1. Thế nào là biên bản cuộc họp?
– Biên bản cuộc họp được hiểu là văn bản ghi lại thông tin, nội dung của một cuộc họp bất kỳ. Trong biên bản, người lập sẽ cập nhật những thông tin liên quan đến các vấn đề được đề cập trong buổi họp. Về cơ bản, văn bản này thường là tổng hợp nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia. Thông thường, khi kết thúc mọi người tham dự sẽ ký xác nhận và cam kết về những điều đã trình bày hoặc thống nhất trong buổi họp đó.
– Về bản chất, mỗi cuộc họp được tổ chức tại một cơ quan, đơn vị bất kỳ đều hướng tới mục tiêu là nhằm giải quyết một vấn đề nào đó. Ví dụ: Thay đổi nội quy của cơ quan, công ty, tuyển dụng, ra quyết định sa thải người lao động, lấy ý kiến hoạt động chung cho tổ chức, đơn vị… Khi một cuộc họp được diễn ra, cá nhân chịu trách nhiệm liên quan sẽ phải thực hiện nghĩa vụ lập biên bản cuộc họp. Hay nói cách khác, đây là hoạt động mang tính chất bắt buộc mà các cơ quan, tổ chức phải thực hiện khi tổ chức một buổi họp bất kỳ.
– Biên bản cuộc họp là khái niệm quen thuộc, gắn liền với các cơ quan, tổ chức, sự nghiệp trong và ngoài Nhà nước. Với bất kỳ cuộc họp nào, biên bản cuộc họp cũng được đề cập và sử dụng đến. Ở một số cơ quan, đơn vị, biên bản cuộc họp là chứng thư pháp lý mà mỗi cuộc họp cần phải duy trì có.
– Nội dung của biên bản cuộc họp thường có các thông tin sau đây:
+ Quốc hiệu, tiêu ngữ.
+ Tên cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp kèm theo số biên bản, tên biên bản.
+ Địa điểm, ngày… tháng… năm… giờ… lập biên bản.
+ Các đối tượng tham gia cuộc họp.
+ Tên của người chủ trì cuộc họp và họ và tên thư ký.
+ Nội dung chính và các mục diễn ra trong cuộc họp.
+ Kết quả của cuộc họp.
+ Thời gian kết thúc cuộc họp
+ Chữ ký xác nhận của các bên tham gia cuộc họp.
2. Ý nghĩa của biên bản cuộc họp:
Biên bản cuộc họp có vai trò, ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Cụ thể như sau:
+ Thứ nhất, nó là văn bản ghi lại quá trình diễn ra của một cuộc họp. Tất cả các thông tin liên quan đến nội dung cuộc họp, thành phần tham gia, kết quả của cuộc họp. Bản chất của các cuộc họp là hướng đến giải quyết một vấn đề bất kỳ. Thành phần tham gia thương thảo cuộc họp thường là những chủ thể chịu trách nhiệm, đảm nhiệm những vị trí cụ thể (Tức không phải ai trong một đơn vị, tổ chức cũng có thể tham gia vào cuộc họp đo). Do vậy, biên bản cuộc họp chính là “minh chứng” ghi lại tiến trình của cuộc họp đó. Điều này phục vụ cho việc truyền đạt lại thông tin, nội dung của cuộc họp cho những chủ thể khác được biết.
+ Thứ hai, biên bản cuộc họp giúp duy trì, đảm bảo tính ổn định, công khai, minh bạch của một cuộc họp. Bởi lẽ, biên bản sẽ ghi lại toàn bộ quá trình diễn ra của một cuộc họp. Việc ghi lại sẽ đảm bảo tính chính xác. Đây chính là cơ sở nền tảng nhất để các cá nhân, thành viên khác có thể nắm bắt được thông tin của cuộc họp một cách đầy đủ và chuẩn xác.
Ví dụ: Công ty TNHH Minh An tổ chức một cuộc họp nhằm sa thải nhân viên Nguyễn Văn B, do nhân viên này có hành vi trộm cắp, gây thất thoát tài chính của công ty. Tại cuộc họp có sự tham gia của ban giám đốc công ty, trưởng phòng nhân sự, anh Nguyễn Văn B và thư ký cuộc họp. Trong cuộc họp, hội đồng đã phê duyệt kết luận sa thải anh Nguyễn Văn B. Những căn cứ làm lý do sa thải cũng được hội đồng cung cấp đầy đủ. Thư ký cuộc họp là chị Phạm Thị N đã ghi chép một cách đầy đủ tiến trình và nội dung của cuộc họp. Sau khi cuộc họp kết thúc, biên bản cuộc họp được công bố. Đây chính là căn cứ, cơ sở kèm theo của thông báo sa thải nhân viên của công ty TNHH Minh An. Trong trường hợp này, biên bản cuộc họp còn mang giá trị pháp lý cao. Bởi nó chính là căn cứ chứng minh việc sa thải nhân viên của Công ty Minh An là đúng với quy định của pháp luật. Trong trường hợp anh B muốn kiện cáo, khiếu nại, thì biên bản cuộc họp chính là minh chứng để công ty Minh An bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
+ Thứ ba, biên bản cuộc họp chính là căn cứ pháp lý, giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ thể liên quan trong một cuộc họp.
+ Thứ tư, biên bản cuộc họp giúp tạo nên sự toàn diện, logic, ổn định của một khâu trình giải quyết một vấn đề bất kỳ của cơ quan, tổ chức. Biên bản cuộc họp sẽ được công bố một cách công khai. Điều này giúp các chủ thể liên quan có thể nắm bắt được đầy đủ thông tin của cuộc họp đó. Điều này giúp giá trị, ý nghĩa của nội dung cuộc họp được đảm bảo.
3. Mẫu biên bản cuộc họp:
BIÊN BẢN HỌP
Về việc…
Hôm nay, vào lúc ….… giờ …… ngày ….. tháng ….. năm …..
Tại ………
Diễn ra cuộc họp với nội dung ……
I. Thành phần tham dự:
1. Chủ trì: Ông/Bà …… Chức vụ: ……
2. Thư ký: Ông/Bà …… Chức vụ: ……
3. Thành phần khác:
………
II. Nội dung cuộc họp:
………
III. Biểu quyết (nếu có):
– Tổng số phiếu: ……. Phiếu
– Số phiếu tán thành: …… phiếu, chiếm …… %
– Số phiếu không tán thành: ……… phiếu, chiếm …… %
IV. Kết luận cuộc họp:
……
Cuộc họp kết thúc vào lúc ….. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản.
Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký./.
4. Cách viết biên bản cuộc họp chuẩn:
Biên bản cuộc họp là văn bản kèm theo của một cuộc họp bất kỳ. Tại đó, cá nhân, tổ chức sẽ cập nhật những thông tin, nội dung liên quan trong cuộc họp. Chính vì vai trò, ý nghĩa đặc biệt quan trọng của nó, khi viết văn bản cuộc họp, cá nhân chịu trách nhiệm cần lưu ý một số vấn đề sau đây:
– Biên bản cuộc họp phải đảm bảo đầy đủ các nội dung (cấu trúc) theo quy định chung. Các nội dung này mang tính khuôn mẫu thống nhất mà biên bản cuộc họp không thể thiếu. Bởi chỉ khi đảm bảo các nội dung này, các thông tin của cuộc họp mới được cập nhập một cách chuẩn chỉnh. Đồng thời, đây cũng là cơ sở nền tảng để giúp bảo đảm các thông tin được cung cấp đầy đủ, tránh thiếu sót xảy ra.
– Khi viết biên biên bản cuộc họp, người viết phải đảm bảo cập nhập một cách đầy đủ, chính xác các nội dung của cuộc họp, không được thiếu sót. Bởi lẽ, ý nghĩa, vai trò chung nhất của biên bản cuộc họp là ghi chép lại tiến trình, nội dung của một cuộc họp bất kỳ. Nếu như thông tin của cuộc họp không được cung cấp một cách kỹ càng, toàn diện thì vai trò, ý nghĩa này không được đảm bảo.
– Lập biên bản cuộc họp, người lập không được bổ sung thêm bất kỳ nội dung, thông tin nào không đúng so với thực tiễn diễn ra.
– Khi viết biên bản cuộc họp, người lập cần viết theo một mẫu có sẵn. Mẫu cuộc họp này giúp tạo nên tính logic, chặt chẽ về mặt hình thức của biên bản cuộc họp. Đồng thời, nó giúp việc trình bày thông tin diễn ra một cách chuẩn chỉnh hơn. Viết theo mẫu có sẵn, người lập biên bản chỉ cần trình bày thông tin theo bố cục chung nhất. Đây cũng là cơ sở giúp việc lập biên bản được dễ dàng hơn.
– Khi lập biên bản cuộc họp, người lập biên bản chỉ cần ghi một cách trong tâm những thông tin của cuộc họp, tránh gây lan man, khó hiểu cho người đọc. Việc ghi đúng trọng tâm này cũng đảm bảo duy trì bản chất của biên bản cuộc họp là ghi lại một cách tóm lược, đầy đủ thông tin của một cuộc họp. Việc ghi chép tóm lược này đủ để người đọc nắm bắt được trọn vẹn thông tin.
– Biên bản cuộc họp phải có chữ ký đầy đủ của những người tham gia cuộc họp. Chữ ký này mang tính chất xác thực cao, giúp những người tham gia xác nhận rằng những thông tin, nội dung được cung cấp trong biên bản cuộc họp là hoàn toàn đúng theo thực tế diễn ra. Việc ký tên này giúp các cá nhân, chủ thể khác khi xem lại biên bản cuộc họp sẽ yên tâm khi biết rằng, những thông tin được cung cấp trong biên bản là đảm bảo tính cụ thể, đúng đắn.
Trên đây là những vấn đề mà người lập biên bản cần lưu ý khi lập biên bản cuộc họp.