Tạo file PowerPoint rất dễ dàng tuy nhiên bạn cần phải biết cách lưu file PowerPoint để truy cập và chỉnh sửa về sau. Đồng thời nếu muốn làm việc nhóm bạn cũng cần biết cách chia sẻ file PowerPoint của mình cho bạn bè đồng nghiệp. Nội dung bài học hôm nay chúng ta sẽ tìm hiểu cách lưu trữ và chia sẻ bản thuyết trình PowerPoint các bạn nhé.
1. Lưu bản thuyết trình PowerPoint với OneDrive
Nếu như những phiên bản PowerPoint trở về trước người dùng chỉ có thể lưu PowerPoint trên máy tính cục bộ thì từ PowerPoint 2016 trở đi người dùng có thêm tùy chọn lưu trữ bản thuyết trình PowerPoint lên hệ thống đám mây bằng cách sử dụng OneDrive. Đồng thời người dùng cũng có thể xuất ra và chia sẻ bản thuyết trình của mình với những người khác trực tiếp từ PowerPoint nếu sử dụng OneDrive
Bất cứ khi nào mở hoặc lưu một bản thuyết trình trong PowerPoint 2019, bạn sẽ có tùy chọn sử dụng OneDrive. Để có tùy chọn này bạn sẽ cần phải đăng nhập vào Office bằng tài khoản Microsoft. Nếu chưa đăng nhập hãy nhìn lên thanh trên cùng cửa sổ ứng dụng PowerPoint có nút Sign in nhấn vào đó để đăng nhập tài khoản Microsoft.
2. Save & Save As
PowerPoint 2019 cung cấp hai cách để lưu tệp tin đó là Save và Save As. Các tùy chọn lưu này hoạt động theo những cách tương tự với phiên bản cũ, chỉ có một vài khác biệt quan trọng:
- Save (Lưu): Khi tạo hoặc chỉnh sửa bản thuyết trình, bạn sẽ cần sử dụng lệnh Save để lưu thay đổi của mình. Để đề phòng mất dữ liệu bạn sẽ cần sử dụng lệnh này một cách thường xuyên. Khi lưu tệp tin bằng Save bạn chỉ cần đặt tên tệp và chọn vị trí lưu lần đầu tiên. Sau đó, chỉ cần nhấp vào lệnh Save để lưu nó với cùng tên và vị trí. Bạn cũng có thể dùng phím tắt Ctrl + S để bật tính năng Save
- Save As (Lưu thành): Bạn sẽ sử dụng lệnh này để tạo một bản sao của bản thuyết trình trong khi vẫn giữ bản gốc. Khi sử dụng Save As, bạn sẽ cần đặt một tên khác và/hoặc vị trí khác cho phiên bản được sao chép. Phím tắt cho Save As là phím F12
2.1 Save bản thuyết trình PowerPoint
Lưu bản thuyết trình bằng lệnh Save rất quan trọng đối với bản thuyết trình của bạn bởi vậy bất cứ khi nào bạn bắt đầu dự án mới hoặc thực hiện thay đổi đối với kế hoạch hiện có hãy nhấn Save. Hãy lưu bản thuyết trình của bạn một cách thường xuyên bởi nó có thể ngăn không để dữ liệu công việc của bạn bị mất. Bạn cũng cần phải chú ý đến vị trí bạn lưu bản thuyết trình để có thể dễ dàng được tìm thấy sau này.
Lệnh Save thường xuất hiện góc trái trên cùng cửa sổ PowerPoint, nó nằm trên thanh công cụ Quick Access Toolbar.
Nếu bạn lưu tệp tin PowerPoint này lần đầu tiên, Save As sẽ xuất hiện trong chế độ Backstage view.
Sau đó, bạn sẽ cần phải chọn nơi lưu tệp và đặt tên cho tệp đó. Để lưu bản thuyết trình vào máy tính của bạn, chọn Computer, sau đó nhấp vào Browse để tìm nơi lưu file, bên cạnh đó bạn có thể nhấp vào OneDrive để lưu tệp vào OneDrive.
Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn lưu bản thuyết trình. Sau đó bạn nhập tên tệp (file name) cho bản thuyết trình, và cuối cùng là nhấn vào Save (Lưu). Bản thuyết trình sẽ được lưu lại, bạn có thể thường xuyên nhấp vào lệnh Save để lưu các thay đổi khi sửa đổi bản thuyết trình và các lần nhấn sau này sẽ không phải đặt tên lại cũng như lựa chọn vị trí lưu file nữa. Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập nhanh vào lệnh Save bằng cách nhấn Ctrl + S trên bàn phím.
2.2 Sử dụng Save As để tạo bản thuyết trình bản sao
Nếu bạn muốn tạo một bản sao của file PowerPoint hiện tại để chỉnh sửa trên đó mà không thay đổi bản gốc hãy tạo bản sao bằng cách sử dụng Save As. Ví dụ: nếu bạn có một tệp có tên Học TV 1 bạn muốn lưu nó lại để làm Học TV 2 để có thể chỉnh sửa tệp mới và vẫn tham chiếu phiên bản gốc thì trên tệp Học TV 1 hãy dùng Save As để lưu nó thành Học TV 2
Để làm điều này, bạn nhấp vào lệnh Save As trong Backstage view. Giống như khi lưu tệp lần đầu tiên, bạn cần chọn nơi lưu tệp và đặt tên tệp mới.
2.3 Cách thay đổi vị trí lưu file PowerPoint mặc định
Nếu ứng dụng PowerPoint của bạn đã đăng nhập bằng tài khoản Microsoft thì vị trí lưu file PowerPoint mặc định sẽ là OneDrive, nếu cảm thấy bất tiện hoặc khong thích t khi mỗi lần lại clcik phải chọn Computer, bạn có thể thay đổi vị trí lưu mặc định này để dễ bề quản lý file trong máy . Các bước làm như sau:
Truy cập vào Backstage view bằng cách nhấn vào tab File
Nhấp vào Options (Tùy chọn).
Hộp thoại Options của PowerPoint sẽ xuất hiện. Chọn Save => tích chọn hộp bên cạnh Save to Computer by default (Lưu vào máy tính theo mặc định), sau đó nhấp vào OK.
Từ bây giờ vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi. Bạn cũng có thể chỉ định rõ vị trí lưu trên máy tính bằng cách thay đổi Default local file localtion
3. Tính năng AutoRecover
Microsoft cung cấp cho PowerPoint một tính năng khá hay cứu cánh cho những người đoảng hay quên đó là PowerPoint tự động lưu các bản thuyết trình của bạn vào một thư mục tạm thời trong khi bạn làm việc trên chúng. Nếu chẳng may bạn quên lưu những thay đổi của mình hoặc nếu PowerPoint gặp sự cố, bạn có thể khôi phục tệp bằng AutoRecover trong PowerPoint.
3.1 Sử dụng tính năng AutoRecover:
Mở PowerPoint chưa kịp lưu hay bị hỏng của bạn lên. Nếu phiên bản được lưu tự động của tệp được tìm thấy, khung Document Recovery sẽ xuất hiện ngay bên trái khu vực bản thuyết trình
Muốn khôi phục bản thuyết trình nhờ tính năng tự động lưu này hãy nhấn vào tập file nằm được liệt kê trong Document Recovery. Bản thuyết trình của bạn sẽ được khôi phục
Theo mặc định, PowerPoint tự động lưu 10 phút một lần vì vậy nếu bạn đang làm việc với bản thuyết trình ít hơn 10 phút sẽ không có phiên bản PowerPoint tự động nào được lưu. Nếu không nhìn thấy tệp tin bạn cần, hãy duyệt qua tất cả các tệp đã lưu tự động từ Backstage view của bạn. Chỉ cần chọn tab File => Info => Manage Versions, sau đó chọn Recover Unsaved Workbooks.
4. Export bản thuyết trình PowerPoint 2016 sang các định dạng khác nhau
Theo mặc định, bản thuyết trình PowerPoint được lưu dưới dạng tệp có đuôi mở rộng .pptx. Tuy nhiên, đôi khi bạn cần sử dụng một loại tệp khác, chẳng hạn như file PDF hoặc PowerPoint 97-2003 chẳng hạn. Microsoft cũng cung cấp cho người dùng tính năng xuất PowerPoint sang nhiều loại tệp khác nhau. Các loại tệp có thể xuất sang như:
- PDF: Thao tác này lưu bản trình bày dưới dạng tài liệu PDF thay vì tệp PowerPoint.
- Video: Điều này sẽ lưu bản trình bày dưới dạng video.
- Tài liệu phát tay: Bản này sẽ in phiên bản tài liệu phát tay của các trang trình bày của bạn.
- Loại tệp khác: Loại tệp này lưu trong các loại tệp khác, bao gồm PNG và PowerPoint 97-2003.
4.1 Export một bản thuyết trình dưới dạng tệp PDF:
Đây là cách xuất bản thuyết trình dưới dạng tài liệu Adobe Acrobat, thường được biết đến dưới dạng tệp tin PDF, cách này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang chia sẻ bản thuyết trình của mình với người không cài đặt ứng dụng PowerPoint. Đồng thời đây cũng là cách bảo vệ bản quyền của bạn khi tệp tin PDF cho phép người dùng xem nhưng rất khó chỉnh sửa nội dung của bản thuyết trình
Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view
Nhấp vào Export (Xuất), sau đó chọn Create PDF/XPS.
Hộp thoại Save As (Lưu dưới dạng) sẽ xuất hiện. Tại đây bạn chọn vị trí muốn xuất bản thuyết trình, đặt tên tệp, sau đó nhấp vào Publish (Xuất bản) file PDF
Việc xuất bản thuyết trình dưới dạng PDF cũng giống như in một bảng tính vậy bạn cũng cần cân nhắc dữ liệu trang tính sẽ xuất hiện trên mỗi trang PDF
4.2 Export một bản thuyết trình sang các loại tệp khác:
Khi muốn chia sẻ file PowerPoint của mình cho những người sử dụng phiên bản cũ của PowerPoint như PowerPoint 97-2003 chúng ta cần Export bản thuyết trình của mình sang các loại tệp khác như bản thuyết trình PowerPoint 97-2003 hoặc tệp .CSV nếu cần một phiên bản văn bản thuần túy của bản thuyết trình.
Nhấp vào File để truy cập vào Backstage view
Chọn tiếp Export, sau đó chọn Change File Type
Chọn một loại tệp phổ biến trong danh sách sau đó nhấp vào Save As
Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn xuất bản thuyết trình, nhập tên tệp, sau đó nhấp vào Save
Bạn cũng có thể sử dụng trình đơn thả xuống Save as type: trong hộp thoại
5. Share bản thuyết trình PowerPoint
Trước kia nếu muốn chia sẻ tệp tin PowerPoint với người nào đó chúng ta hay sử dụng email để đính kèm. Mặc dù cách này cũng khá thuận tiện thế nhưng nó tạo ra quá nhiều phiên bản của cùng 1 tếp gây nhầm lẫn khó sắp xếp. Kể từ PowerPoint 2016 trở đi người dùng có 1 cách dễ dàng để chia sẻ và cộng tác trên các bản thuyết trình hơn khi sử dụng OneDrive.
Khi chia sẻ một bản thuyết trình từ PowerPoint trên OneDrive bạn đang thực sự cho phép người khác truy cập vào chính xác cùng một tệp tin của mình. Điều này cho phép bạn và những người mà bạn chia sẻ cùng chỉnh sửa cùng một bản thuyết trình mà không cần theo dõi nhiều phiên bản.
Để chia sẻ một bản thuyết trình trước tiên nó phải được lưu vào OneDrive của bạn.
5.1 Chia sẻ một bản thuyết trình:
Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view, sau đó nhấp Share.
Cửa sổ Share sẽ xuất hiện. Nếu bạn chưa hoàn thành bản thuyết trình, bạn sẽ được nhắc lưu tài liệu của mình vào OneDrive. Click vào Save to Cloud
Tiến hành lưu file lên OneDrive. Sau đó điều hướng trở lại cửa sổ Share (File =>Share)
Trên cửa sổ Share, nếu tài liệu của bạn được lưu vào OneDrive, hãy nhấp vào nút Share with People (Chia sẻ với mọi người).
PowerPoint sẽ trở lại chế độ xem bình thường và 1 cửa sổ Share sẽ được mở ra ở phía bên phải giao diện PowerPoint. Tại đây, bạn có thể mời mọi người chia sẻ tài liệu của bạn, xem danh sách những người có quyền truy cập vào tài liệu và đặt xem họ có thể chỉnh sửa hay chỉ xem tài liệu.
Bài tập về Nhà
- Tạo 1 file PowerPoint của bạn
- Tạo bản sao của bản thuyết trình đặt tên là Học PowerPoint
- Xuất file PowerPoint thành file Học.pdf
- Lưu file lên OneDive của bạn
- Chia sẻ file Học PowerPoint
Đây là bài cuối cùng trong phần học giới thiệu cơ bản về PowerPoint, bài hướng dẫn cách lưu trữ và chia sẻ bản thuyết trình PowerPoint này cũng khá quan trọng, nếu thường xuyên làm việc với PowerPoint các bạn cần nắm rõ bài viết này để không bị công sức khi thao tác với file PowerPoint. Hẹn gặp các bạn trong phần tiếp theo Thao tác với ô và bản thuyết trình.