Khi làm báo cáo thực tập, chúng ta thường phải vẽ lại Vẽ sơ đồ trong Word tổ chức của công ty nơi chúng ta thực tập, hoặc phải vẽ lại sơ đồ tổ chức của bộ phận chúng ta thực tập. Việc phải vẽ bằng thao tác thủ công có thể khiến chúng ta tốn rất nhiều thời gian và gặp nhiều khó khăn. Thử hình dung một công ty có tới hàng chục phòng ban, mỗi phòng ban lại có nhiều tổ, nhóm, ngoài ra còn thêm các bộ phận độc lập có chức năng giám sát nữa, chỉ nghĩ thôi đã đau đầu rồi huông chi là vẽ nó một cách thủ công.
Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách thực hiện việc này với chức năng Smart Art, giúp cho việc Vẽ sơ đồ trong Word trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Để tìm hiểu tổng quát về chức năng Smart Art, mời các bạn xem lại bài viết này:
Hướng dẫn sử dụng chức năng Smart Art trong Word
Bước 1: Tạo mẫu sơ đồ
Để Vẽ sơ đồ trong Word, Trong tab Insert, chúng ta chọn chức năng Smart Art.
Trong cửa sổ Smart Art Graphic, chúng ta chọn chức năng Hierarchy để chọn loại sơ đồ phù hợp, sau đó bấm ok để insert mẫu sơ đồ đó ra
Bước 2: Thiết lập định dạng
Quay trở lại tab Home, chúng ta thấy font chữ mặc định của toàn bộ Smart Art vừa tạo đang là font mặc định của Word (dù chúng ta có thiết lập font mặc định cho Word từ trước đó)
Chọn lại Font chữ, cỡ chữ cho phù hợp.
Bạn cũng có thể chọn màu chữ, màu nền để phân biệt các bộ phận cho nổi bật
Bạn có thể chọn toàn bộ khung sơ đồ để định dạng cho tất cả các ô trong sơ đồ đó, hoặc chọn từng ô để định dạng riêng
Bước 3: Xử lý nội dung
Mục Type our text here: Bạn nhập nội dung cho từng vị trí ô vào vùng này. Ví dụ bạn nhập chức danh cho từng bộ phận như sau:
Khi muốn thêm 1 ô (Shape) tại vị trí nào, bạn click chuột phải vào vị trí ô liên quan tới ô đó và tìm đến mục Add Shape
Add Shape After: Thêm một Shape ngang hàng, về bên phải so với Shape đó
Add Shape Before: Thêm một Shape ngang hàng, về bên trái so với Shape đó
Add Shape Above: Thêm một Shape cấp dưới của Shape cũ, cấp được thêm mới này là cấp dưới gần nhất so với vị trí gốc
Add shape Below: Thêm một Shape cấp dưới của Shape cũ, cấp được thêm mới này là cấp dưới cuối cùng so với vị trí gốc
Add Assistant: Thêm cấp trung gian, trợ lý, hỗ trợ. Cấp này nằm dưới cấp gốc, và nằm bên trái, còn các cấp được thêm ở Above / Below nằm bên phải
Để tô màu cho Shape, chúng ta vào tab Format trong mục SmartArt Tools:
Định dạng cho Shape:
- Shape Fill: tô màu nền trong shape
- Shape Outline: Đường kẻ viền của Shape
- Shape Effects: Hiệu ứng cho Shape
Định dạng cho chữ trong Shape
- Text Fill: Màu chữ
- Text Outline: Đường viền của chữ
- Text Effects: Hiệu ứng cho chữ
—
Như vậy chúng ta đã có thể tự tay thiết kế sơ đồ tổ chức – Vẽ sơ đồ trong Word với công cụ SmartArt rồi. Bằng các thao tác đơn giản chúng ta đã có thể tạo ra được những sơ đồ phức tạp một cách dễ dàng và đẹp mắt.
Chúc các bạn thành công!