Trong công việc hàng ngày, bạn cần phải thường xuyên giải quyết các vấn đề như đánh giá hay xếp loại. Những cách làm thủ công dường như gây mất hiệu quả và tốn thời gian. Khi đó, việc bạn cần hãy để excel giải quyết giúp. Thế nhưng, không phải ai cũng biết tác dụng và cách sử dụng chức năng này trong excel. Vì thế, bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu rõ hơn về hàm xếp loại học lực trong excel.
Các hàm xếp loại học lực trong excel phổ biến
Kết hợp hàm IF và AND
Ví dụ minh họa:
Đề bài: Hãy xếp loại sinh viên theo những yêu cầu dưới đâu
- Xếp loại giỏi nếu điểm TB trên 8.
- Xếp loại khá nếu điểm TB nằm trong khoảng 6,5 đến 8.
- Xếp loại trung bình nếu điểm TB nằm trong khoản 5 đến 6,5.
- Xếp loại yếu nếu điểm TB bé hơn 5.
Cách sử dụng hàm IF và AND
Đối với ví dụ trên, cách chúng ta có thể áp dụng hàm IF và AND là như sau:
=IF(I3>8,”Giỏi”,IF(AND(I3>=6,5,I3<=8,5),”Khá”,IF(AND(I3>=5,I3<6,5),”Trung bình”,”Yếu”)))
Giải thích cú pháp:
- IF(I3>8;”Giỏi” : biểu thức này thể hiện rằng nếu điểm TB của bạn tại ô I3 lớn hơn 8,5 thì đạt loại giỏi. Trường hợp thấp hơn 8 thì đi đến điều kiện sau.
- IF(AND(I3>=6,5,I3<=8),”Khá” : biểu thức này thể hiện rằng nếu điểm TB của bạn tại ô I3 là nhỏ hơn hoặc bằng 8 và cùng với lớn hơn hoặc bằng 6,5 thì đạt loại khá. Trường hợp thấp hơn 7 thì đi đến điều kiện sau đó.
- IF(AND(I3>=5,I3<6,5),”Trung bình”,”Yếu”))): biểu thức này thể hiện rằng nếu điểm TB của bạn tại ô I3 là nhỏ hơn hoặc bằng 6,5 và cùng với lớn hơn hoặc bằng 5 thì đạt loại khá. Trường hợp thấp hơn 5 thì kết quả đạt loại Yếu.
Kết quả tính
Sau khi thực hiện cú pháp trên, chúng ta sẽ thu được một bảng xếp loại học lực cụ thể như sau:
Kết hợp hàm IF, AND và OR
- Ví dụ minh họa
Đề bài: Từ học lực được xếp loại như trên, hãy tiến hành phân loại học bổng cho sinh viên theo yêu cầu dưới đây:
- Học bổng hạng nhất 240.000 được dành cho sinh viên học lực xếp loại giỏi và không có môn nào trong các môn đạt dưới 7.
- Học bổng loại hạng hai 180.000 được dành cho sinh viên học lực xếp loại khá và có môn trong các môn đạt dưới 7.
- Sinh viên không nhận được học bổng nếu kết quả học lực trung bình.
- Sinh viên sẽ phải đóng thêm 180.000 tiền cho lớp phụ đạo nếu đạt loại Yếu
- Cách sử dụng hàm IF, AND và OR
Chúng ta có thể sử dụng tổng cộng 3 hàm IF cho ví dụ trên
=IF(AND(J3=”Giỏi”,MIN(D3:G3)>=7),240000,IF(OR(AND(J3=”Giỏi”,MIN(D3:G3)<7),J3=”Khá”),180000,IF(J3=”Trung bình”,0,-180000)))
Chú thích cú pháp- IF(AND(J3=”Giỏi”,MIN(D3:G3)>=7),240000 : Cú pháp này thể hiện nếu sinh viên đạt loại giỏi ở ô J3, mặc khá giá trị tối thiểu của các ô D3 – G3 lớn hơn hoặc bằng giá trị 7, thì kết quả cuối cùng cho học bổng sẽ là 240000, nếu không đạt yêu cầu thì sang điều kiện tiếp sau.
- IF(OR(AND(J3=”Giỏi”,MIN(D3:G3)<7),J3=”Khá”),180000 : Cú pháp này chứa đựng hai trường hợp cụ thể:
- J3 = “Giỏi” nhưng MIN(D3:G3)<7 thì sinh viên có thể nhận được học bổng hạng hai 180000.
- J3 = “Khá” thì sinh viên cũng có thể nhận được học bổng hạng hai 180000.
- IF(J3=”Trung bình”,0,-180000) : Cú pháp này biểu thị sinh viên nào đạt loại trung bình thì không có được nhận học bổng còn đối với sinh viên đạt loại yếu thì còn phải đóng thêm 180000
- Kết quả tính
Sau khi thực hiện cú pháp trên, chúng ta sẽ thu được kết quả sinh viên được nhận học bổng cụ thể như sau:
Ưu và nhược điểm khi sử dụng hàm xếp loại học lực trong excel
Vấn đề gì cũng có tính hai mặt của nó, vì thể trong quá trình sử dụng excel chúng ta có thể nhìn thấy được những ưu và nhược điểm nổi bật, dễ bắt gặp của nó như sau:
Ưu điểm
- Thao tác thực hiện các cú pháp đều dễ dàng, nhanh gọn, dễ sử dụng.
- Có thể thực hiện nhiều yêu cầu cần thiết chỉ trong một cú pháp đơn giản.
- Tiết kiệm thời gian thực hiện các thao tác.
- Kết quả tính là chính xác tuyệt đối và cho ra kết quả nhanh chóng.
Nhược điểm
- File excel thường chỉ được dùng để sử dụng xử lý thông tin nhỏ, việc xử lý sẽ trở nên chậm và thiếu chính xác khi thực hiện hệ thống gồm quá nhiều lượng thông tin.
- Nó được cho là không hiệu quả khi thực hiện xử lý những dữ liệu thống kê xếp loại cần độ chi tiết siêu cao.
- Nhập liệu vẫn còn là thủ công, nếu người nhập không cẩn thận, tỉ mỉ sẽ dễ dàng gây sai sót và chậm trễ.
- Excel chỉ có thể làm việc và cho ra kết quả đúng và nhanh chóng khi người nhập liệu phải nắm rõ cú pháp của các hàm xếp loại học lực trong excel.