Cách trả lời email lịch sự và chuyên nghiệp như thế nào? Email là một dạng thư điện tử do đó để quá trình làm việc hiệu quả chúng ta phải nắm được những quy tắc và kỹ năng trả lời email một cách chuyên nghiệp, lịch sự và tạo ấn tượng tốt. Theo dõi bài viết này để Tuyển Dụng 365 chia sẻ với bạn kỹ năng viết email chuyên nghiệp.
10 cách trả lời email lịch sự và chuyên nghiệp
Tiêu đề
Tiêu đề khá quan trọng trong khi gửi mail dù là trả lời những chuyện thường ngày cho đến những tin quan trọng tất cả đều phải viết tiêu đề. Điều này thể hiện bạn là người có tính cẩn trọng, kỹ tính, hay để ý những chi tiết nhỏ.
Người nhận sẽ cảm thấy được tôn trọng nếu nhận được một email có đầy đủ tiêu đề, bên cạnh đó nếu muốn tìm lại email của bạn họ sẽ dễ dàng thay vì phải tìm lại trong rất nhiều hòm thư nếu email đó không đó tiêu đề.
Ngoài ra viết tiêu đề email là cách quản lý hòm thư hiệu quả, khi viết tiêu đề email không được dài dòng mà phải viết vào trọng tâm nội dung của cuộc trò chuyện. Lưu ý rằng bạn phải viết sao cho rõ ràng, viết in hoa những từ cần thiết và nhớ có dấu chấm câu.
Cẩn trọng trước trả lời tất cả – Reply all
Nhiều bạn có thói quen tạo cả một danh sách email và gửi hàng loạt tin nhắn cùng một lúc để tiết kiệm thời gian. Nhưng nếu gửi mail theo danh sách thì bạn sẽ có thêm lựa chọn Reply all trả lời tất cả thư trong danh sách nhận mail. Vì thế bạn phải cân nhắc xem tất cả những người trong danh sách đó có cần đọc mail của bạn không hay chỉ cần một vài người cần xem email đó.
Người nhận sẽ cảm thấy phiền nếu nhận được một email không liên quan gì đến mình. Vì thế bạn phải kiểm tra danh sách nhận email xem ai đã nhận được email thì trả lời riêng để tránh làm phiền người khác.
Trả lời tất cả những email nhận được
Nhiều người hay đọc xong email nhưng lại không phản hồi lại đây là điều tối kỵ cần phải tránh nếu muốn sử dụng email một cách chuyên nghiệp. Dù cho bạn không có thắc mắc nào từ email đó nhưng vẫn nên phản hồi lại để người gửi biết được bạn đã đọc được mail. Kể cả khi email đã kết thúc thì vẫn nên phản hồi lại bằng cách cảm ơn hay xác nhận bằng một thông báo nào đó để đánh dấu công việc đã hoàn tất.
Trình bày email khoa học
Hầu như trên các hệ thống mail hiện nay các nhà sản xuất đều có cung cấp các bộ chữ định dạng như font chữ, kích cỡ chữ, bôi đen, gạch chân, in nghiêng,… hãy sử dụng những công cụ này để nhấn mạnh nội dung mình muốn trình bày và những điều quan trọng.
Đặc biệt là font chữ nên sử dụng những font chữ như times new roman, arial,… không nên dùng những font chữ rườm rà, khó đọc. Phần kích thước chữ nên để ở 10 đến 12 và màu chữ là màu đen.
Hạn chế dùng dấu chấm than
Theo một nghiên cứu cho thấy thì việc sử dụng dấu chấm than quá nhiều chứng tỏ bạn là người không điều khiển được cảm xúc của mình. Dấu chấm than có chức năng diễn tả cảm xúc vui, buồn hay phấn khích,… ngoài ra nó còn có ý nghĩa là một mệnh lệnh chẳng ai mong muốn nhận được một email như vậy. Do đó cách viết email hay là không dùng quá nhiều dấu chấm cảm.
Không lai tạp các ngôn ngữ
Nếu bạn xác định được người gửi là người nước nào thì hãy dùng cho chính xác ngôn ngữ của họ không được cho một lúc nhiều ngôn ngữ vào email. Nhiều người cho nhiều ngôn ngữ vào email khiến email trở nên thiếu chuyên nghiệp.
Ví dụ có nhiều mail với nội dung toàn tiếng việt nhưng cuối thư lại là thanks thay vì nói cảm ơn. Việc này là thiếu nghiêm túc và kém chuyên nghiệp trong soạn thảo. Ngôn ngữ Việt Nam rất phong phú nên không cần phải lai tạp một lúc nhiều ngôn ngữ khác vào làm gì.
Xem thêm: Sơ yếu lý lịch viết tay hay đánh máy?
Cẩn thận về mặt nội dung
Tất cả những email sẽ được lưu trữ mãi mãi trên không gian mạng và thực chất là không có cách nào thu hồi hay xóa đi vì mọi thông tin sẽ được lưu trên không gian mạng sẽ không có gì là bí mật, do đó cần phải cẩn trọng về mặt nội dung để tránh bị cáo buộc ảnh hưởng đến tương lai không đáng có.
Đặc biệt là tính năng forward sẽ là công cụ cáo buộc bạn nếu có phần nội dung nhạy cảm, gây tổn thương người khác.
Để phần liên hệ dưới email
Bạn cần phải để lại liên hệ phía dưới email nếu cần trợ giúp hay cần sự giúp đỡ của một ai đó thì nhất định phải để lại thông tin liên hệ ở phía dưới. Thông thường những phần thông tin liên hệ sẽ là tên, số điện thoại, địa chỉ,…
Nhập tên người nhận cuối cùng
Nhằm tránh việc ấn nhầm nút gửi khi nội dung thư chưa được soạn xong thì thay vì nhập tên người gửi đầu tiên hãy nhập vào lúc cuối khi nội dung đã được soạn xong.
Để tránh việc gửi một bức thư không đủ nội dung hay nội dung còn dang dở thì không nên nhập tên người gửi lúc đầu vì bạn sẽ không gửi được nếu không có email người gửi.
Rà soát lại nội dung trước khi gửi
Kiểm tra lại tất cả từ câu từ cho đến nội dung trong email, chúng sẽ giúp bạn có những đoạn email chuyên nghiệp và đúng chính tả, thu hút người khác đọc mail của bạn. Đừng nên bỏ qua bước này nhé vì sẽ không mất của bạn nhiều thời gian đâu.
Kết luận
Như vậy công ty 365SHR vừa chia sẻ cho bạn những cách viết email hay để có thể ứng dụng vào thực tế. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ thật sự bổ ích cho bạn. Chúc các bạn thành công.
Công ty 365SHR là trung tâm giới thiệu dịch vụ việc làm Bình Dương chuyên cung ứng nhân lực cho công ty hay doanh nghiệp. Với nhiều công ty tuyển dụng Bình Dương ra đời khiến bạn khó khăn khi có quá nhiều thông tin tuyển dụng chưa biết chọn nơi nào – 365 SHR sẽ là lựa chọn uy tín giúp bạn có thêm nhiều cơ hội làm việc
Công ty Tuyển Dụng 365 đang là công ty tuyển dụng công nhân tại Bình Dương với 300.000 cơ hội việc làm lương ổn chế độ tốt cho mỗi lao động. Liên hệ với chúng tôi qua thông tin:
CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ GIẢI PHÁP NHÂN SỰ 36
Địa chỉ: B15, Đường Phạm Văn Đồng, Khu Phố UNITOWN, Phường Hòa Phú, Thủ Dầu Một, Bình Dương
Điện thoại: 035 2171 444
Website: https://jobs365.vn/
Email: [email protected]
Website: https://jobs365.vn/