Bạn đang xem bài viết Cách Tách Tên Để Sắp Xếp Tên Theo Abc Trong Excel được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
I. Về vấn đề sắp xếp tên và tách họ tên trong excel
Xin chào các bạn, hôm nay Tin học Đức Minh sẽ hướng dẫn cho các bạn cách sắp xếp tên theo abc trong excel 2003 2007 2010 2013 bằng cách tách riêng các thành phần họ, họ đệm và tên để cho việc sắp xếp trở nên đơn giản nhất.
Trong thời gian đào tạo ở Tin học Đức Minh, qua rất nhiều thế hệ học viên, tôi – một giáo viên tại Tin học Đức Minh, thường xuyên nhận được câu hỏi từ các bạn học viên về cách sắp xếp tên theo abc trong excel. Thường thì cách sắp xếp dữ liệu chữ theo abc hay sắp xếp dữ liệu số theo thứ tự độ lớn khá là dễ, các bạn chỉ việc dùng chức năng lọc trong excel hoặc custom sort là xong. Tuy nhiên vấn đề đặt ra ở đây các bạn sẽ gặp phải khi sắp xếp tên theo abc trong excel là excel luôn sắp xếp theo ký tự đầu tiên của một từ hay một cụm từ. Vì vậy chúng các bạn sẽ gặp khó khăn rất lớn trong việc sắp xếp một lượng dữ liệu gồm họ và tên đầy đủ, ví dụ các trường học quản lý hàng chục nghìn, trăm nghìn họ tên học sinh sinh viên một lúc chẳng hạn. Để các bạn dễ hiểu ở đây Tin học Đức Minh sẽ đưa ra một ví dụ mình họa. Ví dụ các bạn có một loạt tên như sau: ĐÀO BÁ ĐẠO, ĐÀO, ĐĂNG KHOA, ĐỨC MINH, NGUYỄN PHI THƯỜNG, TRẦN THỊ TỐ NỮ BẢO CHÂU. Thì khi sắp xếp theo thứ tự a đến z các bạn chỉ nhận được kết quả sắp xếp tên theo chữ cái đầu tiên của mỗi ô, cụ thể là:
Thực ra kết quả các ban muốn phải là như thế này:
Trong trường hợp này các bạn có thể dùng một số cách khác nhau, ở phạm vi bài viết này, Tin học Đức Minh sẽ giới thiệu cho các bạn các sắp xếp tên theo abc trong excel bằng cách tách tên, họ đệm, họ ra riêng thành từng thành phần khác nhau để tiện cho việc sắp xếp. Chúng các bạn có thể dùng một số hàm trong nhóm hàm chuỗi trong excel như left, right, len, find, substitute để thực hiện công việc này.
II. Các bước tách tên và họ để sắp xếp tên trong excel 2003 2007 2010 2013
Để các bạn được dễ hiểu, Tin học Đức Minh sẽ không làm hàm gộp ngay mà tách ra từng phần một để các bạn tiện theo dõi.
1. Tách họ bằng hàm LEFT + FIND
Như bảng trên các bạn tách họ bằng hàm =FIND(” “;A2) . Mục đích của việc các bạn dùng hàm Find này là do để trích họ thì các bạn cần trích ký tự từ bên trái sang của họ và tên, nhưng vấn đề đặt ra là mỗi họ lại có số ký tự khác nhau, ví dụ họ đào thì có 3 ký tự, đoàn thì có 4 ký tự,…. Nhưng các bạn có thể tinh ý thấy một điểm chung là dù có bao nhiêu ký tự đi nữa thì chúng nó cũng sẽ có chung một điểm kết thúc đó chính là dấu cách đầu tiên. Vậy các bạn có thể dùng hàm find để tìm ra số thứ tự của vị trí dấu cách đầu tiên đó, lấy cơ sở để làm “num-char” cho hàm left (trích bao nhiêu thứ tự từ bên trái qua). Ở đây các bạn sẽ có kết quả là:
Như bảng trên các bạn tách họ bằng hàm gộp =LEFT(A2;FIND(” “;A2)-1) hoặc bạn cũng có thể làm hàm tắt là =LEFT(A2;B2-1)
Cũng được, vì lúc nãy các bạn đã tính ô B2 ra số vị trí dấu cách đầu tiên rồi. Kết quả sẽ là:
2. Tách họ đệm bằng hàm LEFT + LEN + FIND + SUBSTITUTE
Hàm đầy đủ để tách họ đệm ra là:
– Trước tiên các bạn cần phân tích thấy dù họ và tên có dài và nhiều từ thế nào các bạn cũng sẽ thấy một điểm chung nhất lấy làm cơ sở tính toán, đó chính là chung 1 dấu cách cuối cùng, phân cách với phần họ đệm ở phía trước. Bởi vậy chúng ta mới phải dùng tới các hàm trên, còn dùng như thế nào các bạn xem tiếp các bước cụ thể ở phần dưới sẽ hiểu.
Vấn đề xuất hiện đó là khi các bạn dùng substitute để thay thế các bạn lại không thể xác định ra SỐ LẦN XUẤT HIỆN CỦA DẤU CÁCH CUỐI CÙNG (INSTANCE_NUM trong SUBSTITUTE).
Lúc này các bạn có thể thấy một ví dụ là một cô gái tên là TRẦN THỊ TỐ NỮ BẢO CHÂU chẳng hạn, thì SỐ LẦN XUẤT HIỆN CỦA DẤU CÁCH CUỐI CÙNG (INSTANCE_NUM trong SUBSTITUTE) chính là 5. Vậy số 5 này xác định bằng cách nào? Các bạn lại nhận thấy rằng số 5 này chính là số chênh lệch giữa SỐ KÝ TỰ HỌ TÊN ĐẦY ĐỦ và SỐ KÝ TỰ CỦA HỌ VÀ TÊN KHÔNG CÓ DẤU CÁCH – Lúc này ta có thể dùng hàm LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2;” “;””) để tính ra.
Vậy lúc này các bạn cần dùng một hàm THAY THẾ DẤU CÁCH CUỐI CÙNG BẰNG MỘT KÝ TỰ ĐẶC BIỆT, ví dụ “$” chẳng hạn, để việc dùng hàm FIND trở nên dễ dàng. Lúc này hàm subsititute sẽ là hàm thích hợp nhất
Bây giờ để tìm ra VỊ TRÍ CỦA DẤU CÁCH CUỐI CÙNG đó các bạn có thể dùng hàm FIND. Nhưng vấn đề đặt ra ở đây là trong họ và tên có rất nhiều dấu cách giống nhau, nên các bạn không thể FIND một cách bình thường được. Mục đích của hàm substitute này là tách hai thành phần họ đệm và tên ra bởi một ký tự đặc biệt nào đó, sau đó các bạn dùng hàm Find để tìm ra ký tự đó để lấy làm num_char cho hàm left. Lúc đó các bạn có thể trích ra họ đệm trong họ và tên một cách dễ dàng.
=LEFT(A2;FIND(“$”;SUBSTITUTE(A2;” “;”$”;LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2;” “;””))))-1)
Đã có họ và tên + họ đệm, ta chỉ việc dùng hàm len để trừ số ký tự của họ và tên trừ đi số ký tự của họ đệm là ra số ký tự cần trích từ bên phải sang.
II. Sắp xếp tên theo abc trong excel
Sau khi thực hiện các bước ở phần 2, đã có 4 cột: họ và tên, họ, họ đệm, tên. Ta bật chức năng lọc Filter lên, sau đó chọn lọc tên theo abc,cột họ và tên và các cột khác sẽ tự động nhảy theo:
Với mục tiêu “Sự thành công của học viên là niềm tự hào của Đức Minh”, Công ty đào tạo kế toán và tin học Đức Minh là nơi đào tạo kế toán thực tế và tin học văn phòng uy tín và chuyên nghiệp nhất Hà Nội hiện nay. Đức Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ hết mình vì học viên, luôn đồng hành cùng học viên trên bước đường đi tới thành công.
Lịch học dạy kèm linh động từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần cho tất cả các học viên:
Bảng giá khóa học
TỔ CHỨC THI VÀ CẤP CHỨNG CHỈ CỦA VIỆN KẾ TOÁN ĐỨC MINH
Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:
HỌC VIỆN ĐÀO TẠO KẾ TOÁN – TIN HỌC ĐỨC MINH
CN Đống Đa: Phòng 815, tòa 15 tầng – B14 đường Phạm Ngọc Thạch, Đống Đa, Hn. (tầng 1 là Techcombank và KFC- gửi xe đi vào ngõ 65 Phạm Ngọc Thạch) CN Cầu Giấy: Phòng B2T10 (Phòng B2 Tầng 10) – Tòa nhà 335 Cầu Giấy – HN (Tầng 1 là Siêu thị thời trang Fashion Mall) CN Linh Đàm: Phòng 404 – Chung cư CT4A1 – Đường nguyễn Hữu Thọ – Linh Đàm – Hoàng Mai Hà Nội. (Ngay đèn xanh đỏ cổng chào Linh Đàm, Tầng 1 siêu thị Bài Thơ, Highlands Cofee) CN Hà Đông: Phòng 1001 tầng 10, CT2 tòa nhà Fodacon (tầng 1 là siêu thị Coopmart, đối diện Học Viện An Ninh) – Trần Phú – Hà Đông
Cách Sắp Xếp Tên Theo Abc Trong Excel 2010
Cách sắp xếp tên theo abc trong excel 2010
Tách cột Họ và Tên ra riêng
Đầu tiên bạn cần xử lý bảng dữ liệu đã tách cột Họ và Tên ra.
Bước 1: Ở cột Tên bạn bôi đen rồi vào Data chọn Sort AZ.
Bước 2: Bạn sẽ thấy bảng Sort hiện ra để chỉnh sửa thứ tự. Ở phần Column chọn Tên, phần Oder chọn A to Z sau đó nhấn Ok để thực hiện.
Bước 3: Lúc này cột Họ và cột Tên được sắp xếp lại đúng theo bảng chữ cái ABC. Nhưng cột STT lại bị đảo lộn do sắp xếp theo dữ liệu Tên.
Vậy để điền lại STT, người dùng cần điền vào ô đầu tiên là số 1 rồi di chuột đến cạnh của ô thứ nhất để hiển thị dấu cộng. Sau đó nhấn và giữ chuột rồi kéo xuống các ô còn lại. Thế là các ô STT sẽ được chuyển thành 1 hết.
Trường hợp cột Họ và cột Tên chung 1 cột
Bước 1: Đầu tiên cần thêm một cột Họ và Tên nữa bằng cách nhấn chuột vào cột kế bên cột Họ và Tên rồi nhấn Insert.
Bước 2: Có một cột trống mới xuất hiện, bạn hãy đổi tên cột mới đó thành cột Tên rồi sao chép toàn bộ cột Họ và Tên sang bên cột Tên.
Bước 3: Bạn bôi đen cột Tên rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở ra giao diện Find and Replace. Trong phần Find what hãy nhập *dấu cách rồi chọn Replace All. Sau đó nhấn Close để đóng lại.
Bảng thông báo xuất hiện hãy nhấn Ok để đồng ý.
Bước 4: Cũng bôi đen cột Tên rồi sau đó vào Data chọn Sort AZ để sắp xếp lại.
Ở phần Sort by chọn Tên rồi sắp xếp thành A to Z. Sau đó nhấn Ok.
Lập tức bạn sẽ thấy những nội dung ở cột Họ và Tên cũng được sắp xếp lại theo bảng chữ cái ABC. Sau đó chỉ cần xóa cột Tên là xong. Tiếp theo bạn điền lại phần cột STT giống như ở trên.
Tạo bộ lọc Excel để sắp xếp nhanh
Bạn muốn sắp xếp nhanh hơn thì chỉ cần bôi đen cột cần sắp xếp, sau đó chọn biểu tượng mũi tên để xuất hiện bảng sắp xếp thứ tự, bạn có thể chọn sắp xếp theo thứ tự tăng hoặc giảm.
Xem Thêm:
.
Cách Sắp Xếp Tên Theo Abc Trong Excel 2010 Chi Tiết
Nguyên tắc chung khi chúng ta sử dụng các phần mềm ứng dụng như Excel trong quá trình tạo bảng biểu, dữ liệu đó là cần phải sắp xếp nội dung theo một trật tự nhất định. Điều này không chỉ giúp bạn thể hiện phong thái làm việc chuyên nghiệp mà cũng tiện cho người đọc theo dõi, tra cứu. Hôm nay, Seoviet sẽ hướng dẫn cho bạn một số kinh nghiệm về cách sắp xếp tên theo abc trong Excel 2010. Hi vọng, đó sẽ là những thông tin hữu ích giúp bạn có được phương pháp làm việc một cách hiệu quả hơn.
Hướng dẫn cách sắp xếp tên theo tứ tự ABC trong Excel
Không phủ nhận rằng Excel là một trong những ứng dụng đang được chúng ta sử dụng nhiều nhất hiện nay. Nếu Word được xem là lựa chọn tối ưu cho hoạt động soạn thảo văn bản thì Excel chính là phương tiện hữu hiệu nhất với các công việc đòi lập bảng kê số liệu, bảng biểu hay tính toán.
Trong quá trình sử dụng, ngoài việc phải nắm vững các thao tác, thuật toán,… áp dụng cho Excel thì người dùng còn phải tuân thủ theo một số yêu cầu để đảm bảo sự chỉn chu, chuyên nghiệp nhất định. Điển hình như quy tắc sắp xếp họ tên cho nội dung dữ liệu mà chúng ta nhập vào.
Tham khảo hướng dẫn chi tiết hơn tại link video: https://www.youtube.com/watch?v=XFcTBXYAuwY
Cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel 2010 Sử dụng Sort để sắp xếp tên theo thứ tự
Đây là phương pháp phù hợp cho những ai đang cần sắp xếp tên theo thứ tự khi lập danh sách nhân viên, sản phẩm,… trong Excel.
Cách làm cụ thể như sau:
Bước 1: Chọn vùng cần sắp xếp tên
Bước 3: Chọn cột sắp xếp, chọn loại sắp xếp và kiểu sắp xếp. Nếu muốn sắp xếp tên theo thứ tự abc thì ta chọn Cell Values và A to Z, chọn OK.
Kết quả sau khi sắp xếp như sau:
Cách làm trên là áp dụng khi bạn muốn sắp xếp cả HỌ và TÊN theo thứ tự. Trong trường hợp bạn chỉ cần sắp xếp tên theo danh sách, bạn có thể làm như sau:
Đầu tiên, tách tên, họ và tên đệm trong Excel.
Kế đó, tiến hành tách tên bằng chức năng Sort trên thanh công cụ. Tuy nhiên, thay vì sử dụng cột Họ và Tên thì chúng ta chỉ sử dụng cột Tên. Nhấn OK sau khi chọn cách sắp xếp, vậy là xong.
Kết quả nhận được:
Một số cách sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái trong Excel khác
Để sắp xếp bảng tính Excel trong trường hợp cột Họ, Tên tách riêng, chúng ta làm theo các bước sau:
+ Khi cửa sổ giao diện Sort xuất hiện, tại phần Column chọn Tên. Tại phần Order chọn A to Z rồi nhấn OK để thực hiện.
+ Sau khi chọn chế độ sắp xếp, thông tin ngoài bảng cột Họ và cột Tên sẽ được sắp xếp lại theo đúng thứ tự bảng chữ cái ABC. Nhưng cần lưu ý cột STT đang có sự đảo lộn do sắp xếp lại dữ liệu.
+ Để chỉnh lại cột STT, chúng ta điền vào ô đầu tiên là số 1 rồi di chuột đến cạnh ô thứ nhất để hiển thị dấu cộng. Khi thấy hiển thị dấu cộng, nhấn giữ chuột rồi kéo thẳng xuống những ô còn lại.
So với trường hợp trên thì sắp xếp lại theo thứ tự ABC khi họ và tên ở chung một cột có phần phức tạp hơn một chút. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể thực hiện thành công ngay lần đầu tiên khi làm theo các bước sau:
+ Thêm một cột Họ và Tên nữa bằng cách nhấn chọn vào cột kế bên rồi nhấn Insert.
+ Khi đó, sẽ xuất hiện thêm 1 cột trống mới. Đổi tên cột đó thành cột Tên rồi sao chép toàn bộ nội dung từ cột Họ và Tên sang.
+ Chọn cột Tên bằng cách bôi đen rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở giao diện Find and Replace. Tại phần Find what nhập * dấu cách và chọn Replace All. Sau đó nhấn Close để đóng giao diện lại. Nhấn OK tại bảng thông báo hiện ra ta sẽ được bảng biểu có thêm cột Tên như bên dưới:
+ Bôi đen cột Tên, nhấn chọn Sort AZ trên tab Data để sắp xếp lại. Tại phần Sort by nhập Tên, phần Order chọn A to Z. Nhấn OK.
Khi đó cột Họ và Tên cũng được sắp xếp lại theo bảng chữ cái. Cuối cùng chúng ta chỉ cần xóa cột Tên là được.
Tạo bộ lọc Excel để sắp xếp thứ tự
Nếu muốn một cách sắp xếp nhanh chóng và tiện lợi hơn, chúng ta có thể làm như sau:
+ Bôi đen cột cần sắp xếp lại thứ tự
Cách Sắp Xếp Tên Theo Thứ Tự Abc Trong Ms Word 2003
Muốn sắp xếp danh sách trong Word thì trước hết bạn phải tạo một danh sách dạng bảng (Xem hướng dẫn Cách tạo bảng trong Word).
Lưu ý nếu muốn sắp xếp thứ tự theo tên và họ thì phải tạo cột riêng cho chúng.
Xác định các cột muốn sắp xếp theo thứ tự và các cột muốn giữ nguyên trong bảng.
Cách sắp xếp danh sách theo thứ tự ABC
Đánh dấu khối các cột cần sắp xếp.
Truy cập vào trình đơn Table sau đó chọn lệnh Sort.
Trong hộp thoại Sort, bạn lần lượt chọn các cột làm chuẩn sắp xếp như sau:
Sort by: Chọn Column 3 (cột 3) để làm chuẩn sắp xếp theo tên trước. Type là kiểu dữ liệu trong cột (tự động chọn), Ascendinglà sếp theo thứ tự ABC (tăng dần) còn Descending là ngược lại (giảm dần).
Then by: Chọn Column 2 (cột 2) để sắp sếp theo họ nếu tên trùng nhau. Bạn có thể chọn tiếp Then by để sắp xếp theo cột khác nếu các cột trên trùng nhau.
Nhấn vào nút Options để đánh dấu chọn tính năng Sort column only để chỉ sắp xếp các cột được đánh dấu khối.
Nhấn Ok hai lần để thoát khỏi hộp thoại Sort. Bây giờ họ tên cùng các dữ liệu tương ứng trong danh sách đã được sắp xếp theo thứ tự ABC trong khi các số thự tự vẫn được giữ nguyên.
Lưu ý nếu bạn không chọn tính năng Sort column only thì dữ liệu trong cột số thứ tự cũng sẽ thay đổi và như vậy các số này không còn được sếp theo thứ tự nữa.
C1) Trước hết để tách cột Họ và tên riêng : Bôi đen toàn bộ cột Họ và tên / phần mềm tiện ích/ “Tách – Gộp Họ tên”, một bảng thông báo hiện ra các bạn chọn OK 2) Bôi đen toàn bộ bảng tính /phần mềm tiện ích/ “Sắp xếp- TCVN”/chọn cột sắp xếp (Trong ô “Sắp xếp” dòng trên chọn cột sắp xếp cho tên; Trong ô “Sau đó sắp xếp” ở dòng dưới chọn cột sắp xếp cho họ )/Tích vào ô “Tên-Họ-Chữ lót”/Sắp xếp. 3) Sau khi sắp xong tên các bạn muốn gộp 2 cột Họ và tên lại với nhau /VÀO PHẦN MỀM TIỆN ÍCH/ “Tách-Gộp Họ tên”/OK (T.A-ST,Tổng hợp) ách này tuyệt đối chính xác theo tiếng việt (phải sử dụng phần mềm TIỆN ÍCH TIẾNG VIỆT TRONG EXCEL ) Sau khi cài đặt xong, phần mềm tiện ích thường chú trên màn hình EXCEl cạnh chỗ Help
Trần Thị Thùy Phương @ 11:13 17/11/2013 Số lượt xem: 18050
Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Tách Tên Để Sắp Xếp Tên Theo Abc Trong Excel trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!