Mail Merge là gì? 4 bước sử dụng Mail Merge trong Word nhanh nhất

Thuật ngữ Mail Merge là gì?

Mail Merge mang nghĩa “trộn thư”. Đây là tiện ích tạo một loạt các bản sao nội dung đến các địa chỉ email khác nhau dựa trên một mẫu thư duy nhất, chỉ thay đổi một số thông tin cố định như tên, giới tính. Quá trình này tiết kiệm thời gian và công sức so với việc gửi từng bức thư đơn lẻ.

Các bước thực hiện Mail Merge là gì?

Sau khi đã nắm rõ Mail Merge là gì, bạn cần xem xét các bước sau đây để có thể tận dụng tiện ích này trong công việc cũng như học tập thật hiệu quả.

Chuẩn bị nguồn dữ liệu

Danh sách dữ liệu cố định thường được chuẩn bị từ trước để sắp xếp các nội dung này đúng vị trí cần thay đổi trong Mail Merge. Nguồn dữ liệu có thể là họ tên, địa chỉ người nhận hay tên doanh nghiệp, được sắp xếp ở dạng bảng tính trong Word, Excel, Access và xuất sang tệp CSV.

Tạo mẫu nội dung

Trước hết, bạn cần xác định nội dung mà bạn sẽ gửi thuộc dạng nào trong các hình thức sau đây: Thư từ, phong bì, thư điện tử hoặc danh bạ. Sau đó, bạn cần tạo khung thư phù hợp bao gồm nội dung cơ bản và xác định chính xác các vị trí được thêm thông tin cá nhân hóa từ nguồn dữ liệu đã có.

Thực hiện Mail Merge và chỉnh sửa

Sau khi liên kết nguồn dữ liệu vào mẫu thư, bạn hãy sử dụng chức năng xem trước để kiểm tra sai sót và chỉnh sửa nếu cần thiết. Và nếu đã hài lòng với bản xem trước, bạn có thể thao tác hoàn thành Mail Merge. Ngay lập tức, hàng loạt các văn bản với cùng nội dung nhưng khác biệt ở các chi tiết tùy biến sẽ được gửi đến các địa chỉ email trong thời gian nhanh chóng.

4 bước sử dụng Mail Merge trong Word

Nếu như quy trình hợp nhất cần trải qua 3 bước như trên thì riêng đối với ứng dụng Word, cách sử dụng Mail Merge là gì?

Thiết lập dạng tài liệu

• Nhấn vào tab Mailing và chọn Start Mail Merge.
• Chọn Step-by-step Mail Merge Wizard. Lúc này, một khung Mail Merge xuất hiện bên phải màn hình. Bạn hãy chọn loại tài liệu cần tạo và tiếp tục nhấn Next: Starting of Document.

Chọn tài liệu

• Ở phần Select starting document, bạn có thể chọn Use the current document (Sử dụng mẫu thư bạn đang mở hiện tại) hoặc Start a template (Dùng mẫu có sẵn trong Word) hay Start from existing document (Dùng mẫu bạn đã tạo nhưng hiện tại đang không mở).
• Tiếp tục chọn Next: Select recipients.

Chọn người nhận

• Nhấp chuột vào Use an existing list và chọn Browse.

• Lựa chọn nguồn dữ liệu bạn đã chuẩn bị sẵn, có thể ở dạng bảng tính Excel, tài liệu Word, Access hoặc bất cứ văn bản dữ liệu nào khác.
• Nhấn Open và hộp thoại người nhận Mail Merge Recipients sẽ hiện ra trên giao diện màn hình. Tại đây, bạn có thể chọn thêm hoặc bỏ bớt thông tin mà bạn không muốn sử dụng.

• Nhấp OK và tiếp tục chọn Next: Write your letter.

Viết thư và hoàn thành Mail Merge

• Bạn di chuột vào vị trí cần chèn và nhấn Insert Merge Field (Chèn trường hợp nhất), hoặc lựa chọn Address Block (Khối địa chỉ) khi muốn kết hợp các trường chèn tên và địa chỉ người nhận tương ứng hay Greet Line (Dòng lời chào) để chèn tên người nhận vào lời chào của bức thư.
• Nhấn OK và chọn Next: Preview Your Letter.

• Chọn Edit Individual Letters để Mail Merge hợp nhất tất cả dữ liệu trong tệp đã chọn vào mẫu Word.
• Vậy là bạn đã hoàn thành Mail Merge. Lúc này, bạn cũng có thể nhấn vào Previous: Preview Your Letter nếu muốn chỉnh sửa các bước thực hiện trước.

Lợi thế vượt trội của Mail Merge là gì?

Thông qua việc tìm hiểu Mail Merge là gì và các cách thực hiện tương ứng, ta có thể đánh giá rằng đây là tính năng vô cùng hữu ích cho các doanh nghiệp khi vừa muốn tiết kiệm thời gian, tiền bạc nhưng vẫn đảm bảo tính cá nhân hóa trong trải nghiệm của khách hàng.

Tối ưu hóa thời gian và chi phí

Mail Merge rút ngắn thời gian tùy chỉnh từng email riêng lẻ, giảm bớt thao tác nhập thủ công và tạo cơ sở dữ liệu thống nhất để khách hàng truy cập. Từ đó, doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả các chiến dịch quảng bá qua email, theo dõi sở thích và hoạt động của khách hàng cũng như đo lường tỷ lệ phản hồi một cách chính xác.

Cá nhân hóa trải nghiệm

Với Mail Merge, bạn có thể tùy chỉnh các thông tin được cá nhân hóa cho từng người nhận. Đó có thể là tên người nhận hay mã đơn hàng mà họ đã giao dịch gần đây. Điều này giúp tăng sự hài lòng của khách hàng trong đồng thời cải thiện tỷ lệ chuyển đổi nhanh chóng. Bên cạnh đó, tính đồng nhất cao giữa các nội dung có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát dễ dàng và đảm bảo giảm thiểu sai sót trong quá trình gửi thư.

Bài viết này là toàn bộ thông tin tìm hiểu về Mail Merge là gì, cách sử dụng Mail Merge cũng như những ưu điểm vượt trội của nó trong công việc hàng ngày. Nếu có thắc mắc gì, hãy nhanh tay chia sẻ dưới phần bình luận này để nhận được phản hồi sớm nhất từ FPT Shop nhé!