Cách trình bày văn bản – là một thắc mắc quan trọng đối với nhiều khách hàng khi chuẩn bị thực hiện soạn thảo đối với bất kỳ một loại văn bản hành chính nào đó. Theo đó những thắc mắc liên quan về định nghĩa văn bản là gì?, quy trình để soạn thảo văn bản như thế nào? Và cách trình bày văn bản ra sao?
Để nắm bắt được nội dung trên hỗ trợ cho quý vị trong việc soạn thảo thì mời khách hàng cùng tham khảo nội dung dưới đây của Luật Hoàng Phi.
Văn bản là gì?
Văn bản là một loại giấy tờ ghi nhận những thông tin, dùng với mục đích để truyền đạt thông tin từ một cá nhân/đơn vị này đến một hoặc nhiều chủ thể khác thông qua việc sử dụng ngôn ngữ, ký hiệu.
Quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản hành chính được thực hiện lần lượt theo các bước như sau:
– Chuẩn bị các thông tin sau để hỗ trợ cho việc soạn thảo văn bản:
+ Xác định mục tiêu cần trình bày trong văn bản
+ Chọn loại văn bản để soạn thảo ví dụ: văn bản hành chính,….
+ Sưu tầm các tài liệu liên quan:
+ Xin ý kiến của cấp trên (nếu thuộc trường hợp cần có ý kiến từ các cơ quan hoặc tổ chức)
+ Suy luận về những vấn đề liên quan
– Thực hiện soạn thảo bản dự thảo
+ Lập dàn bài
+ Viết bài theo dàn bài
+ Kiểm tra và sửa đổi, bổ sung.
Cách trình bày văn bản 2023
– Trên đây là phần nội dung về quy định chung, tiếp theo mời quý vị tham khảo một số thành phần của thể thức chính, cụ thể như sau:
+ Phần nội dung về quốc hiệu và Tiêu ngữ
Quốc hiệu cần được viết chữ in hoa với cỡ chữ từ là 12 đến cỡ chữ 13, viết đậm, kiểu chữ đứng đặt ở trên cùng bên phải của trang giấy
Tiêu ngữ được trình bày theo chữ in thường và viết nét chữ đứng, đậm, viết giữa khoảng dưới của Quốc hiệu, giữa các chữ có phần gạch nối và thẳng tiêu ngữ xuống phía dưới là nét kẻ ngang liền, đồng thời độ dài bằng độ dài của dòng chữ đó
+ Tên của cơ quan hoặc tổ chức: chính là cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền ban hành và đã ban hành ra loại văn bản đó
Nếu là tên của cơ quan tổ chức chủ quản mà trực tiếp ở địa phương thì cần thêm tên của tỉnh, thành phố hoặc là huyện, quận, thị xã,….
Được trình bày bằng chữ in hoa với cỡ chữ 12 đến cỡ 13, viết đậm, dưới có đường nét liền ngang dài bằng ½ hoặc 1/3 so với dòng chữ
+ Số của ký hiệu văn bản do cơ quan hoặc tổ chức đã ban hành với thời gian là q năm đã được đăng ký ở Văn thư cơ quan đúng quy định, theo đó số văn bản được ghi bằng chữ số La mã
+ Ký hiệu văn bản: được ghi bằng chữ viết tắt từ văn bản và chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức đã ra văn bản ban hành.
+ Số và ký hiệu văn bản trình bày đặt chính giữa thẳng dưới ngay phần tên cơ quan, tổ chức mà đã ban hành
+ Địa danh, thời gian đã ban hành loại văn bản đó
Địa danh mà ghi tại văn bản từ cơ quan nhà nước ở trung ương ban hoặc địa phương hành loại văn bản đóng trụ sở
+ Thời gian ban hành văn bản
Ghi rõ ngày tháng năm mà văn bản được ban hành, những số nhỏ hơn 10 về ngày và tháng 1,2 cần ghi thêm số 0 đằng trước
Ghi bằng chữ in thường, cỡ từ 13 đến cỡ 14 và chữ nghiêng, đối với địa danh chữ cái đầu viết hoa, sau đó có dấu phẩy, địa danh rồi ghi ngày tháng năm đặt ngay dưới giữa Quốc hiệu và Tiêu ngữ
+ Nội dung văn bản
Căn cứ vào đâu mà ban hành: căn cứ vào văn bản về thẩm quyền và chức năng,… đã thực hiện ban hành
Căn cứ ban hành cần viết chữ in thường, nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến cỡ 14, mỗi căn cứ thì phải xuống dòng và kèm dấu chấm phẩy, với căn cứ cuối cùng sẽ được kết thúc bằng dấu chấm
Nội dung văn bản được viết bằng chữ in thường, căn 2 lề trái và lề phải, cỡ chữ từ cỡ 13 đến cỡ 14. Khi hết câu xuống dòng thì lùi vào 1 cm (hoặc 1,27cm), khoảng cách giữ các dòng là ít nhất là dòng đơn (hoặc 1,5 lines), còn khoảng cách giữa các đoạn văn ít nhất là 6pt
+ Người có thẩm quyền ký tại văn bản giấy hoặc chữu ký số nếu là trên avwn bản điện tử
Khi chủ thể khác thay mặt ký thì viết tắt chữ “TM” trước ngay tên của cơ quan, tổ chức hoặc tập thể lãnh đạo
Khi người ký thay là người đứng đầu của cơ quan thì ghi là “KT” trước ngay chức vụ từ người đứng đầu
Khi ký thừa lệnh thì viết tắt chữ “ TL” trước chức vụ….
Như vậy, việc trình bày văn bản rất nhiều điểm cần chú ý, theo đó người soạn thảo cần phải nắm rõ về quy định cụ thể và chi tiết thì mới đảm bảo được về hình thức của văn bản hành chính.
Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan về định nghĩa văn bản là gì?, quy trình để soạn thảo văn bản như thế nào? Và cách trình bày văn bản ra sao?
>>>>>> Tham khảo: Quy định trình bày văn bản