Sắp xếp danh sách theo thứ tự ABC hoặc thứ tự tăng dần giảm dần thường được sử dụng trong các danh sách thống kê tên người, tìm kiếm phần tử có số giá trị nào đó lớn nhất. Và việc để sắp xếp dữ liệu như vậy cũng không hề khó khăn với sự giúp đỡ của Excel trong bài viết sau đây của ThuThuatPhanMem.vn.
1. Cách sắp xếp dữ liệu trong Excel đơn giản
Để sắp xếp dữ liệu trong Excel theo ABC đầu tiên các bạn cần phải bôi đen cột chứa dữ liệu mà chúng ta cần phải sắp xếp theo. Chỉ cần di chuột đến vị trí tên của cột rồi click một lần là ta có thể bôi đen cho toàn bộ cột đó.
Sau đó các bạn hãy mở ribbon Data trên thanh công cụ.
Trong ribbon Data có mục Sort & Filter, mục này chứa các chức năng Sort để sắp xếp dữ liệu cho các bạn.
Các bạn click vào biểu tượng A -> Z (Sort A to Z) hoặc Z -> A (Sort Z to A) nằm trong mục này để tiến hành sắp xếp dữ liệu. Trong đó thì A -> Z là kiểu sắp xếp dữ liệu theo thứ tự ABC còn Z -> A là kiểu sắp xếp dữ liệu theo thứ tự ngược lại CBA.
Một bảng cảnh báo Sort Waring sẽ xuất hiện để hỏi bạn bạn muốn sắp xếp dữ theo dạng nào:
– Expand the selection: Kiểu sắp xếp này sẽ kéo theo sự thay đổi dữ liệu của cả các cột khác. Dựa vào sự sắp xếp của các dữ liệu trong cột đã chọn, dữ liệu của các cột khác sẽ được di chuyển theo mỗi hàng tương ứng. Kiểu lựa chọn này sẽ thường được chọn hơn vì dữ liệu trong một bảng thường có sự liên kết với nhau theo hàng ngang nên khi thay đổi sự sắp xếp của một cột thì các cột khác cũng phải đi theo.
– Continue with the current selection: Chỉ sắp xếp dữ liệu trong phạm vi của cột đã chọn mà sẽ không ảnh hưởng tới các cột khác.
Kết quả các bạn sẽ nhận được một bảng dữ liệu đã được sắp xếp theo ABC của cột tên chữ như dưới đây:
Tương tự như vậy thì chúng ta có thể sắp xếp dữ liệu số theo thứ tự tăng dần và giảm dần bằng cách bôi đen cột dữ liệu số đó và vào ribbon Data trên thanh công cụ.
Lựa chọn A -> Z sẽ sắp xếp dữ liệu theo thứ tự từ nhỏ tới lớn còn lựa chọn Z -> A sẽ sắp xếp dữ liệu theo thứ tự từ lớn đến nhỏ.
Sau đó các bạn cũng lựa chọn Expand the selection hoặc Continue with the current selection như quy tắc đã nói ở trên. Kết quả nhận được sẽ theo như hình dưới:
2. Cách sắp xếp dữ liệu trong Excel phức tạp hơn
Ngoại trừ phương pháp sắp xếp dữ liệu dễ dàng ở trên, các bạn còn có thể sử dụng việc sắp xếp dữ liệu trên toàn bộ bảng dữ liệu với nhiều cột khác nhau và với các tiêu chí khác nhau.
Lần này các bạn có thể bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu hoặc bôi đen tất cả các cột có chứa dữ liệu cần sắp xếp.
Sau đó các bạn hãy vào ribbon Data trên thanh công cụ của Excel.
Lần này các bạn không lựa chọn hai chức năng A -> Z và Z -> A nhanh nữa mà hãy click vào biểu tượng Sort bên cạnh.
Bảng hộp thoại chức năng Sort sẽ xuất hiện, các bạn thay đổi lựa chọn ở Column thành tên cột mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu.
Còn ở cột Order, nếu tại Column mà các bạn chọn cột dữ liệu số thì các bạn sẽ có hai lựa chọn Smallest to Largest (nhỏ nhất đến lớn nhất) hoặc Largest to Smallest (lớn nhất đến nhỏ nhất).
Còn Column bạn lại chọn một cột dữ liệu chữ (hoặc ký tự) thì sẽ có hai lựa chọn là A to Z hoặc Z to A.
Không chỉ thế, các bạn còn có thể tiếp tục tạo thêm sự sắp xếp khác ngoài cài đặt sắp xếp dữ liệu đầu tiên bằng cách click vào Add Level.
Thêm một dòng sắp xếp dữ liệu nữa sẽ xuất hiện, bạn cũng làm với phương cách tương tự như dòng trên.
Lưu ý rằng sự ưu tiên sắp xếp dữ liệu sẽ theo thứ tự từ dòng trên xuống dòng dưới. Nghĩa là sau khi sắp xếp dữ liệu theo cài đặt của dòng trên thì Excel mới tiếp tục sắp xếp thêm theo kiểu sắp xếp dữ liệu ở dòng dưới cho những dữ cụm dữ liệu giống nhau sắp xếp ở gần nhau.
Nói theo ví dụ ở trong ảnh thì Excel sẽ sắp xếp danh sách theo Điểm tổng kết của các sinh viên, sau đó giữa các sinh viên có điểm số giống nhau Excel sẽ tiếp tục sắp xếp họ theo thứ tự ABC của Họ và tên.
Bạn bấm vào OK để thực hiện việc sắp xếp dữ liệu và kết quả bạn nhận được sẽ tương tự bảng dưới đây:
Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết về cách sắp xếp dữ liệu trong Excel Tăng dần, giảm dần, theo ABC của ThuThuatPhanMem chúng tôi. Chúc các bạn có thể thực hiện thành công thủ thuật trên trong bảng tính dữ liệu của mình. Hãy truy cập thêm những bài viết khác của chúng tôi để biết thêm nhiều kiến thức về Excel, hẹn gặp lại.