In 1 mặt khá lâu và tốn chi phí? Nếu là dân IT văn phòng, chắc hẳn bạn đã tìm kiếm rất nhiều giải pháp để khắc phục tình trạng này đúng không? Trong bài viết hôm nay, mình sẽ chia sẻ với các bạn một số thủ thuật nhỏ giúp bạn hoàn thành công việc với cách in 2 mặt trong Excel một cách nhanh chóng.
1. Khi nào áp dụng in 2 mặt trong Excel
Việc in file excel hiện nay rất phổ biến và được ứng dụng rất nhiều trong việc in ấn văn bản, nội dung cho báo cáo.
- In 1 mặt được áp dụng cho những dữ liệu mà bạn muốn người xem có thể xem nhanh, đọc lướt mà vẫn nắm được nội dung của file Excel mà bạn in ra giấy.
- In 2 mặt được áp dụng cho trang dữ liệu dài, nhiều sheet, nhiều cột, nhiều hàng.
2. Cách in 2 mặt trong Excel
Máy in có thể hỗ trợ hoặc không hỗ trợ in 2 mặt với file Excel. Tùy thuộc vào tình hình thực tế, bạn cần xử lý linh hoạt.
Cách in 2 mặt trên Excel cho máy in KHÔNG hỗ trợ in 2 mặt
Với máy in không hỗ trợ chế độ in 2 mặt trực tiếp trên Excel, bạn có thể sắp xếp in trên Word hoặc PDF:
In 2 mặt trong Excel bằng Word
Đối với thao tác in 2 mặt thủ công như thế này trên Excel, bạn sẽ phải sao chép dữ liệu từ Excel sang Word và thực hiện thao tác in trên Word.
Bước 1: Mở file Excel chứa dữ liệu cần in > Bôi đen toàn bộ dữ liệu cần in.
Bước 2: Click chuột phải chọn Copy (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C).
Bước 3: Chuyển sang file Word > Click chuột phải > Chọn Paste (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V).
Tại mục Paste Option, bạn có thể lựa chọn dán các kiểu bảng khác nhau vào word như: Giữ nguyên định dạng của Excel, theo định dạng của Word, dán ảnh hay chỉ dán giá trị…
Nếu chọn dán ở dạng ảnh thì kết quả sẽ như hình bên dưới:
Nếu bạn chọn sử dụng phím tắt Ctrl + V Nếu dữ liệu của bạn quá dài và tràn ra ngoài trang thì bạn cần làm thêm 1 bước nữa để bảng nằm gọn trong định dạng lề mặc định của Word (Hoặc bạn có thể bỏ qua để sang bước tiếp theo để thực hiện thay đổi kích thước dữ liệu cho vừa với trang)
Sau đó, bạn nhấp chuột phải vào AutoFit AutoFit to Window
Bước 4: Thực hiện thao tác in 2 mặt trên file Word
Sau khi kẻ bảng gọn trong trang văn bản, bạn vào File > Print (Hoặc tổ hợp phím tắt Ctrl + P) để sử dụng chức năng in trong Word
Đặt loại giấy thành A4, Vì máy in không hỗ trợ in 2 mặt nên có thể thực hiện in trang chẵn lẻ hoặc tự động
Cài đặt Add-ins phần mềm hỗ trợ in 2 mặt trong excel
Đối với file Excel thì máy in không hỗ trợ in 2 mặt trong excel chẵn lẻ, chính vì vậy chúng ta cần cài đặt 1 Add-ins trên máy tính để giải quyết vấn đề này.
Bước 1: Bạn cần tìm và tải về file cài đặt Add-ins và giải nén file này.
Bước 2: Mở file Excel muốn in hai mặt, sau đó chọn File.
Bước 3: Tại mục File bạn đã chọn, cần chọn tiếp Options, cửa sổ thiết lập in sẽ hiện ra (hoặc More rồi Options nếu màn hình máy tính của bạn nhỏ).
Bước 4: Trong cửa sổ Excel Options, chọn Add Ins rồi tiếp tục chọn vào Go.
Bước 5: Các bạn tiếp tục chọn Browse và chọn ngay đến thư mục vừa giải nén. Chọn tệp in và sau đó nhấp vào OK. Sau đó bạn tiếp tục nhấn OK ở bước cuối cùng để hoàn tất việc thiết lập in 2 mặt chẵn lẻ trên excel 2007, 2010, 2013.
In tệp Excel dưới dạng tệp PDF
Bạn cũng có thể sử dụng cách chuyển Excel sang PDF rồi in 2 mặt. Đây là cách làm cho việc in ấn dễ dàng hơn.
Trong file PDF có lệnh để bạn in, đặc biệt là in 2 mặt
Lưu ý: Khi chuyển sang định dạng PDF, bạn cần định dạng lại nội dung trên trang Excel của mình để khi chuyển sang PDF sẽ không xảy ra tình trạng bị nhảy trang.
Các bạn thực hiện định dạng như sau: View > Page Break Preview. Sau đó, các bạn sẽ thấy một đường ranh giới phân chia nội dung của bảng. Việc bạn cần làm là dùng chuột kéo đường ranh giới đến toàn bộ nội dung của bảng như mô tả ở hình trên, sau đó Save As thành file PDF để in như bình thường.
Cách in 2 mặt trên Excel bằng máy in có hỗ trợ in 2 mặt
Trước khi thực hiện in 2 mặt trong Excel bằng máy in có hỗ trợ in 2 mặt, bạn phải căn chỉnh sao cho dữ liệu trong Excel vừa với trang A4.
Trường hợp bạn sử dụng máy in có hỗ trợ in 2 mặt thì rất đơn giản, bạn chỉ cần cài đặt và sử dụng. Để thiết lập giao diện in 2 mặt trong giao diện Máy in, bạn thực hiện theo 3 bước sau:
Bước 1: Các bạn mở file Excel cần in sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để mở lệnh in (Hoặc vào File > Print)
Bước 2: Định dạng trang trước khi in trong Excel
Có tất cả 3 cách để giúp bạn có thể định dạng trang trước khi in theo ý muốn
Cách 1: Bạn click chọn Printer Properties, sau đó sẽ hiện ra khung thiết lập, bạn thay đổi ở mục:
- In 2 mặt (S): Lựa chọn in 2 mặt hoặc in 2 mặt, lật theo cạnh ngắn.
- Giấy (R) chọn khổ giấy A4
Sau đó các bạn nhấn vào nút OK và thực hiện lệnh in Print như bình thường.
Cách 2: Cài đặt trong Setting
Các bạn chọn chức năng Print on Both Sides (Flip pages on long edge) để in 2 mặt
Chọn khổ giấy A4 rồi nhấn Print để in
Cách 3: Cài đặt trong Page Setup
Bạn thay đổi các thuộc tính trong bảng Page Setup cho phù hợp với yêu cầu in trên Excel rồi chọn OK
Khi chọn Options… sẽ xuất hiện hộp cài đặt thuộc tính in như ở Cách 1
Thao tác cuối cùng ở bước này là bạn cần nhấn ok để hoàn tất và bắt đầu quá trình in 2 mặt trên Excel
Như vậy trên đây chúng tôi đã giới thiệu đến các bạn toàn bộ thông tin cần biết về cách in 2 mặt trong Excel. Hi vọng chúng hữu ích với bạn.
Tìm hiểu thêm:
- Cách in 2 mặt trong excel
- Cách in excel vừa trang giấy a4
- Cách in file excel không bị mất cột
- Cách định dạng ngày tháng trong excel