Hướng dẫn chi tiết đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm
Thay vì bạn gõ lần lượt từng con số trong cột số thứ tự của mình, hãy thử đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm. Chắc chắn rằng những đồng nghiệp xung quanh bạn sẽ phải thốt lên khen bạn.
Và dưới đây là những cách đánh số thứ tự bằng hàm trong Excel để bạn trở nên “ngầu” tại văn phòng của mình.
Nhiều khi bạn đánh số thứ tự (STT) xong cho các hàng dữ liệu của mình rồi nhưng lại muốn chỉnh sửa, thêm/bớt các hàng. Khi đó có thể bạn sẽ lúng túng trong việc cập nhật lại cột STT.
Hàm SUBTOTAL sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này với các bước sau:
Bước 1: Nhập công thức sau vào ô đầu tiên cần đánh số thứ tự.
Ví dụ ô đầu tiên là A2, giá trị đối chiếu để đánh số thứ tự đầu tiên là B2. Lúc này, bạn nhập hàm tại ô A2 như sau: =SUBTOTAL(3,$B$2:B2)
Trong đó:
Nhập hàm SUBTOTAL tại ô đầu tiên của cột cần đánh STT
Bước 2: Sao chép và dán công thức vào các ô tiếp theo sau đó. Bạn có thể nhấn giữ thả chuột để tiết kiệm thời gian hơn.
Sao chép công thức để đánh số thứ tự các ô còn lại
Xem thêm: Cách đánh số thứ tự trừ ô trống trong Excel cực nhanh
Hàm ROW là một hàm đơn giản, dễ sử dụng trong Excel. Về cơ bản, hàm ROW dựa trên số thứ tự của hàng đang được đặt công thức, nên chỉ cần một phép trừ đơn giản là sẽ ra STT bạn cần đánh trong cột STT của mình.
Bước 1: Nhập công thức =ROW()-1 trong ô đầu tiên cần tạo STT.
Ví dụ ô đầu tiên là A2, giá trị đối chiếu để đánh số thứ tự đầu tiên là B2. Lúc này, bạn nhập hàm tại ô A2 như sau: =ROW()-1
Nhập công thức hàm ROW từ ô đầu tiên của cột cần đánh STT
Bước 2: Sao chép và dán công thức vào các ô tiếp theo sau đó.
Sao chép và dán công thức vào các ô tiếp theo sau đó
Xem thêm: Cách đánh số thứ tự có chữ trong Excel dạng ABC hoặc A1, A2
Hàm COUNTA giúp bạn đánh số thứ tự bằng cách đếm các hàng có dữ liệu. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Nhập công thức sau vào ô đầu tiên của cột cần đánh STT.
Ví dụ ô đầu tiên là A2, giá trị đối chiếu để đánh số thứ tự đầu tiên là B2. Lúc này, bạn nhập hàm tại ô A2 như sau: =IF(ISBLANK(B2),“”,COUNTA($B$2:B2))
Trong đó:
Nhập công thức từ ô đầu tiên của cột cần đánh STT
Bước 2: Sao chép và dán công thức vào các ô tiếp theo sau đó.
Sao chép và dán công thức vào các ô cần đánh số thứ tự
Xem thêm: Cách đánh số thứ tự trong Excel không liên tục cực đơn giản
Hàm AGGREGATE cũng là một giải pháp hữu hiệu nếu bạn muốn thay đổi hay cập nhật dữ liệu của mình. Nó sẽ giúp bạn tự cập nhật lại STT khi muốn thêm/bớt/ẩn hàng bằng các bước sau đây.
Bước 1: Chọn ô đầu tiên của cột cần tạo STT và nhập công thức.
Ví dụ ô đầu tiên là A2, giá trị đối chiếu để đánh số thứ tự đầu tiên là B2. Lúc này, bạn nhập hàm tại ô A2 như sau:=AGGREGATE(3,5,$B$2:B2)
Trong đó:
Nhập hàm vào ô đầu tiên cần đánh số thứ tự
Bước 2: Sao chép và dán công thức vào các ô tiếp theo sau đó (có thể nhấn giữ thả chuột để tiết kiệm thời gian hơn).
Nhập công thức từ ô đầu tiên của cột cần đánh STT
Bước 3: Thử kiểm tra bằng cách thêm/xóa/ẩn hàng. Khi đó, số thứ tự sẽ tự động cập nhật theo giá trị mới của vùng dữ liệu.
Khi thêm hàng mới không có dữ liệu, kết quả trả về ở cột STT là rỗng
Khi xóa một hàng, STT sẽ tự động cập nhật như hình
Hàm SEQUENCE trong Excel được sử dụng để tạo một mảng các số liên tiếp như 1, 2, 3, ….
Đây là một chức năng mới được giới thiệu trong Microsoft Excel 365. Kết quả là dãy số được tự động điền vào số hàng và cột đã chọn trước.
Cú pháp hàm bao gồm: =SEQUENCE(rows,[columns],[start],[step])
Trong đó:
Giả sử bạn muốn đánh số thứ tự theo hàng dọc, công thức hàm lúc này sẽ là: =SEQUENCE(n)
Hoặc muốn đánh số thứ tự theo hàng ngang, công thức hàm lúc này là: =SEQUENCE(1,n)
Ví dụ minh họa: giả sử bạn muốn đánh số thứ tự theo hàng dọc cho dữ liệu 6 hàng đầu tiên:
Bước 1: Chọn ô đầu tiên của cột cần tạo STT, nhập công thức: =SEQUENCE(6)
Nhập công thức từ ô đầu tiên của cột cần đánh STT
Bước 2: Sao chép và dán công thức vào các ô tiếp theo sau đó.
Lưu ý: Hàm SEQUENCE rất đa dạng và hữu dụng. Ngoài việc bạn đánh số thứ tự theo hàng dọc, bạn có thể biến chúng theo hàng ngang, hình vuông, thậm chí là có thể tạo ra một dãy dữ liệu ngẫu nhiên bằng các chữ số La Mã liên tiếp.
Trên đây là một số cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm nhanh nhất. Khi sử dụng chúng bạn nên hiểu bản chất và công dụng của chúng để có thể dễ nhớ, dễ thuộc. Và hãy theo dõi Sửa chữa Laptop 24h để cập nhật thêm nhiều thủ thuật hay nhé!