samsung, TH True Milk, Vietinbank,… Các bạn sẽ được giảng viên hỗ trợ 24/7 xuyên suốt quá trình học. Mọi thắc mắc sẽ được giải đáp nhanh chóng, kịp thời trong vòng 24h giúp bạn hiểu rõ kiến thức. Chúc các bạn học tập hiệu quả.