HƯỚNG DẪN DOANH NGHIỆP KÝ VÀ ĐÓNG DẤU VÀO GIẤY TỜ THEO QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT
Con dấu và chữ ký trong các giấy tờ của doanh nghiệp rất quan trọng. Nó ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của văn bản, doanh nghiệp cần lưu ý cách đóng dấu, ký tên như thế nào để đúng quy định của pháp luật. Công ty TNHH Luật Hankuk xin tư vấn để Quý khách hiểu rõ hơn về con dấu và chữ ký đối với người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp.
Cơ sở pháp lý:
Ngày 05/03/2020, Chính phủ ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP hướng dẫn về công tác văn thư và Nghị định này chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/03/2020.
Doanh nghiệp cần lưu ý về quy định mới này
I. CON DẤU
Trong doanh nghiệp, có 4 hình thức đóng dấu (mẫu dấu), mỗi hình thức có cách sử dụng khác nhau:
1. Con dấu tròn
Con dấu nằm bên trái chữ ký, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký.
2. Đóng dấu treo
Đóng dấu các văn bản, tài liệu nội bộ của đơn vị, vị trí đóng ở góc trên cùng bên trái, đóng trùm lên tên cơ quan, đơn vị
Lưu ý: Nếu bạn là kế toán có thể gặp trường hợp này khi phát hành hóa đơn mà người ký hóa đơn là người được lãnh đạo đơn vị ủy quyền ký hóa đơn.
3. Đóng dấu lên chữ ký
Đóng dấu vào chữ ký của văn bản để khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Việc đóng dấu vào chữ ký sẽ nằm trong phần xác nhận nội dung của văn bản, đóng dấu vào chữ ký của người đại diện theo pháp luật, hoặc người đại diện theo ủy quyền trong phạm vi của văn bản đó. Dấu chữ ký trên chữ ký sẽ trùm lên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền và lệch về bên trái của chữ ký.
4. Đóng dấu giáp lai
Khắc dấu giáp lai là việc doanh nghiệp sử dụng con dấu của doanh nghiệp trên một văn bản nhiều tờ sang lề trái hoặc lề phải để tất cả các giấy tờ của một văn bản đều được đóng dấu, đảm bảo tính chính xác của từng tờ. trong văn bản, tránh cố ý làm thay đổi nội dung văn bản để giả mạo văn bản.
Thông thường khi doanh nghiệp giao kết hợp đồng mà hợp đồng gồm nhiều trang thì ngoài chữ ký và đóng dấu chữ ký của các bên trong phần cuối của hợp đồng, cần phải đóng dấu giáp lai của các bên ký kết hợp đồng. Đối với hợp đồng nhiều trang không thể đóng một lần thì có thể chia nhỏ, đóng dấu giáp lai vào các trang liên tiếp cho đến khi đóng dấu giáp lai vào tất cả các trang của hợp đồng đó và phải đảm bảo khi ghép các trang lại với nhau. con dấu phải phù hợp với con dấu của doanh nghiệp. Cụ thể, việc đóng dấu giáp lai được áp dụng như sau:
- Đóng dấu giáp lai đối với tài liệu có từ 02 trang trở lên đối với bản in một mặt hoặc từ 03 trang trở lên đối với bản in 02 mặt.
- Dấu giáp lai sẽ được đóng vào giữa lề phải hoặc trái của tài liệu, che một phần của tất cả các trang của tài liệu.
- Mỗi lần đóng dấu không quá 05 trang in 01 mặt và 09 trang in 02 mặt tài liệu.
II. CHỮ KÝ
Doanh nghiệp cần chú ý khi ký tên vào các giấy tờ:
1.Dùng bút mực xanh (Khoản 6 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP) 2.Không dùng bút chì 3.Không dùng mực đỏ 4.Không dùng mực dễ phai