Quy định cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn như thế nào? Hóa đơn là căn cứ để xác nhận việc thanh toán tiền trong giao dịch mua bán nên việc lập và cách ghi số tiền trên hóa đơn phải đảm bảo đáp ứng một số nguyên tắc nhất định. Vậy ghi số tiền bằng chữ trên hóa đơn như thế nào?
1. Quy định về viết số tiền trên hóa đơn
Vì từ 1/7/2022 là thời điểm bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc, đồng nghĩa với các quy định về hóa đơn phần lớn sẽ áp dụng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Trong đó, quy định về số tiền trên hóa đơn điện tử như sau:
Tại Khoản 6, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hoá, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số ngày.. .tháng…năm”.
– Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên. Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.”
>> Tham khảo: Mẫu biên bản hủy hóa đơn không sử dụng năm 2022.
Mục thành tiền được quy định tại Điểm c và Điểm d, Khoản 6, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“c) Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ.
d) Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng số tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.”
Quy định về viết số tiền trên hóa đơn.
Quy định về chữ viết trên hóa đơn được hướng dẫn tại Điểm a, Khoản 13, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
a) Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.”
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn
Khi ghi số tiền bằng chữ, kế toán cần lưu ý một số vấn đề như sau:
Về chữ số tận cùng:
- Nếu chữ số tận cùng là là số 1: Viết là “một” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1, viết là “mốt” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.
- Nếu chữ số tận cùng là là số 4: Viết là “bốn” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1, viết là “tư” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.
- Nếu chữ số tận cùng là là số 5: Viết là “năm” nếu chữ số hàng chục là số 0 hoặc được kết hợp với từ chỉ tên hàng là từ “mươi” ở phía sau, viết là “lăm” ếu chữ số hàng chục lớn hơn 0 hoặc nhỏ hơn hoặc bằng 9.
Đối với số tự nhiên, nếu đọc số theo đúng nguyên tắc thì viết số tự nhiên cùng khá đơn giản, kế toán chỉ cần lưu ý:
- Liệt kê các hàng theo thứ tự từ lớn đến nhỏ.
- Xác định giá trị của các hàng rồi viết vào hàng đó các giá trị.
- Viết số.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn
Lưu ý khác:
- Số được viết theo lớp từ trái qua phải và viết đúng theo từng hàng, thứ tự từ cao xuống thấp
- Khi viết cần đảm bảo tính chính xác của tổng số tiền bằng số ở trên, tránh trường hợp tính toán sai tổng số tiền bằng số, dẫn tới số tiền bằng chữ sẽ bị sai
- Số tiền bằng chữ trên hóa đơn cần được viết đúng chính tả.
Trên đây là cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn. Kế toán cần nắm được một số quy định về cách viết số tiền, thành tiền, tổng tiền, chữ viết,… trên hóa đơn đồng thời lưu ý một số vấn đề để thể hiện mục số tiền bằng chữ trên hóa đơn đúng quy định.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/