Để trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng trước tiên chúng ta cần phải tuân thủ đúng các quy định chung của Bộ Nội Vụ. Đó chính là những quy định về phạm vi và đối tượng áp dụng; thể thức văn bản; kỹ thuật trình bày văn bản; phông chữ trình bày văn bản; khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày. Vậy nên ngoài cách trình bày văn bản đẹp trong Word, các bạn cũng cần phải biết và nắm rõ các quy định chuẩn mà Bộ Nội Vụ đã ban hành.
Văn bản hành chính chuẩn được áp dụng đối với tất cả các tổ chức xã hội, cơ quan Nhà nước, cá nhân,…
I. Hướng dẫn trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng
Trước hết, bạn đọc cần tìm hiểu một số khái niệm liên quan đến việc trình bày một văn bản hành chính chuẩn:
– Thể thức văn bản hành chính chuẩn: Là tập hợp nhiều thành phần cấu thành lên văn bản hành chính, gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
– Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính chuẩn: Là những quy định bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, cách định lề trang văn bản, các thành phần thể thức, cỡ chữ chuẩn văn bản, font chữ, kiểu chữ và nhiều cách trình bày khác nhau phụ thuộc vào việc người dùng đang trình bày thể loại văn bản nào. Trong đó cỡ chữ chuẩn văn bản hành chính là yếu tố quan trọng nhất mà người dùng cần nắm rõ.
– Theo quy định về văn bản chuẩn thông tư người sử dụng khi soạn thảo văn bản hành chính chuẩn theo mãu chỉ được phép sử dụng 2 khổ giấy nhất định để làm là khổ giấy A4 và A5. Cả 2 khổ giấy này đều phải theo quy tắc nhất định về việc căn lề từ lề trên, dưới, trái và phải.. Nếu máy tính chưa cài đặt font chữ, bạn hãy tải và cài đặt font chữ trên máy tính để có được bộ font trình bày văn bản hành chính chuẩn nhất nhé. Hiện nay đa số máy tính ở Việt Nam đều cài font Unicode như một quy chuẩn trình bày văn bản hành chính chung.
– Khổ giấy: Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).
– Kiểu trình bày văn bản hành chính:
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
– Định lề trang văn bản (khổ A4):
Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.
Xem thêm: Căn lề trong word
– Vị trí trình bày thể thức văn bản:
Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ.
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
Chú thích các thành phần trong sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản:
*Đối với một văn bản Quản lý hành chính thông dụng, bạn đọc có thể tham khảo chi tiết những quy chuẩn văn bản hành chính trong ảnh dưới đây:
– Cho dù nội dung của mỗi văn bản là khác nhau nhưng tất cả phải tuân theo một loại font chữ tiêu chuẩn VN nhất định. Bất cứ một văn bản hành chính nào cũng phải soạn thảo trên máy tính bằng phông chữ tiếng Việt, bảng mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (Điều 4 Thông tư 01 Bộ Nội vụ).Cỡ chữ cũng có quy định tùy vào vị trí là tiêu đề, đề mục sẽ có các cỡ riêng tuy nhiên nó chỉ bao gồm từ 12, 13 và 14 tính theo đơn vị của công cụ soạn thảo Word.Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc
Đặc biệt, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline),Theo đó, dòng chữ thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” cỡ chữ từ 12 – 13; dòng chữ thứ hai “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” cỡ chữ từ 13 – 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14).- Phần địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản thì cỡ chữ từ 13 đến 14.- Việc ghi tên các ban ngành, cơ quan tổ chức cũng rất quan trọng nhưng dường như nó chưa hề được để ý và rất nhiều người soạn thảo văn bản bị nhầm lẫn.Để tránh sai sót và làm mất đi giá trị của văn bản cũng như trình bày văn bản chuẩn hãy lưu ý:- Không ghi cơ quan chủ quản với:* Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;* Văn phòng Quốc hội;* Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp;* Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;*Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 69.- Ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có) và cơ quan, tổ chức ban hành văn bản với các đơn vị còn lại.Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc viết tắt đúng chuẩn (viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân – UBND, Hội đồng nhân dân – HĐND,…).Đối với các văn bản có cơ quan chủ quản trực tiếp thì tên cơ quan phải viết bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu (từ 12 đến 13), kiểu chữ đứng; nếu tên dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cũng được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ với Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối với dòng chữ.Nếu cả tên cơ quan chủ quản trực tiếp và tên cơ quan ban hành văn bản dài đều có thể trình bày thành nhiều dòng. Các dòng chữ cách nhau dòng đơn (giãn dòng 1.0).
Như vậy về cơ bản, bạn đọc đã có thể nắm được kỹ thuật trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng. Việc nắm được kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính chuẩn là việc cần phải thực hiện thường xuyên và liên tục để tạo thói quen ghi nhớ các quy định, bởi nhìn chung việc phải ghi nhớ các quy định với nhiều người khá khó khăn.
II. Các phần mềm soạn thảo văn bản tốt nhất hiện nay
Với những người làm việc văn phòng, các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, phần mềm soạn thảo văn bản là người bạn đồng hành không thể thiếu trong quá trình làm việc. Microsoft Word là một trong những phần mềm soạn thảo văn bản được sử dụng nhiều nhất hiện nay, cung cấp bộ công cụ hữu ích để giúp công việc soạn thảo văn bản của người dùng trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn. Bên cạnh Microsoft Word, bạn còn có thể tìm được rất nhiều công cụ soạn thảo văn bản tuyệt vời khác trên thị trường, cũng sở hữu công dụng và tính năng hữu ích không kém sản phẩm của Microsoft. Và dưới đây là danh sách các phần mềm soạn thảo văn bản tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để hoàn thành công việc soạn thảo của mình.
1. Microsoft Word (2019, 2016, 2013, 20210, 2007, 2003)
Như đã nói ở trên, Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản tiêu chuẩn công nghiệp, được sử dụng trên hầu hết các máy tính. Với Word, bạn có thể tạo tài liệu và hoàn thành một số công việc khác liên quan đến xử lý văn bản. Word 2019 mang một số lợi thế mà bạn có thể hưởng lợi, đặc biệt nhất là tích hợp với các chương trình MS Office khác. Với một loạt các template được thiết kế sẵn, từ một tài liệu đơn giản, tài liệu quảng cáo, đến giấy chứng nhận, thiệp và thư mời, MS Word cho phép bạn tùy chỉnh và tạo ra các tài liệu dễ chỉnh sửa, chia sẻ, in ấn và cộng tác.
Link tải Microsoft Word 2019:
=> Link tải Word 2019 cho Windows
2. Google Docs
Google Docs là một phần của Google Drive, là một trong những công cụ soạn thảo văn bản online miễn phí tốt nhất và phổ biến nhất hiện có. Người dùng có thể soạn thảo văn bản, upload, lưu, chỉnh sửa và cộng tác trên cùng một tài liệu dễ dàng với Google Docs. Như bạn mong đợi đối với các dịch vụ khác của Google, Google Docs nổi bật với giao diện trang nhã, khả năng sử dụng cao và hiệu suất nhanh.
Link tải Google Docs mới nhất:
=> Link tải Google Docs cho Android
=> Link tải Google Docs cho iPhone
=> Link tải Google Docs cho Windows
3. OpenOffice
OpenOffice là bộ công cụ văn phòng bao gồm chương trình soạn thảo văn bản, chương trình tạo bảng tính, chương trình làm slide và chương trình cơ sở dữ liệu. OpenOffice hoạt động tốt khi so sánh với các phần mềm soạn thảo văn bản chuyên nghiệp và đắt tiền chẳng hạn như Microsoft Word. Trong khi OpenOffice Writer hỗ trợ nhiều chức năng cơ bản như kiểm tra chính tả và kiểu phông chữ tùy chỉnh, nó cũng bao gồm các công cụ nâng cao như macro, dấu trang, hàm toán học, thư viện hình ảnh tích hợp, phím tắt và hơn thế nữa.
Link tải OpenOffice cho máy tính:
=> Link tải OpenOffice cho Windows
4. WPS Office
WPS Office được xem là một trong những lựa chọn thay thế tốt nhất cho bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office. Nó bao gồm các ứng dụng Writer, Spreadsheets và Presentation, học hỏi hầu hết các tính năng thiết yếu của Microsoft Office và thêm một số tính năng bổ sung độc đáo của riêng mình. Kingsoft quảng cáo WPS Office là “giải pháp mơ ước của bạn cho một bộ ứng dụng văn phòng miễn phí, không cam kết, tiết kiệm năng suất” và điều đó không hề cường điệu.
Link tải WPS Office mới nhất:
=> Link tải WPS Office cho Windows
=> Link tải WPS Office cho iPhone
=> Link tải WPS Office cho Android
Chúc các bạn thành công!
Bài viết có tham khảo thông tư của Bộ Nội Vụ ban hành
Ngoài ra để tối ưu trải nghiệm trình bày văn bản hành chính, người dùng cũng nên đọc và tìm hiểu thêm phím tắt Word để tăng khả năng sử dụng nhanh các chức năng, đặc biệt phím tắt trong Word khá dễ nhớ và có thể giúp thực hiện lệnh trong Word một cách dễ dàng nhất.
Xem thêm: Phím tắt trong word
https://thuthuat.taimienphi.vn/huong-dan-trinh-bay-van-ban-chuan-soan-thao-van-ban-hanh-chinh-dung-9222n.aspx