Ngày nay rất nhiều báo cáo cần được thể hiện trên biểu đồ, bởi nó giúp người xem dễ hình dung được ý nghĩa của số liệu hơn là nhìn vào các con số. Nhưng làm cách nào để có thể vẽ biểu đồ trong Excel đẹp và chuyên nghiệp? Hãy cùng chúng mình tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé,
3 lưu ý khi vẽ biểu đồ trong Excel
Không phải bất kỳ dữ liệu nào cũng có thể vẽ thành biểu đồ được. Bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc sau đây trước khi bắt tay vào vẽ biểu đồ:
Thứ 1: Dữ liệu dùng để vẽ biểu đồ là dữ liệu đã được tổng hợp
Bởi vì khi thể hiện trên biểu đồ, chúng ta chỉ thể hiện được một số nội dung nhất định mà thôi. Số lượng đối tượng trên biểu đồ cũng cần hạn chế, tinh gọn lại để dễ nhìn, dễ thể hiện. Do đó bạn cần tổng hợp lại dữ liệu sao cho thật đơn giản và càng ít càng tốt.
Nếu quá nhiều nội dung, bạn cũng không biết lựa chọn loại biểu đồ nào cho phù hợp, hoặc phải thể hiện kích thước biểu đồ rất lớn, như vậy khó theo dõi.
Thứ 2: Dữ liệu dùng để vẽ biểu đồ đã được làm sạch và thống nhất
Điều này có nghĩa là:
- Dữ liệu không được chứa lỗi hoặc sai chính tả
- Các dữ liệu trên cùng 1 cột (hay 1 hàng) phải cùng 1 kiểu dữ liệu: là Text, là Number hoặc Date, không được lẫn lộn
- Thống nhất về chiều của dữ liệu là chiều dọc hay chiều ngang (chiều là hướng tăng lên của bảng dữ liệu khi có thêm nội dung mới)
Thứ 3: Các trường dữ liệu (tên cột, tên hàng) phải có nội dung rõ ràng.
Bạn sẽ không biết dữ liệu vừa vẽ lên biểu đồ có ý nghĩa gì nếu không căn cứ vào tên tiêu đề của cột (hay hàng) chứa dữ liệu đó. Đây cũng là một thành phần quan trọng cần thể hiện trên biểu đồ khi vẽ (legend) dùng để ghi chú cho các nội dung thể hiện trên biểu đồ thuộc nhóm nào.
Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo biểu đồ ngày động trong Excel
4 bước cần thiết để vẽ biểu đồ trong Excel
Với các phiên bản Excel khác nhau thì tính năng vẽ biểu đồ cũng có thể có sự khác biệt. Trong những phiên bản Excel từ 2013 trở đi (2016, 2019, Office 365) thì tính năng làm việc với biểu đồ có tốt hơn nhiều so với các phiên bản trước (2010, 2007, 2003). Trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các kỹ thuật dùng chung trên các phiên bản Excel để vẽ 1 biểu đồ hoàn chỉnh từ con số 0.
Trước khi vẽ biểu đồ bạn cần chuẩn bị bảng dữ liệu để vẽ biểu đồ. Hãy tuân thủ các nguyên tắc về vẽ biểu đồ trong excel đã nói bên trên.
Bước 1: Chọn loại biểu đồ phù hợp
Bạn cần phân tích các nội dung cần thể hiện:
- Có bao nhiêu giá trị cần thể hiện trên biểu đồ (để đánh giá độ lớn của biểu đồ). Ưu tiên tăng kích thước theo chiều dọc hơn là chiều ngang.
- Dữ liệu cần thể hiện ở dạng % thì thường là biểu đồ hình tròn
- Dữ liệu ở dạng con số nhưng kèm theo trình tự thời gian thì thường dùng biểu đồ đường thẳng
- Dữ liệu ở dạng con số bình thường, không có yếu tố thời gian thì thường dùng biểu đồ cột đứng hoặc thanh nằm ngang
Bước 2: Vẽ ra vị trí bất kỳ trong Sheet
Để vẽ biểu đồ trong Excel, bạn có thể vào thẻ Insert trên thanh công cụ, tại đây có nhóm Charts gồm rất nhiều loại biểu đồ để bạn lựa chọn cho phù hợp với mục đích vẽ:
- Nếu bạn không chọn bảng dữ liệu trước khi insert > Chart thì bạn chỉ nhận được 1 khung trắng, không có hình dạng biểu đồ nào trên đó.
- Còn ngược lại, nếu chọn bảng dữ liệu thì khi Insert > Chart sẽ tự động hiển thị thành hình dạng biểu đồ
Cả 2 cách trên đều chỉ là bước khởi đầu, bạn không cần quá lo lắng ở bước này. Chúng ta hoàn toàn có thể thay đổi giá trị nạp vào biểu đồ để thay đổi cấu trúc biểu đồ tại bước 4.
Xem thêm: Hướng dẫn cách nhúng biểu đồ Excel vào PowerPoint
Bước 3: Xác định dữ liệu cung cấp cho biểu đồ
Tại bước 3 nếu biểu đồ chưa có hình dạng hoặc bạn cần thay đổi (nếu biểu đồ tự động chưa chính xác như ý muốn), bạn có thể xác định lại dữ liệu cung cấp cho biểu đồ bằng cách chọn thẻ Chart Tools (thẻ này xuất hiện khi bấm chọn biểu đồ), chọn tiếp thẻ Design, rồi chọn tới chức năng Select Data
Khi đó sẽ xuất hiện cửa sổ như sau:
Trong đó:
- Chart Data Source: Nguồn dữ liệu nạp vào biểu đồ: Toàn bộ các dữ liệu được đưa vào biểu đồ. Có thể không có tính liên tục mà từng vùng riêng
- Legend Entries (Series): Dữ liệu được biểu diễn theo trục tung: Chiều cao của các cột trong biểu đồ, độ lớn của các mảnh trong biểu đồ hình tròn… được thể hiện qua phần này
- Horizontal (category) Axis Labels: Dữ liệu được biểu diễn theo trục hoàng: nội dung đại diện cho các cột, các mảnh… trên biểu đồ
Bạn sẽ bấm vào các nút Add hoặc Edit trong các phần này để thay đổi dữ liệu nạp vào biểu đồ.
Bước 4: Trang trí biểu đồ cho đẹp
Trang trí biểu đồ thường là bước cuối cùng, nhưng cũng là bước rất quan trọng vì biểu đồ làm ra để người khác xem. Do đó hiệu quả thẩm mỹ mà biểu đồ mang lại sẽ tăng tính thuyết phục người xem. Một biểu đồ đẹp thường bao gồm các yếu tố:
- Nội dung thể hiện đúng
- Có tên biểu đồ và tên các mốc trên trục tọa độ rõ ràng
- Các thành phần được cách đều nhau hoặc theo tỷ lệ cân đối
- Cách phối màu đồng nhất, gọn gàng, càng đơn giản càng tốt.
Để thêm các thành phần của biểu đồ như: Tên biểu đồ, tên các trục, số liệu kèm theo với từng phần nội dung biểu đồ… thì chúng ta sẽ thêm ở mục Add Chart Element trong thẻ Design của Chart Tools
Các nội dung trong Chart Element bao gồm:
- Axes: Chia tỷ lệ trên các trục tọa độ
- Axis Titles: Tên tiêu đề của từng phần trên mỗi trục tọa độ
- Chart Title: Tên biểu đồ
- Data Labels: Nhãn số liệu trên các nội dung biểu đồ
- Data Table: Dữ liệu của các nội dung biểu đồ thể hiện dưới dạng bảng
- Error Bar: Thanh hiển thị lỗi/độ lệch của biểu đồ
- Gridlines: đường kẻ mờ làm nền trong biểu đồ
- Legend: Ghi chú cho các đối tượng thể hiện trong biểu đồ
- Lines: Đường kẻ dóng xuống trục hoành (chỉ áp dụng cho biểu đồ dạng Line)
- Trendline: Đường xu hướng của biểu đồ.
Trong mỗi nhóm trên lại có những đối tượng cụ thể, vị trí cụ thể để chúng ta chọn cho phù hợp.
Để làm rõ hơn nội dung này chúng ta cùng thực hành vẽ biểu đồ theo ví dụ sau đây. Bạn có thể tải file thực hành theo bài viết tại đường link phía cuối bài.
Xem thêm: Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ hình tròn % thực hiện kế hoạch trên Excel
Cách vẽ biểu đồ trong Excel dựa trên ví dụ cụ thể
Chúng ta có bảng dữ liệu như sau
Để biểu diễn bảng dữ liệu trên thành biểu đồ, chúng ta thực hiện như sau:
Bước 1: Đánh giá bảng dữ liệu
- Tên sản phẩm: mỗi dòng chỉ có 1 sản phẩm và không bị lặp lại.
- Giá trị trong các cột kế hoạch và thực hiện có đầy đủ theo từng sản phẩm, không bị lỗi về con số và cách định dạng
- Các cột đều có dòng tiêu đề đầy đủ
Như vậy bảng dữ liệu này đã đáp ứng đầy đủ các tiêu chí cần thiết để có thể vẽ biểu đồ.
Bước 2: Chọn loại biểu đồ
Vì yêu cầu cần thể hiện giá trị kế hoạch và thực hiện theo từng sản phẩm, do đó biểu đồ thích hợp là dạng cột hoặc thanh nằm ngang. Đây là loại biểu đồ phù hợp nhất bởi vì:
– Số lượng sản phẩm cần thể hiện khá nhiều (nếu trên 10 sản phẩm thì nên chọn biểu đồ dạng thanh nằm ngang sẽ tốt hơn dạng cột)
– Giá trị biểu diễn chỉ đơn thuần là các con số, không phải dạng %, không theo trình tự thời gian => không sử dụng biểu đồ hình tròn hoặc biểu đồ đường thẳng được
Như vậy chúng ta có thể chọn biểu đồ hình cột đứng trong trường hợp này.
Xem thêm: Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ quản lý dự án trong Excel chi tiết nhất
Bước 3: Thao tác vẽ biểu đồ
Để tiến hành vẽ biểu đồ trong Excel, chọn loại biểu đồ là hình cột như sau:
Bước 4: Thay đổi giá trị nạp vào biểu đồ
Khi thực hiện thao tác này chúng ta thấy 1 khung màu trắng xuất hiện trong Sheet. Bạn chọn tiếp mục Chart Design để sửa lại dữ liệu nạp vào biểu đồ:
trong đó:
- Legend Entries bạn sẽ Add 2 lần, cho 2 cột kế hoạch và thực hiện.
- Series name chọn tại ô tên tiêu đề (B1 cho kế hoạch và C1 cho thực hiện)
- Series values là vùng chứa dữ liệu tương ứng trên các cột kế hoạch (B2:B8) và thực hiện (C2:C8)
- Horizontal sẽ bấm Edit và chọn lại vùng A2:A8
Kết quả chúng ta có biểu đồ như sau:
Xem thêm: Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ cột kết hợp đường biểu diễn trên Excel chi tiết nhất
Bước 5: Trang trí biểu đồ
Sau khi vẽ biểu đồ trong Excle thì chúng ta có thể thực hiện các thao tác sau để tiến hành trang trí:
- Thay đổi độ rộng cho biểu đồ để dễ nhìn hơn: Bạn đưa chuột vào vị trí hình tròn ở mép khung bản đồ và kéo ra để biểu đồ lớn hơn, dễ nhìn hơn
- Thêm con số ở trên đỉnh cột: bạn bấm vào biểu đồ, sau đó chọn thẻ Chart Design, chọn tiếp Add Chart Element > Data Labels > Outside End (bên ngoài cột, với cột đứng sẽ nằm ở bên trên đỉnh cột)
Thêm tên cho biểu đồ: bạn bấm vào biểu đồ, sau đó chọn thẻ Chart Design, chọn tiếp Add Chart Element > Chart Title > Above Chart (thêm vào phía trên biểu đồ)
Xem thêm: Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ kế hoạch thực tế dạng cột lồng nhau trên Excel
Kết luận
Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích trong việc nâng cao khả năng vẽ biểu đồ trong Excel của bạn.