Trong thực tế cuộc sống, khi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền yêu cầu cung cấp bản sao thay cho bản chính, bạn phải cung cấp Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc Bản sao được chứng thực từ bản chính này chứ không phải bản chụp, bản photo. Cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch; giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực; quản lý nhà nước về chứng thực là vấn đề nhiều người quan tâm.
1. Sao y bản chính là gì?
Chứng thực theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Xem thêm: Thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định mới nhất năm 2023
2. Thẩm quyền chứng thực:
– Phòng Tư pháp.
– UBND xã, phường.
– Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
– Công chứng viên.
Xem thêm: Photo công chứng giấy tờ tuỳ thân ở đâu? Lệ phí chứng thực giấy tờ?
3. Giá trị pháp lý của bản sao y:
Chủ yếu cho cơ quan nhà nước thực hiện. Tùy từng loại giấy tờ mà thực hiện chứng thực ở các cơ quan khác nhau.
– Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
– Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
– Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Xem thêm: Quy định về giấy tờ sao y bản chính
4. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản:
Bước 1: Người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.
– Trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự).
– Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:
– Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
– Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
– Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
– Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
Bước 3: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.
Xem thêm: Chứng thực các văn bản, giấy tờ có tiếng nước ngoài ở đâu?
5. Công ty có được tự đóng dấu sao y với các văn bản của công ty mình ban hành không?
Tóm tắt câu hỏi:
Theo các quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu cũng như các quy định về nghiệp vụ văn thư lưu trữ thì tôi thấy không được hướng dẫn cụ thể về việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, cách thức sao y bản chính. Vậy tôi muốn hỏi, với cty tôi là đơn vị kinh doanh, thì việc sao y bản chính phải thực hiện như thế nào, tôi có được sao y bản chính đối với các văn bản không do đơn vị tôi ban hành ra không? Việc sao y những văn bản giấy tờ như thế nào mới thuộc quyền hạn của Cty tôi?
Luật sư tư vấn:
Theo quy định tại Khoản 5 và Khoản 6 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền và “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Số gốc thì được hiểu là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
Theo quy định tại Điều 4 Nghị định này như sau:
“Điều 4. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc
1. Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.”
Như vậy trong trường hợp của bạn, bạn muốn sao y bản chính các tài liệu, văn bản của công ty bạn được quy định cụ thể trong sổ gốc công ty bạn thì bạn có quyền sao y bản chính đó. Và thủ tục cấp lại bản sao hay sao y lại bản chính đó được thực hiện đồng thời việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính. Còn đối với các tài liệu, văn bản của công ty khác thì bạn không được phép sao y bản chính các văn bản, tào liệu đó không có trong sổ gốc mà công ty bạn quản lý. Nếu các văn bản, tài liệu của đơn vị khác, mà công ty của bạn sử dụng con dấu sao y bản chính sẽ không có hiệu lực pháp luật.
Về thẩm quyền xác nhận sao y bản chính các tài liệu, văn bản gốc của công ty bạn được quy định Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Quy định về thẩm quyền chứng thực giấy tờ từ bản chính ra bản sao như sau:
“Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
b) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
e) Chứng thực di chúc;
g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
3. Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).
5. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
6. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.”
Như vậy, theo quy định trên, cơ quan có thẩm quyền xác nhận sao y bản chính các tài liệu, văn bản gốc là phòng tư pháp tại quận, huyện, thị xã nơi công ty bạn có trụ sở hoặc ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn, phường hoặc các công chứng viên làm việc tại tổ chức hành nghề công chứng.