Máy photocopy là thiết bị văn phòng không thể thiếu trong mọi công việc, đặc biệt tại các doanh nghiệp, ngân hàng, văn phòng,…Vì thế, sử dụng máy photocopy thành thạo là vô cùng cần thiết đối với mọi người để có thể nhanh chóng sao lưu tài liệu mà không mất công chờ đợi ở hàng photo.
Khi mới sử dụng máy photocopy, điều khiến bạn lo lắng và thắc mắc là sử dụng máy photocopy như thế nào, cách thức hoạt động ra sao, photo, in, scan tài liệu và sử dụng các loại giấy in A5, A4, A3,… hoặc photo màu như thế nào? Sao cho hiệu quả nhất và mà độ bền của máy photocopy cao. Cũng như đảm bảo an toàn là một trong những vấn đề mà bạn cần quan tâm.
Nào hãy bắt đầu cùng Đa Phú Quý, tìm hiểu các bước sử dụng máy photocopy cho người mới nhé!
Hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy cho người mới
Sử dụng dễ ẹc à! Máy photocopy thôi mà, không có khó như máy bay đâu!
Vì mỗi người có nhu cầu sử dụng máy photocopy với nhiều mục đích khác nhau nên sẽ có nhiều loại máy photocopy ra đời nhằm đáp ứng toàn bộ mục đích của người sử dụng. Mỗi loại lại có cách dùng riêng, tuy nhiên bạn cũng không cần quá lo lắng! Về cơ bản thì cách sử dụng các loại máy photocopy cũng tương tự nhau. Những người mới sử dụng máy thì cần đọc kỹ hướng dẫn sử dụng trước khi bắt đầu dùng.
Để việc sử dụng máy photocopy được tốt hơn, bạn nên tham khảo các bước dưới đây:
Bước 1: Khởi động máy photocopy
Để có thể sử dụng được máy thì bước đầu tiên bạn phải khởi động máy. Cách khởi động máy như sau:
- Cắm nguồn điện
- Khi muốn copy. in hoặc scan thì bật phím “power” hay phím “Auxiliary power” tùy từng loại máy
- Để có thể bảo vệ máy in của bạn tốt nhất thì bạn nên tắt máy để có thể tiết kiệm nguồn năng lượng tỏa ra từ máy nếu không sử dụng. Điều này còn giúp tăng tuổi thọ của máy nữa.
- Sau khi đã bật được máy photocopy thì ấn nút “Copy” trên bảng điều khiển để có thể sao chép tài liệu.
Bước 2: Nắm những thao tác cơ bản trên máy photocopy
Màn hình cảm ứng: Màn hình này được dùng vào việc cài đặt và thiết lập toàn bộ chương trình copy cũng như các tiện ích khác.
- Phím Box: Vào chế độ Box ở máy
- Phím Access: Dùng để khai báo mật mã khi máy cài mật khẩu
- Phím Fax/Scan: Dùng để vào chế độ Fax/Scan
- Phím Extra Scan: Dùng để vào chế độ Extra Scan
- Phím Copy: Vào chế độ Copy
- Phím Reset: Đưa máy về chế độ mặc định của máy
- Phím Stop: Dừng cả quá trình sao chép
- Phím Start: Bắt đầu quá trình sao chép
- Phím Interrupt: Tạm dừng quá trình sao chép, bắt đầu 1 công việc khác. Nếu muốn quay lại quá trình vừa ngưng chỉ cần nhấn phím này 1 lần nữa
- Công tác nguồn phụ: Tắt máy tạm thời. Nếu có fax đến thì máy vẫn nhận, chỉ cần bật công tắc thì fax sẽ được in ra.
- Phím Proof Copy: In trước để kiểm tra trước khi in số lượng lớn
- Phím Mode Check: Để kiểm tra hoạt động của người sử dụng. Từ màn hình cũng có thể thiết lập các chương trình sao chép hoặc thay đổi chương trình.
- Phím Clear: Xóa bản copy và các cài đặt khác khi thiết lập chương trình
- Đèn báo Main Power: Đèn xanh khi công tắc nguồn được bật
- Khung phím số: Dùng để nhập số lượng cần copy và nhập các chức năng khác của máy
- Phím Utility/Counter: Chuyển màn hình về chế độ Utility/Counter
- Phím Contrast: Điều chỉnh độ tương phản
- Phím Mode Memory: Lưu các thiết lập và được gọi ra mỗi khi cần
- Phím Enlarge Display: Phóng to màn hình
- Phím Accessibility: Thiết lập chức năng người sử dụng
Trên đây là 1 số thao tác cơ bản nhất của 1 máy photocopy, bạn cần nhớ để có thể thực hiện thao tác dễ dàng nhất.
Bước 3: Các bước copy trên máy
- Đặt tài liệu lên vị trí quét: Bạn cần đặt tài liệu lên mặt kính theo hướng dẫn. Úp mặt cần copy xuống mặt kính. Khi đó, màn hình sẽ hiện lên dòng “Place document face down”. Khi đó, máy sẽ ghi nhận tài liệu vào khay nạp. Sau khi đặt tài liệu cần đậy nắp máy photocopy lại
- Chọn số lượng và màu sắc: Chọn các con số trên bảng điều khiển để nhập số bản tài liệu cần sao chép
- Chọn kích thước giấy: Tùy theo nhu cầu của mỗi người để có thể chọn giấy phù hợp cho tài liệu. Đa phần, máy photo sẽ có 2 khay đựng giấy có kích thước khác nhau là 14 inch và 11 inch. Nếu bạn muốn sử dụng giấy có kích thước khác thì có thể cài đặt loại giấy trong 1 khay đựng giấy.
- Hoàn thành thao tác sao chép: Sau khi thực hiện xong các bước trên bạn chỉ cần nhấn Copy thì bản sao của tài liệu đó lập tức được sao ra.
Cách bảo quản và vệ sinh máy photocopy
Trong thời gian dài khi không sử dụng, bạn nên tắt hoặc rút dây điện của máy photocopy. Sau đó, bạn phải lau chùi sạch sẽ ngăn chứa giấy và lau chùi bụi bặm trên các bộ phận để tránh bị ố màu, cũ. Để tránh việc giấy bị dơ bẩn, ảnh hưởng đến chất lượng bản in, bản scan.
Ngoài ra, bạn cần nên kiểm tra tình trạng của mực in: còn hay sắp hết để chuẩn bị mực in mới. Tránh việc ảnh hưởng đến tiến độ công việc nhé!
Nghe đâu có nhân viên bị sếp đuổi việc vì tội không chịu vệ sinh máy photo rồi các bạn à!
Những lưu ý khi sử dụng máy photocopy
Và cuối cùng, một số lưu ý nho nhỏ khi sử dụng máy photocopy mà Đa Phú Quý gửi đến bạn:
1. Vị trí đặt máy photocopy
– Không đặt máy photocopy ở nơi ẩm ướt và bụi bẩn. Chắc chắn rồi!
– Không đặt máy ở nơi có ánh sáng trực tiếp chiếu vào hoặc nhiệt độ và có độ ẩm hay thay đổi.
– Đảm bảo xung quanh chỗ đặt máy có mặt thoáng nhất định. Giữ khoảng cách giữa máy và vách tường tối thiểu 20 – 30 cm để đảm bảo sự tỏa nhiệt của máy.
– Nên đặt máy ở gần ổ cắm điện để tiện sử dụng. Hoặc có ổ cắm điện riêng có công tắc tắt mở càng tốt.
– Không nên dùng vải hay nilon phủ lên bề mặt của máy photo khi máy đang hoạt động. Vì làm cản trở sự tỏa nhiệt có thể dễ hư hại đến máy.
– Khi di chuyển máy từ nơi có nhiệt độ thấp đến nơi có nhiệt độ cao hơn. Cần để máy nghỉ ít nhất 02 giờ trước khi sử dụng, vì có thể có sự tích tụ hơi nước làm ảnh hưởng đến máy.
2. Sử dụng mực và linh kiện chính hãng
Sử dụng mực có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng. Trong thời gian sử dụng nên sử dụng cùng một loại mực, có thể mua mực tại nơi bán máy cho mình. Đa Phú Quý khi cho thuê máy photocopy có cấp mực miễn phí và chất lượng! Hehe
3. Chế độ bật/tắt máy photocopy
Không nên tắt & bật máy liên tục, sau khi tắt máy. Bạn cần chờ 10 – 15 giây trước khi bật lại.
Không để những vật thể lạ như: Ghim bấm, ghim cài, cát, ốc vít, và các thứ linh tinh khác,… rơi vào trong máy, khay giấy hay khay bông.
Khi mở tất cả các cửa của máy, không chạm tay vào các vùng có các ký hiệu điện áp cao hoặc nhiệt độ cao để tránh bị điện giật hoặc gây bỏng.
Kết luận
Thông qua bài viết hướng dẫn sử dụng máy photocopy này, Đa Phú Quý rất hy vọng bạn sẽ sử dụng máy photocopy thành thạo trong thời gian ngắn! Mọi vấn đề liên quan đến máy photocopy bên mình đều hỗ trợ cả! Các bạn có thể gọi cho mình hoặc liên hệ theo thông tin bên dưới.
Chúc bạn thành công và một ngày làm việc hiệu quả!