Vi phạm hành chính là một trong những hành vi vi phạm pháp luật xẩy ra phổ biến ở hầu hết các lĩnh vực của đời sống xã hội. Nhằm đảm bảo trật tự, hạn chế các hành vi vi phạm Quốc hội đã ban hành Luật Xử lý vi phạm hành chính và Chính phủ, các bộ ngành đã ban hành các Nghị định, Thông tư để quy định, hướng dẫn các chế tài xử lý đối với những hành vi vi phạm của tổ chức, cá nhân. Để có căn cứ xác định hành vi của tổ chức, cá nhân vi phạm cũng như việc ban hành quyết định xử phạt và các biện pháp khắc phục hậu quả thì Luật quy định việc lập biên bản đối với những hành vi vi phạm đó. Trong phạm vi bài viết, tác giả bàn về quá trình lập biên bản vi phạm hành chính và những yêu cầu đối với quy trình này.
Về nguyên tắc lập biên bản, khoản 1 Điều 58 Luật XLVPHC quy định: “Khi phát hiện vi phạm hành chính thuộc lĩnh vực quản lý của mình, người có thẩm quyền đang thi hành công vụ phải kịp thời lập biên bản, trừ trường hợp xử phạt không lập biên bản theo quy định tại khoản 1 Điều 56 của Luật này”.Như vậy, đối với mỗi hành vi vi phạm hành chính, khi bị phát hiện phải đươc lập biên bản một cách kịp thời, quy định này nhằm đảm bảo tính nghiêm minh trong thi hành luật, mặt khác đây cũng là một trong những căn cứ để chứng minh hành vi vi phạm hành chính của đối tượng vi phạm. Bên cạnh đó, tùy vào tính chất của vụ việc Luật có những quy định những trường hợp đặc thù như:“Trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện nhờ sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ thì việc lập biên bản vi phạm hành chính được tiến hành ngay khi xác định được tổ chức, cá nhân vi phạm.Vi phạm hành chính xảy ra trên tàu bay, tàu biển, tàu hỏa thì người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu có trách nhiệm tổ chức lập biên bản và chuyển ngay cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính khi tàu bay, tàu biển, tàu hỏa về đến sân bay, bến cảng, nhà ga”.
Về thẩm quyền lập biên bản, theo quy định tại khoản 7 Điều 1 Nghị định số 97/2017/NĐ-CP thì “người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính gồm người có thẩm quyền xử phạt, công chức, viên chức và người thuộc lực lượng Quân đội nhân dân, Công an nhân dân đang thi hành công vụ, nhiệm vụ theo văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản hành chính do cơ quan, người có thẩm quyền ban hành; người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu và những người được chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu giao nhiệm vụ lập biên bản”. Như vậy, đối với trường hợp là cán bộ hợp đồng, người lao động thì không có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính.
Ngoài ra, Nghị định cũng quy định người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính nhưng không có thẩm quyền xử phạt chỉ có quyền lập biên bản về những vi phạm thuộc phạm vi thi hành công vụ, nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm về việc lập biên bản.Trường hợp vụ việc vi phạm vừa có hành vi vi phạm thuộc thẩm quyền xử phạt của người lập biên bản, vừa có hành vi vi phạm không thuộc thẩm quyền xử phạt hoặc vượt quá thẩm quyền xử phạt của người lập biên bản, thì người đó vẫn phải tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính đối với tất cả các hành vi vi phạm và chuyển ngay biên bản đến người có thẩm quyền xử phạt để tiến hành xử phạt theo quy định tại khoản 3 Điều 58 Luật xử lý vi phạm hành chính.
Về nội dung biên bản, khoản 2 Điều 58 Luật XLVPHC quy định:“Biên bản vi phạm hành chính phải ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm lập biên bản; họ, tên, chức vụ người lập biên bản; họ, tên, địa chỉ, nghề nghiệp của người vi phạm hoặc tên, địa chỉ của tổ chức vi phạm; giờ, ngày, tháng, năm, địa điểm xảy ra vi phạm; hành vi vi phạm; biện pháp ngăn chặn vi phạm hành chính và bảo đảm việc xử lý; tình trạng tang vật, phương tiện bị tạm giữ; lời khai của người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm; nếu có người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại thì phải ghi rõ họ, tên, địa chỉ, lời khai của họ; quyền và thời hạn giải trình về vi phạm hành chính của người vi phạm hoặc đại diện của tổ chức vi phạm; cơ quan tiếp nhận giải trình”.Trên cơ sở quy định của Luật, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 97/2017/NĐ-CP trong đó đã quy định về các biểu mẫu trong xử phạt vi phạm hành chính. Ngoài ra, một số bộ, ngành quy định biểu mẫu riêng áp dụng cho ngành, lĩnh vực như Bộ Công Thương, Bộ Công an…
Trong quá trình lập biên bản vi phạm hành chính không phải bất kỳ tổ chức hay cá nhân nào cũng tuân thủ quy định của pháp luật, chính vì vậy Luật quy định: “Trường hợp người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm không có mặt tại nơi vi phạm hoặc cố tình trốn tránh hoặc vì lý do khách quan mà không ký vào biên bản thì biên bản phải có chữ ký của đại diện chính quyền cơ sở nơi xảy ra vi phạm hoặc của hai người chứng kiến.”Quy định này nhằm đảm bảo việc thi hành pháp luật cho các cơ quan có thẩm quyền, tránh trường hợp phải phụ thuộc vào việc kí biên bản của đối tượng vi phạm.
Ngoài ra, Luật quy định rất rõ về cách thức kí biên bản vi phạm hành chính, cụ thể tại khoản 3 Điều 58 quy định: “Biên bản vi phạm hành chính phải được lập thành ít nhất 02 bản, phải được người lập biên bản và người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm ký; trường hợp người vi phạm không ký được thì điểm chỉ; nếu có người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại thì họ cùng phải ký vào biên bản; trường hợp biên bản gồm nhiều tờ, thì những người được quy định tại khoản này phải ký vào từng tờ biên bản. Nếu người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm, người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại từ chối ký thì người lập biên bản phải ghi rõ lý do vào biên bản.”
Nhằm đảm bảo tính khách quan, minh bạch của việc thực thi pháp luật, Luật cũng quy định biên bản vi phạm hành chính lập xong phải giao cho cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính 01 bản. Trường hợp người chưa thành niên vi phạm hành chính thì biên bản còn được gửi cho cha mẹ hoặc người giám hộ của người đó.
Mặc dù, các nguyên tắc, trình tự thực hiện được quy định rõ ràng, tuy nhiên trong quá trình thực hiện một số cán bộ, công chức, viên chức thi hành pháp luật vẫn có những sai sót như: Việc lập biên bản vi phạm hành chính không đúng thẩm quyền, sử dụng sai các biểu mẫu, quá trình lập biên bản người vi phạm không kí nhưng không có chữ kí của ít nhất hai người chứng kiến hoặc chính quyền địa phương nơi xảy ra vi phạm. Lập biên bản vi phạm đối với tổ chức nhưng người kí biên bản không phải là người đại diện theo pháp luật hoặc là người đại diện theo ủy quyền.
Thiết nghĩ, trong thời gian tới nhằm đảm bảo việc áp dụng pháp luật thì những người có thẩm quyền lập biên bản cần tuân thủ các nguyên tắc cũng như trình tự thủ tục trong lập biên bản vi phạm hành chính./.
Cẩm Thạch