Trong văn hóa doanh nghiệp, thư ngỏ được xem là lời chào hỏi vô cùng quan trọng. Thư ngỏ không quá khó viết nhưng để tạo được ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng lại không phải dễ. Vậy thư ngỏ là gì? Tham khảo và tải ngay những mẫu thư ngỏ thành công nhất qua bài viết sau đây nhé!
1. Thư ngỏ là gì?
Đại khái, thư ngỏ là loại thư dùng để nêu lên yêu cầu hoặc đề xuất một nội dung, vấn đề nào đó. Hiện nay, thư ngỏ được biết đến phổ biến dưới các hình thức như: thư ngỏ xin tài trợ, thư ngỏ chào hàng, thư ngỏ mời hợp tác. Điểm chung của các loại thư này là đều mang tính chất công việc và thường đại diện cho một đơn vị, tập thể lớn.
Nói chính xác hơn, thư ngỏ được xem như thư chào hàng mà doanh nghiệp gửi đến khách hàng. Mục đích chính là để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và thu hút sự quan tâm của khách hàng.
Thư ngỏ được xem như một hình thức marketing hiệu quả. Bạn có thể gửi thư viết tay hoặc gửi qua email đều được. Viết thư ngỏ sẽ thể hiện được thành ý của doanh nghiệp và có ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong quy trình bán hàng.
2. Cấu trúc thông thường của một thư ngỏ
Để sử dụng thư ngỏ được hiệu quả, ngoài việc đảm bảo gửi thư đúng đối tượng còn cần phải đảm bảo đúng cấu trúc. Một bức thư ngỏ thông thường cần đảm bảo các nội dung sau:
- Đầu tiên là lời chào gửi đến quý đối tác, khách hàng.
- Giới thiệu về công ty cũng như những vị thế hiện có.
- Nêu rõ mục đích viết thư ngỏ là gì.
- Giới thiệu về sản phẩm và những điểm mạnh.
- Đưa ra lời mời hợp tác đầy thành ý và lời cảm ơn.
- Sau cùng là để lại thông tin liên hệ.
>>> Tham khảo thêm: Thư từ chối nhận việc cực khéo mà bạn nên biết!
3. Những yêu cầu của một thư ngỏ
Những yêu cầu cơ bản của thư ngỏ là gì? Để có một bức thư ngỏ “thuận mua vừa bán” người viết cần đảm bảo những yêu cầu sau.
3.1 Văn phong ngắn gọn
Sẽ chẳng ai muốn đọc một bức thư ngỏ bán hàng dài dòng lan man cả. Hãy chia thư ngỏ thành nhiều đoạn ngắn và mỗi đoạn không nên viết quá 5 câu. Bạn cần tập trung nêu bật lên ý chính và trình bày sao cho dễ hiểu. Viết ngắn gọn, cô đọng, súc tích và tránh dùng những từ ngữ quá hoa mỹ gây khó hiểu.
3.2 Nội dung được phân bổ hợp lý
Rất có thể sau khi đọc lời chào nhiều người sẽ đọc lướt xuống nội dung sản phẩm và mục đích. Do vậy việc phân bổ nội dung sao cho hài hòa và hợp lý là điều cần thiết. Theo như cấu trúc thư ngỏ được trình bày ở trên, thì lời mời hợp tác nên đặt dưới phần giới thiệu sản phẩm. Có như vậy dù không có nhiều thời gian đọc, người đọc vẫn nắm rõ được nội dung thư ngỏ một cách nhanh chóng.
>>> Tham khảo thêm: Thư cảm ơn khách hàng: Nơi giúp bạn bày tỏ lòng cảm ơn
3.3 Xem khách hàng là trọng điểm
Tâm lý chung của phần lớn khách hàng sẽ để ý xem họ sẽ nhận được gì khi dùng sản phẩm của bạn. Vì vậy, thay vì tập trung ca ngợi sản phẩm của mình, hãy cho khách hàng thấy được những quyền lợi khi sở hữu sản phẩm. Đừng dùng quá nhiều các từ ngữ như “tôi” “chúng tôi” mà hãy dùng “anh” “chị” ‘bạn” “ông” “bà”. Nhắc đến khách hàng nhiều hơn để họ cảm nhận được tầm quan trọng và những lợi ích mình mà mình nhận được.
3.4 Thu hút sự chú ý của khách hàng
Thời gian để một người quan tâm và có hứng thú với sản phẩm đang được chào bán là không nhiều. Do đó bạn cần tranh thủ và biết nắm bắt thời cơ để thu hút được sự chú ý của họ.
Ngay dòng tiêu đề đầu tiên, hãy nêu bật lên lợi ích của sản phẩm, dịch vụ. Độ dài của câu chào hàng này chỉ nên trong phạm vi 17 từ là hoàn hảo nhất.
>>> Tham khảo thêm: Thư từ chối phỏng vấn – Hướng dẫn cách viết khéo léo và lịch sự bạn nên biết
3.5 Đưa ra những “chứng thực”
Phần lớn người mua có xu hướng bị tác động bởi ý kiến của những người xung quanh trước khi mua, nhất là chuyên gia có tên tuổi. Có sự khẳng định và chứng thực của họ, không khó để khách hàng bị thuyết phục và quyết định mua hàng.
Đặc biệt, nếu sản phẩm có giấy kiểm định và đã trải qua quy trình đánh giá chất lượng nghiêm ngặt thì lại càng uy tín hơn. Đây có thể là ưu thế của bạn so với những mặt hàng thay thế khác trên thị trường. Hãy sử dụng một cách khôn ngoan và trung thực để xây dựng niềm tin từ khách hàng.
4. Bí quyết viết thư ngỏ cho nhà tài trợ dễ thành công
4.1 Xác định rõ mục tiêu
Để viết được bức thư ngỏ xin tài trợ thành công, bạn cần thuyết phục nhà tài trợ bằng những mục tiêu rõ ràng và cụ thể của mình.
- Những kỳ vọng bạn muốn nhận được từ bức thư ngỏ là gì?
- Những điều bạn mong muốn thể hiện cho nhà tài trợ thấy trong bức thư ngỏ là gì?
- Bạn mong muốn được tài trợ những gì?
- Tại sao những điều trên lại cần thiết và quan trọng để được tài trợ?
- Nhà tài trợ sẽ nhận được những lợi ích gì?
4.2 Lập danh sách nhà tài trợ
Một vài lưu ý cần biết khi lập danh sách nhà tài trợ chính là:
- Đừng chỉ dựa vào mối quan hệ cá nhân. Hãy để ý xem đồng nghiệp xung quanh có mối quan hệ gì với các doanh nghiệp tài trợ hay không. Đó có thể là khách hàng cũ, khách hàng mới, nhà tài trợ cũ. Hãy ngỏ ý nhờ sự giúp đỡ để có được những mối quan hệ tài trợ tốt nhất.
- Đừng chỉ chú trọng những doanh nghiệp lớn mà phớt lờ những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hơn ai hết, các doanh nghiệp nhỏ lại rất muốn duy trì mối quan hệ hợp tác với nhiều doanh nghiệp. Đôi bên có thể trao đổi lợi ích khác thay vì tiền bạc sòng phẳng.
- Nâng cao kỹ năng làm việc nhóm bằng cách chia đều công việc cho mọi người. Nếu là trưởng nhóm, bạn có thể chia nhỏ danh sách nhà tài trợ để các thành viên giúp đỡ liên lạc. Sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian lại còn phát huy tinh thần đồng đội.
4.3 Thể hiện rõ mong muốn trong thư ngỏ
Có rất nhiều hình thức tài trợ: tài trợ nhân lực, tài trợ tài chính, tài trợ thiết bị, tài trợ địa điểm… Chính vì vậy bạn cần nêu rõ mong muốn của mình để các nhà tài trợ xem xét. Điều này rất quan trọng vì họ cần thời gian để đánh giá và cân nhắc có thể đáp ứng đáp ứng mong muốn của bạn hay không.
5. Những mẫu thư ngỏ được sử dụng nhiều nhất
5.1 Mẫu số 1
Thư ngỏ chào hàng là một trong những mẫu thư được sử dụng nhiều nhất. Tuy phổ biến nhưng không phải ai cũng biết cách viết sao cho thật chỉn chu và hiệu quả.
>>>Tải xuống mẫu này tại ĐÂY
5.2 Mẫu số 2
Thư ngỏ mời hợp tác cần thể hiện được thiện chí và thuyết phục được người đọc. Cần đưa ra từ 2 phương án hợp tác trở lên để đối tác dễ dàng lựa chọn, tránh mất đi cơ hội và thời gian của đôi bên.
>>>Tải xuống mẫu này tại ĐÂY
5.3 Mẫu số 3
Mẫu thư ngỏ hợp tác bằng tiếng Anh được sử dụng rất nhiều tại các doanh nghiệp đa quốc gia. Cần viết đúng chính tả và ngữ pháp để không bị đánh giá thấp từ phía đối tác.
>>>Tải xuống mẫu này tại ĐÂY
Vậy là qua bài viết trên, Mua Bán giải đáp đến bạn thư ngỏ là gì và những mẫu thư ngỏ được sử dụng thành công nhất. Hy vọng nội dung sẽ có ích và giúp bạn hoàn thành công việc thật tốt. Truy cập Muaban.net thường xuyên để đón chờ những cơ hội việc làm hấp dẫn nhất trong năm nhé.
>>> Xem thêm:
- Tổng Hợp 4 Mẫu Thư Cảm Ơn Nhân Viên Nghỉ Việc Chuẩn Hiện Nay
- Tham khảo 6 mẫu thư xin lỗi khách hàng thiện ý và chuyên nghiệp
- 10 mẫu thư ngỏ xin tài trợ chuyên nghiệp, ấn tượng và hay nhất 2023