Thành thạo Word là một kỹ năng tin học văn phòng cơ bản và cần thiết cho mọi ngành nghề. Để giúp bạn có thêm kỹ năng sử dụng phần mềm này, Blog TopCV sẽ hướng dẫn bạn cách làm mục lục Word tự động nhanh chóng và đơn giản nhất sau đây!
Vai trò của mục lục trong văn bản
Mục lục là một thành phần cực kỳ quan trọng trong bất cứ văn bản Word nào. Tuy nhiên, vì quên mất không tạo mục lục khi soạn thảo văn bản mà sản phẩm tạo ra rất thiếu tính khoa học. Lại khó hỗ trợ được người đọc văn bản trong việc tra cứu thông tin.
Nếu bạn là học sinh, sinh viên thì có thể từ từ tìm hiểu dần. Nhưng nếu bạn là người đã đi làm, lại thường xuyên phải sử dụng tin học văn phòng để hỗ trợ công việc. Thì việc quên không tạo mục lục trong Word sẽ khiến bạn trở thành nhân sự thiếu chuyên nghiệp.
Với chiếc mục lục, người đọc có thể dễ dàng nắm được những nội dung chính của tài liệu, cách sắp xếp và triển khai nội dung trong đó. Không chỉ trong in ấn, mà ở các ấn phẩm điện tử, nếu có mục lục thì người đọc cũng dễ tra cứu và di chuyển đến mục cần đọc nhanh hơn.
Trong doanh nghiệp, các bộ luật, văn bản, sổ tay nếu được soạn thảo một cách chi tiết, khoa học và cẩn trọng với mục lục thì sẽ thuận tiện cho việc sử dụng hơn rất nhiều. Để biết cách làm mục lục Word tự động đơn giản và nhanh chóng nhất, bạn hãy theo dõi tiếp bài viết nhé!
Cách làm mục lục Word 2016, 2013, 2010, 2007
Cách làm mục lục tự động Word ở các phiên bản 2007, 2010, 2013 và 2016 đều giống nhau. Sau đây là những thủ thuật đơn giản sẽ giúp bạn biết cách làm mục lục trong Word 2010, 2016, 2007, 2013 cực chuẩn.
Lựa chọn phần nội dung cần có trong mục lục
Để chiếc mục lục tự động hiển thị mà không cần căn chỉnh thủ công bằng tay. Đầu tiên, bạn cần gắn các tiêu đề chính và phụ vào đúng thẻ hoặc level/cấp bậc của nó. Sắp xếp theo thứ tự: Tiêu đề chính – tiêu đề phụ – tiêu đề con. Các bước thực hiện như sau:
Cách 1: Đánh dấu mục lục bằng Add Text của Table of Contents
- Bước 1: Bạn bôi đen toàn bộ phần nội dung cần có trong mục lục.
- Bước 2: Chọn References -> Add Text -> Level. Trong đó, tiêu đề chính là level 1. Tiêu đề phụ với cấp độ nhỏ dần sẽ giảm từ level 2-3-4.
Cách 2: Sử dụng Heading Styles có sẵn trong tab Home
Gắn tiêu đề chính và phụ vào các thẻ Heading là cách làm tiện lợi, nhanh chóng và dễ dàng hơn. Heading 1 là tiêu đề chính. Heading 2-3-4 là các tiêu đề phụ và tiêu đề con dưới cấp. Tùy thuộc vào cấu trúc văn bản mà bạn gắn thẻ sao cho phù hợp và đúng định dạng.
- Bước 1: Bôi đen toàn bộ tiêu đề -> Home -> Styles.
- Bước 2: Chọn thẻ Header phù hợp. Nếu muốn phong cách riêng biệt, chọn mũi tên mở rộng Quick Styles Gallery. Hoặc chọn Save Selection as New Quick Style nếu muốn tự tạo một phong cách riêng.
Tạo bảng mục lục
Sau khi thuộc tính của các tiêu đề đã được cài đặt, bạn có thể tạo bảng mục lục tự động theo các bước như sau:
- Bước 1: Trỏ chuột vào vị trí cần đặt mục lục. Thường là đặt ở vị trí trang đầu hoặc trang cuối của tài liệu. Nếu cần qua trang mới, bạn hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter.
- Bước 2: Chọn mẫu mục lục sẵn có tại Reference -> Table of Contents -> Automatic Table. Hoặc tự tạo mẫu mục lục theo ý muốn tại Reference -> Table of Contents -> Custom Table of Contents.
- Bước 3: Sau khi tạo bảng mục lục, nếu cần chỉnh sửa nội dung thì click chuột phải vào bảng nội dung rồi chọn Update Table.
Lưu ý:
- Nếu cần chọn mẫu mục lục sẵn có, bạn có thể truy cập vào website Office.com. Gõ từ khóa “More Table of Contents” để tìm thêm mẫu.
- Nếu tự tạo mục lục theo ý thích thì chú ý có nhiều sự lựa chọn: Tab Leader là kiểu dạng khi bấm tab và None là không có gì.
- Để chọn định dạng mục lục muốn tạo thì chọn Format.
- Phần mềm Word tự động quy định tài liệu có định dạng Heading 1 là tiêu đề lớn, Heading 2 là tiêu đề phụ, Heading 3 là tiêu đề con,… Để tất cả các loại tiêu đề từ lớn đến nhỏ đều được đưa vào mục lục, bạn nhất định phải định dạng các tiêu đề trước.
Cập nhật mục lục khi có sự thay đổi
Sau khi hoàn thiện nội dung văn bản, có thể đề mục hoặc số trang của đề mục sẽ thay đổi. Để đảm bảo mục lục chỉ dẫn các đề mục đúng số trang, bạn cần cập nhật lại mục lục theo 2 cách:
- Cách 1: Nhấn chuột phải vào bảng mục lục, chọn Update Field.
- Cách 2: Chọn tab References -> Table of Contents -> Update Table -> Update page numbers only/Update entire table. Với cách này, cả số trang và đề mục đều sẽ được cập nhật đúng. Nhấn nút OK sau cùng để hoàn thành việc cập nhật mục lục.
Lưu ý: Nên chọn Update entire table thay vì Update page numbers only. Bởi vì có khả năng bạn chỉnh sửa, thêm mới hoặc xóa các headings. Thì khi đó, cập nhật lại toàn bộ mục lục bao gồm cả số trang và tên các đề mục sẽ cho ra kết quả chính xác hơn.
Tùy chỉnh giao diện mục lục trong Word
Với cách làm mục lục Word, nếu không hài lòng với template sẵn có thì bạn hoàn toàn có thể thay đổi giao diện theo ý muốn của mình. Với 3 bước đơn giản này, bạn sẽ tạo được một mục lục với thiết kế bắt mắt đúng như mong muốn:
- Bước 1: Bạn nhấn vào tab References -> Table of Contents -> Custom Table of Contents.
- Bước 2: Điều chỉnh các yếu tố muốn thay đổi trong mảng mục lục, ví dụ như cấp độ hiển thị, xóa số trang, căn chỉnh mục lục,… Nếu bạn muốn tùy chỉnh thêm nhiều hơn, có thể nhấn nút Options để chỉnh sửa. Hoàn thành xong thì nhấn OK.
- Bước 3: Trong trường hợp bạn muốn sử dụng những định dạng bổ sung, ví dụ như thay đổi giao diện văn bản chẳng hạn, thì chỉ cần đánh dấu các yếu tố muốn sửa đổi trong bảng và sửa kích thước, màu sắc,… tùy ý. Tất cả các tùy chọn này đều nằm trong tab Home.
Cách xóa mục lục trong Word
Vậy thì, trong trường hợp bạn đã tạo mục lục nhưng không muốn sử dụng nữa, hoặc có lý do gì đó muốn bỏ mục lục đi thì sao? Sau đây là các bước để bạn xóa mục lục trong Word một cách dễ dàng:
- Bước 1: Chọn tab References trong thanh Ribbon.
- Bước 2: Chọn Table of Contents.
- Bước 3: Chọn Remove Table of Contents.
Vậy là bạn đã hoàn tất việc xóa bỏ mục lục rồi đấy! Toàn bộ hình ảnh minh họa trên đây được tái hiện từ cách làm mục lục trong Word 2016 – phiên bản mới nhất. Cách làm mục lục trong Word 2010, 2013, 2007 cũng tương tự như vậy. Mỗi phiên bản chỉ khác một chút về giao diện nhưng nhìn chung về tiện ích thì như nhau. Như vậy, dù ở phiên bản nào, bạn vẫn có cách làm mục lục Word tự động dễ dàng như vậy.
Những kỹ năng tin học văn phòng bên cạnh cách làm mục lục
Không chỉ cần quan tâm đến cách làm mục lục tự động Word, bạn còn cần thành thạo các tính năng khác trên nền tảng ứng dụng tin học văn phòng này. Bởi vì trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ như hiện nay, cho dù bạn không làm nhân viên văn phòng thì vẫn cần thành thạo Word để hỗ trợ công việc, báo cáo, soạn thảo văn bản,…
Dưới đây là một số kỹ năng Word cơ bản nhất mà bạn nên luyện tập để có thể xử lý công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất:
- Biết cách soạn thảo văn bản nhanh, sử dụng 10 ngón để gõ văn bản, không mổ cò.
- Biết định dạng văn bản với font chữ, cỡ chữ, màu sắc hợp lý, thẩm mỹ.
- Thông thạo việc tạo lập, chèn và định dạng các bảng, vẽ biểu đồ.
- Biết chèn video, âm thanh, hoạt cảnh vào trong văn bản.
- Biết chèn link liên kết vào trong văn bản, các từ khóa.
- Biết tạo ghi chú trong văn bản đã soạn thảo.
- Cách thiết lập mặc định trong quá trình soạn thảo văn bản.
- Cài đặt thông số giữa các dòng trong một đoạn văn bản.
- Trình bày văn bản theo đúng yêu cầu, điển hình là đánh dấu trang, trình bày header, footer,…
- Biết sử dụng các tổ hợp phím tắt để tăng tốc độ thao tác khi soạn thảo văn bản.
Tìm hiểu thêm: Kỹ năng tin học văn phòng là gì? Có quan trọng khi tìm việc không?
Những công việc nhất định phải thành thạo Word
Mặc dù đúng rằng đi làm thời nay không có bất cứ giới hạn nào. Dù bạn không ngồi văn phòng thì tiêu chuẩn cơ bản đầu vào khi đi xin việc vẫn bao gồm thành thạo tin học văn phòng (chắc chắn có Word). Bởi vậy, dù bạn làm bất cứ ngành nghề nào thì đều cần đầu tư thời gian vào học các thủ thuật trên phần mềm Word.
Tuy nhiên, nếu bạn đang làm một trong các vị trí công việc sau đây, thì nhất định phải thành thạo phần mềm Word cùng các kỹ năng thiết yếu xung quanh cách làm mục lục:
- Nhân viên hành chính nhân sự
- Nhân viên tuyển dụng
- Nhân viên hành chính văn thư
- Nhân viên content
- Nhân viên dịch thuật
- Nhân viên
- Giáo viên
- Trợ giảng
- Nhân viên văn phòng nói chung…
Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn cách thiết kế CV trên Word đơn giản
Trên đây là toàn bộ cách làm mục lục Word chi tiết và đơn giản nhất. Bạn có thể thực hiện trên mọi phiên bản của phần mềm Word. Ngoài kỹ năng cơ bản này, bạn cũng cần thành thạo các kỹ năng liên quan khác khi sử dụng Word. Đây là cơ hội giúp bạn dễ dàng trúng tuyển vào các doanh nghiệp ở vị trí nhân viên văn phòng và các vị trí công việc khác. Bởi có được kỹ năng tin học văn phòng tốt, bạn có thể hoàn thiện công việc của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn nhiều. Và để tham khảo các công việc mới nhất yêu cầu các kỹ năng Word, Excel và tin học văn phòng, bạn đừng quên truy cập vào nền tảng tuyển dụng trực tuyến TopCV.vn nhé!