Excel không có chế độ sắp xếp tên tự động nên người dùng cần thực hiện các thao tác cơ bản thì mới hoàn thành và làm việc dễ dàng. Để thuận tiện cho việc theo dõi và tìm kiếm bảng danh sách ở trong Excel, mọi người có thể áp dụng các cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel 2010 và những phiên bản khác ở trong nội dung bài viết này.
Cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel
Đối với cột họ và cột tên riêng
Bước 1: Trong Excel, để thực hiện cách sắp xếp tên ABC trong tiếng Việt ở trường hợp cột họ và cột tên riêng. Trước tiên, bạn cần tạo một bộ lọc cho danh sách, bằng cách bôi đen vào những tiêu đề tại đầu dòng của mỗi cột, rồi chọn Data >Filter.
Bước 2: Sau khi tạo được bộ lọc, bạn nhập tiếp vào Sort để thực hiện sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel.
Bước 3: Tại cột Column, bạn hãy chọn Tên và tích vào mục My data has headers, rồi click OK.
Bước 4: Tiếp đó, bạn sẽ thấy một loạt danh sách đã được sắp xếp cột tên theo thứ tự ABC ở trong Excel. Lúc này, bạn hãy thiết lập lại theo số thứ tự sao cho chuẩn xác hơn với danh sách.
Bạn giữ Ctrl, rồi tiến hành kéo từ trên xuống dưới, khi đó bạn sẽ được kết quả như mong muốn.
Cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel
Đối với cột họ và tên chung
Bước 1: Để sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel đối với trường hợp cột họ và tên chung cũng thực hiện tương tự như với cột họ và cột tên riêng. Tuy nhiên, bạn cần phải lọc tên riêng trước, sau đó mới bạn hãy sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel như bình thường.
Trước tiên, bạn hãy click vào cột ở trước cột họ tên, rồi nhấn vào Insert để thêm cột.
Bước 2: Tiếp đó, bạn copy toàn bộ cột họ và tên sang một bên cột mới.
Bước 3: Sau khi đã hoàn thành việc copy, bạn sẽ được một cột gộp lại, rồi bôi đen toàn bộ cột họ và tên mới. Sau đó, bạn nhấn vào tổ hợp phím Ctrl + H.
Bước 4: Tại giao diện của Find And Replace hiện lên, bạn hãy nhập vào mục này và nhấn vào Replace All để thay thế tất cả:
– Tại mục Find what: bạn hãy nhập ký tự * và dấu cách vào.
– Tại mục Replace with: bạn hãy nhập một lần dấu cách vào.
Đợi khoảng một thời gian, hệ thống thông báo All done. Lúc này bạn nhấn vào OK thì mục đó sẽ tự động đóng lại.
Bước 5: Sau khi hoàn thành thao tác trên, bạn hãy thực hiện tương tự như cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC ở trong Excel như với cột họ và cột tên riêng. Khi hoàn tất quá trình sắp xếp thì bạn click vào cột tên và chọn Delete, sẽ được kết quả như ý muốn.
Bôi đen cột tên rồi chọn mục Custom Sort
Tách cột họ và tên bằng Replace
Bước 1: Bạn hãy bôi đen cột họ và tên. Tiếp đó bạn Copy/Paste nó ra một cột bên cạnh (đối với trường hợp này bạn cần chú ý là các dòng cần phải tương ứng với cột họ và tên gốc). Bạn có thể Copy/Paste bằng cách kích vào chuột phải, rồi lựa chọn các chức năng hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl + V.
Bước 2: Bạn bôi đen cột họ và tên vừa mới copy. Bạn mở ribbon Home, rồi tìm mục Editing, tiếp theo mở tùy chọn Find & Select và chọn Replace. Cách khác là bạn cũng có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + H.
Trong bước này, bạn sẽ mở được hộp thoại Find and Replace.
Bước 3: Tại hộp thoại Find and Replace, ở ô Find what, bạn đánh “* ” (trường hợp này có dấu sao và dấu cách sẽ ở cạnh nhau), còn ô Replace with thì để trống.
Sau đó, bạn click chuột vào Replace All, để tách tên ở toàn bộ các ô mà bạn đã lựa chọn. Có một hộp thoại nhỏ hiện ra, sẽ thông báo cho người dùng Excel đã tách tên hoàn tất.
Cách tạo cột họ tên thành tên chỉ với thao tác đơn giản
Tách cột họ và tên bằng các hàm
Bước 1: Bạn cần thực hiện xong việc tách tên cho một dòng trước. Trước tiên, bạn hãy chọn một ô trong hàng đầu tiên của danh sách tên. Sau đó, bạn sử dụng hàm sau:
=RIGHT(X,LEN(X)-FIND(“*”,SUBSTITUTE(X,””,”*”,LEN(X)-LEN(SUBSTITUTE(X,” “,””)))))
Trong đó: X là địa chỉ của ô chứa Họ và tên sẽ đứng đầu danh sách
Bước 2: Bạn tiến hành Copy những hàm đó xuống các dòng bên dưới, bằng cách click đúp chuột trái vào dấu chấm xanh ở góc dưới của ô hoặc bạn bấm giữ nó, rồi kéo xuống các hàng dưới.
Thông qua hai cách trên, bạn có thể tách một cột tên ra để phục vụ việc sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái ABC.
Thực hiện sắp xếp tên theo thứ tự ABC
Sau khi đã tách được một cột tên riêng biệt, bạn hãy bắt đầu thực hiện sắp xếp theo thứ tự ABC.
Bước 1: Trước tiên, bạn hãy bôi đen cột tên vừa mới tách ra.
Bước 2: Bạn mở ribbon Home, trong phần Editing, bạn click vào Sort & Filter rồi lựa chọn Sort A to Z.
Sort A to Z là sắp xếp tên theo thứ tự ABC, còn Sort Z to A là thứ tự để sắp tên theo thứ tự ngược lại CBA.
Bước 3: Bạn chọn Expand the selection để thực hiện sắp xếp các cột còn lại theo cột tên của mình. Sau đó bạn click vào Sort.
Bước 4: Nếu trong bảng danh sách của bạn có cột STT (số thứ tự), bạn có thể thấy được cột đấy đã bị xáo trộn theo cột tên.
Bạn có thể tạo lại một cột số thứ tự mới cho cột danh sách tên mới, bằng cách điền số thứ tự 1 vào hàng đầu tiên. Sau đó, bạn để chuột vào đúng như vị trí dấu chấm xanh ở góc dưới ô, rồi bạn hãy giữ chuột kéo xuống phía dưới để copy số. Đồng thời, bạn bấm nút Ctrl ở trên bàn phím.
Chọn các mục cần thiết để sắp xếp tên theo ABC rồi click OK
Cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel 2010
Sắp xếp tên theo ABC bằng chức năng Sort
Cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel 2010 bằng chức năng Sort là khi lập một danh sách (nhân viên, sản phẩm,…) ở trong bảng Excel.
Chức năng Sort được sử dụng tại thẻ Data, nhóm Sort & Filter
Các bước để sắp xếp tên theo ABC trong Excel 2010 như sau:
Bước 1: Bạn click chuột bôi đen, chọn vùng cần sắp xếp.
Bước 2: Bạn chọn chức năng Sort, khi đó sẽ thấy một bảng chọn được hiển thị.
Bước 3: Bạn lần lượt chọn cột sắp xếp, loại sắp xếp và kiểu sắp xếp.
Để sắp xếp đúng theo tên theo ABC, bạn hãy chọn Cell Values và A to Z. Tiếp tục bạn click OK thì sẽ thu được kết quả ngay sau đó.
Sắp xếp cột tên theo ABC với chức năng Sort
Như cách thức ở trên, bạn sử dụng phần mềm sắp xếp cột họ và tên theo ABC trong Excel. Với chức năng Sort, bạn cũng có thể tách tên, tên đệm và họ.
Kết quả bạn thu được sau khi thực hiện bước tách tên. Tiếp đó, bạn tiến hành tách tên với chức năng Sort thay vì sử dụng với cột họ và tên, hãy có thể sử dụng cho cột tên và thu được kết quả như mong muốn.
Sử dụng chức năng Sort để sắp xếp cột họ và tên theo ABC trong Excel
Trên đây là cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel 2010 đơn giản nhất mà mọi người có thể thực hiện được. Nếu là người mới biết đến Excel thì việc áp dụng các thao tác hướng dẫn trên cũng là một cách giúp mọi người làm quen, cũng như tiếp cận những tính năng cơ bản trong Excel. Hầu hết mọi công việc đều cần phải sử dụng Excel, không chỉ sắp xếp tên mà còn tính toán và thực hiện nhiều việc khác.