Khi làm việc với Excel, bạn có thể gặp một số trường hợp dữ liệu hoặc tên người dùng, tên nhân viên bị trùng lặp trong quá trình nhập liệu. Điều này dẫn đến sai lệch dữ liệu sau này. Đừng lo lắng, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn cách lọc tên trùng trong Excel cực kỳ đơn giản và nhanh chóng.
Lọc tên trùng lặp với tính năng Remove Duplicates
Trong Microsoft Excel, tính năng Remove Duplicates giúp bạn dễ dàng xóa các dòng dữ liệu trùng nhau mà không cần quan tâm đến loại dữ liệu đó là gì. Đây chính là cách đơn giản nhất vì tính năng này được trang bị mặc định trong các phiên bản Excel đã có từ lâu. Để lọc dữ liệu hay tên trùng lặp bằng Remove Duplicates, các bạn hãy làm theo các bước sau đây:
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu và chọn vào tab Data > Tại Data Tools, chọn Remove Duplicates.
Bước 2: Trong hộp thoại Remove Duplicates hiện ra:
- Nếu phạm vi dữ liệu của bạn có hàng đầu tiên của tên cột, tích chọn vào My data has headers.
- Nếu muốn lọc dữ liệu trùng lặp trên toàn bộ dãy dữ liệu của mình thì tích chọn vào Select All, còn nếu chỉ muốn chọn một vài cột thì tích vào các cột muốn lọc.
Bước 3: Nhấn OK. Lúc này hệ thống sẽ có thông báo số giá trị trùng lặp đã được xóa và số giá trị duy nhất còn lại trong dải dữ liệu của bạn (duplicate values – unique values).
Sử dụng Conditional Formatting để đánh dấu dữ liệu trùng lặp
Giả sử bạn không chắc chắn về dữ liệu của mình và muốn kiểm tra trước khi quyết định có xóa dữ liệu đó hay không. Trong trường hợp đó, tính năng Conditional Formatting sẽ là một lựa chọn hợp lý dành cho bạn.
Bước 1: Chọn cột dữ liệu muốn lọc, trong tab Home, tại Styles > Nhấn vào Conditional Formatting > Sau đó chọn Highlight Cells Rules > Tiếp tục chọn Duplicates Values.
Bước 2: Tại hộp thoại Duplicate Values hiện ra, bạn bôi đen các giá trị trùng lặp bằng cách chọn Duplicate ở ô đầu tiên; nếu bạn muốn đánh dấu các giá trị duy nhất trong phạm vi dữ liệu, trước tiên hãy chỉnh sửa ô đầu tiên thành Unique.
Ở ô thứ hai, bạn chọn màu dùng để đánh dấu; mặc định sẽ là màu đỏ nhạt với văn bản màu đỏ đậm (Light Red Fill with Dark Red Text).
Bước 3: Nhấn OK. Lúc này, dữ liệu trùng lặp hoặc dữ liệu duy nhất (Unique) sẽ được đánh dấu theo màu bạn chọn.
Cách lọc tên trùng trong Excel bằng Advanced Filter
Tính năng Advanced Filter sẽ hoạt động tương tự như một bộ lọc thông thường trong Excel, tức là bạn chỉ lọc ra những giá trị mà bạn muốn; các giá trị còn lại vẫn ở đó, không bị mất đi. Để lọc dữ liệu trùng lặp bằng Advanced Filter hãy làm theo các bước như sau:
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu muốn lọc, trong tab Data >Chọn Sort & Filter > Chọn tiếp vào Advanced.
Bước 2: Lúc này hộp thoại Advanced Filter sẽ xuất hiện; có một vài cài đặt bạn có thể thực hiện như sau:
- Trong phần Action, chọn vào Filter the list, in-place nếu bạn muốn lọc trực tiếp trên vùng dữ liệu đó; giống như bộ lọc tiêu chuẩn, Excel sẽ lọc ra các hàng có giá trị theo các điều kiện lọc chính xác. Chọn Copy to another location nếu bạn muốn giữ lại các giá trị đã lọc và sao chép nó sang một vị trí khác trong bảng tính.
- Phần List range sẽ chứa phạm vi dữ liệu bạn muốn lọc.
- Mục Criteria range sẽ chứa điều kiện lọc.
- Mục Copy to chỉ hiển thị khi bạn chọn cài đặt Copy to other location phía trên. Đây là nơi bạn sẽ chọn vị trí mà bạn muốn sao chép dữ liệu đã được lọc.
- Điều quan trọng nhất ở đây là tick vào Unique records only để lọc bỏ các giá trị trùng lặp, giữ lại các giá trị duy nhất.
Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất lọc dữ liệu.
Sử dụng Pivot Table để lọc tên trùng trong Excel
Pivot Table giúp người dùng kiểm tra giá trị trùng trong Excel rất hiệu quả và sẽ tự động xóa toàn bộ giá trị trùng trong dữ liệu cần lọc, tối ưu hóa thời gian thao tác.
Bước 1: Mở File thao tác > Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc.
Bước 2: Chọn Insert > Pivot Table > Lúc này Create Pivot Table sẽ xuất hiện trên màn hình> Chọn vào OK.
Bước 3: Trong Bảng Pivot mới, bạn đánh dấu vào dữ liệu để thêm tất cả các trường hợp vào Row của bảng.
Bước 4: Chọn vào Design > Chọn tiếp Report Layout > Show in Tabular Form > Tiếp tục chọn vào Repeat All Item Labels.
Bước 5: Bạn chọn vào Design > Tiếp tục Subtotals > Chọn Do Not Show Subtotals để bỏ đi các Subtotals ra khỏi Pivot Table.
Bài viết đã chia sẻ tới các bạn cách lọc tên trùng trong Excel nhanh chóng và đơn giản. Nếu bạn có những cách khác để lọc các giá trị trùng lặp, vui lòng chia sẻ chúng trong các nhận xét bên dưới. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn. Chúc các bạn thành công!
Tham khảo các kiến thức Excel hữu ích khác:
- Cách ghim cột trong excel
- Cách chia cột trong excel
- Cách ẩn dòng trong excel