Chắc nhiều bạn sử dụng Google Drive Unlimited thắc mắc Bộ nhớ dùng chung là gì? Cách sử dụng bộ nhớ dùng chung ra sao? Khi sử dụng Google Drive thì một số tài khoản sẽ thấy Bộ nhớ dùng chung (hay Shared Drives) phía dưới Drive
- Hướng dẫn cài đặt ổ đĩa ảo Google Drive trên máy tính
- Google Drive for desktop – Phần mềm đồng bộ và tạo ổ đĩa ảo Google Drive mới nhất
Tổng quát về Shared Drives – bộ nhớ dùng chung của Google Workspace
Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) với tên gọi cũ là Team Drives – là một không gian lưu trữ chung cho các nhóm dự án, phòng ban trong công ty có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập vào các file tài liệu nhóm một cách dễ dàng linh hoạt từ bất cứ nơi nào và trên bất kỳ thiết bị nào.
Không giống những dữ liệu lưu trữ trong My Drive thuộc về một cá nhân nhất định, dữ liệu trong Shared Drives thuộc về một nhóm chung. Do đó ngay cả khi những thành viên trong Nhóm nghỉ việc, những dữ liệu này vẫn được giữ nguyên vẹn, qua đó giúp Nhóm có thể tiếp tục truy cập dữ liệu, chia sẻ thông tin chung, đồng thời hỗ trợ nhân sự mới trong việc tiếp nhận bàn giao các công việc của nhân sự đã nghỉ qua đó thích ứng tốt hơn với các công việc của công ty.
- Dung lượng: Không giới hạn đối với Shared Drivers, nhưng dung lượng sẽ được tính vào user tải tệp lên.
- Chia sẻ: trong nội bộ và cả bên ngoài công ty
- Phân quyền: xem, thêm xóa sửa file, thêm người dùng bên ngoài. Người dùng bên ngoài cũng có thể phân quyền thêm xóa sửa file như trong hệ thống.
Shared Drives được hỗ trợ ở các phiên bản Business Standard, Business Plus đến Enterprise (Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus) và phiên bản cho giáo dục – G Suite for Education.
Đối với các tài khoản Gmail cá nhân và người dùng Google Workspace phiên bản Business Starter sẽ không sử dụng được bộ nhớ dùng chung này.
Hướng dẫn sử dụng bộ nhớ dùng chung
Bước 1: Các bạn cần đăng nhập vào dịch vụ Google Drive, chắc chắn rồi. Địa chỉ đăng nhập cho bạn nào lười => https://drive.google.com. Sau khi đăng nhập thành công các bạn click thẳng vào liên kết https://drive.google.com/drive/shared-drives hoặc click vào Bộ nhớ dùng chung:
Bước 2: Đây là giao diện cơ bản của Google Drive. Tiếp theo chúng ta chú ý tới một số điểm như sau:
- Phần khoanh xanh dương => báo dung lượng lưu trữ, vì không giới hạn nên các bạn không cần quan tâm phần này.
- Phần khoanh xanh lá cây => các bộ nhớ dùng chung đang hiện hữu, các bạn có thể thấy mình có tạo 1 bộ nhớ dùng chung sẵn theo dung lượng EKA SHOP quy định. Các bạn không cần quan tâm đâu vì mình hướng dẫn các bạn tạo mới mà.
- Phần khoanh cam => các bạn ấn vào để tạo bộ nhớ dùng chung mới nhé.
chúng ta qua bước tiếp theo nhé ?
Bước 3: Sau khi click vào tạo bộ nhớ dùng chung mới, thì phần này sẽ là đặt tên cho bộ nhớ dùng chung. Các bạn cứ đặt thoải mái đặt là gì chả được miễn là nhớ. Mình không tạo cho bộ nhớ dùng chung nào cả nên mình đặt cái gì chả được vì mỗi một mình mình dùng thôi mà =)). Sau khi các bạn đặt tên bộ nhớ dùng chung xong các bạn ấn vào “Tạo” để qua bước 4 nhé.
Bước 4: Sau khi ấn “Tạo” folder ở bước 3 thì bạn sẽ được chuyển sang giao diện mới. Giao diện của folder bộ nhớ dùng chung. Tại đây có một số thông tin mà Google liệt kê ra như:
- Tên của bộ nhớ dùng chung, ở đây mình đặt là: EKA SHOP
- Phía dưới thì có số lượng thành viên và liên kết thêm thành viên mới.
Bước 5: Tại bước này sẽ là bước thêm thành viên mới vào bộ nhớ dùng chung. Tại đây bạn sẽ có một số yêu cầu để bắt đầu như:
- 1. Bạn có thể nhập tên hoặc địa chỉ email của thành viên trong bộ nhớ dùng chung để thêm vào. Các bạn nên nhập email cho đỡ nhầm lẫn.
- 2. Tại phần cấp quyền mình khoanh đỏ có các lựa chọn như sau:
- Người quản lý: nếu tài khoản được cấp quyền này đồng nghĩa với việc thành viên đó sẽ có toàn quyền quản lý các thành viên khác, có thể tải tài liệu lên / chỉnh sửa tài liệu và xóa tài liệu của các thành viên khác tải lên.
- Người quản lý nội dung: thành viên được cấp quyền này có thể tải tài liệu lên và chỉnh sửa, xóa tất cả các tập tin hiện có tại folder của bộ nhớ dùng chung.
- Người đóng góp: thành viên được cấp quyền này có thể tải tài liệu lên và chỉnh sửa tất cả các tập tin hiện có tại folder của bộ nhớ dùng chung.
- Người nhận xét: Có thể nhận xét (comment) tất cả các tệp, không có quyền tải lên hoặc xóa các tệp tin.
- Người xem: Chỉ có thể xem nội dung tài liệu mà thôi :D.
Mặc định thì Google để quyền truy cập thứ hai (Người quản lý nội dung), điều này khá là rủi ro. Các bạn nên để quyền cho các tài khoản trong nhóm là (Người đóng góp). Điều này sẽ làm giảm khả năng rủi ro vì có thể chỉnh sửa nhầm tài liệu của người khác. Mặc dù Google có chức năng “roll-back” lại nhưng nói chung là cũng phức tạp :D.
- Nội dung các bạn có thể ghi chú cho thành viên mới được thêm vào. Các bạn ghi gì chả được, không ghi cũng được :D.
Sau khi đã làm xong các bạn ấn vào “Gửi” để Google tự báo cho thành viên mới biết nhé!
Bước 6: Sau khi bước 5 thành công thì coi như hết nội dung bài này rồi. Từ bước 6 mình sẽ giới thiệu thêm một chút về các chức năng khác của Bộ nhớ dùng chung của Google Drive. Sau đây là một số liên kết (menu) tiện ích nhanh.
Để xem nhanh thành viên / chỉnh sửa quyền hạn thành viên các bạn có thể click luôn vào liên kết “2 thành viên“.
Bước 7: Sau khi ấn vào liên kết tại bước 6. Thì 1 cái pop-up sẽ hiện lên toàn bộ các thành viên, các bạn có thể chỉnh sửa quyền truy cập hoặc xóa luôn thành viên khỏi nhóm này. Như ảnh các bạn nhé :D. Toàn tiếng Việt nên chắc mình không phải nói quá nhiều nhỉ ?
Bước 8: Tiếp theo sẽ là một phần nhiều chức năng hơn, các bạn có thể click vào cái liên kết hình tam giác lộn ngược ở cuối tên của group. Các bạn click vào đó sẽ có các lựa chọn sau:
- Thêm thành viên => cái này thì rõ quá rồi :D. Thêm thành viên như nào các bạn có thể xem lại ở bước 5
- Quản lý thành viên => cũng rõ rồi, cái này các bạn có thể truy cập nhanh ở bước 7
- Gửi email cho các thành viên => chức năng khá hay ho, ví dụ như để thông báo gì đó kiểu “Chiều nay 5h nhậu nhé / có tập tin tài liệu mới nhé” thế là tất cả 500 anh em trong nhóm đều nhận được rất hay ho và đỡ tốn thời gian.
- Cài đặt bộ nhớ dùng chung
- Thay đổi chủ đề => các bạn có thể thay đổi cái giao diện cover của nhóm, giống với facebook ý.
- Đổi tên
- Tìm kiếm trong
- Xem thùng rác => các tệp tin bị xóa sẽ nằm ở thùng rác, các bạn có thể vào để lấy lại hoặc xóa hoàn toàn
- Xóa drive nhóm
Bước 9: Các bạn có thể xem lịch sử hoạt động của các thành viên trong nhóm bằng cách click vào biểu tượng chữ “i” bên phải :D.
Giờ đây người dùng sẽ không phải mất thời gian vào việc đồng bộ các tài liệu hay lo lắng về việc tốn dung lượng bộ nhớ. Với Drive File Stream, bạn và đồng nghiệp có thể truy cập và làm việc bất cứ lúc nào.
Upload và chia sẻ file trên Bộ nhớ dùng chung Google Drive
Việc upload và chia sẻ file hay tạo folder trên drive bộ nhớ dùng chung cũng như 1 gmail thông thường. Tuy nhiên ở phần drive bộ nhớ dùng chung, Google không cho phép người dùng share folder mà chỉ share file để hạn chế về việc lạm dụng tính năng bộ nhớ dùng chung của Google Drive.
Một số lưu ý:
– Bạn không thể chia sẻ thư mục trong Bộ nhớ dùng chung, chỉ có thể chia sẻ file. – Bạn không thể di chuyển thư mục từ bên Drive của tôi vào Bộ nhớ dùng chung, Bạn có thể di chuyển File mà thôi, dĩ nhiên file đó phải thuộc quyền sở hữu của bạn thì mới được nhé. – Nếu file không thuộc quyền sở hữu của bạn thì bạn có thể copy sao chép file đó thành file của bạn trước khi di chuyển vào Bộ nhớ dùng chung.
Cách thoát ra Bộ nhớ dùng chung Google Drive, xóa Bộ nhớ dùng chung
Nếu bạn là Người quản lý thì hãy vào Quản lý thành viên sau đó xóa Thành viên muốn xóa
Nếu bạn là Người quản lý nội dung, Người đóng góp, Người nhận xét, Người xem thì chỉ có cách nhờ Người quản lý xóa bạn ra khỏi Bộ nhớ dùng chung đó thôi.
Để xóa Bộ nhớ dùng chung thì có 2 cách:
- Vào Quản lý thành viên và xóa bạn ra
- Xóa tất cả nội dung, file, folder đó, sau đó chọn Xóa bộ nhớ dùng chung
Bộ nhớ dùng chung Shared Drives (Team Drives) và Drive của tôi (My Drive) khác nhau như thế nào?
Như vậy, phía trên EKA SHOP đã hướng dẫn chi tiết cho các bạn biết Bộ nhớ dùng chung là gì, cũng như cách sử dụng bộ nhớ dùng chung. Hy vọng, sẽ giúp ích cho các bạn hơn trong quá trình sử dùng Google Drive