Giao tiếp tốt trong môi trường chuyên nghiệp không đơn thuần là làm sao nói “lời hay ý đẹp” để làm vừa lòng những người xung quanh. Một nhân sự có kỹ năng giao tiếp xuất sắc là người có thể điều chỉnh tốt cách tương tác, tiếp nhận và truyền tải thông tin với những người khác nhau, sao cho hiệu quả. Nếu như bạn đặt mục tiêu phát triển kỹ năng giao tiếp để nhanh chóng hòa nhập với môi trường và có những bước tiến mới trong sự nghiệp thì đừng bỏ qua hướng dẫn sau đây của JobOKO nhé.
MỤC LỤC:1. Kỹ năng giao tiếp là gì?2. Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc3. Cách phát triển kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, hiệu quả4. Hướng dẫn thể hiện kỹ năng giao tiếp trong phỏng vấn việc làm5. Top các kỹ năng giao tiếp cơ bản, quan trọng nhất6. Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp7. Các lỗi cần tránh trong giao tiếp8. Người ít nói, hướng nội phải làm gì để cải thiện kỹ năng giao tiếp?
1. Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp là khả năng bạn truyền đạt và tiếp nhận các loại thông tin khác nhau, sau đó có cách phản ứng, phản hồi phù hợp. Giao tiếp thực chất là một kỹ năng tổng hợp, cần thiết trong cả công việc và cuộc sống. Người có kỹ năng giao tiếp là người có thể trao đổi thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả, có khả năng truyền đạt thông điệp, lắng nghe tích cực để đạt được mục đích giao tiếp cụ thể.
Các ý tưởng, cảm nhận và các yếu tố xung quanh đều gây ảnh hưởng đến cách thức và hiệu quả giao tiếp. Bởi vậy, kỹ năng giao tiếp có liên quan đến khả năng nghe – nói, quan sát và cảm thông của cả chủ thể và đối tượng giao tiếp.
Các hình thức giao tiếp phổ biến nhất là:
– Giao tiếp trực tiếp (face – to – face/ mặt đối mặt).
– Giao tiếp gián tiếp qua điện thoại, email, chatbot,…
Các công việc sử dụng kỹ năng giao tiếp nhiều có thể kể đến như nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng, nhân viên biên – phiên dịch, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên telesales, nhân viên thu mua, chuyên viên xuất nhập khẩu,…
JobOKO tặng bạn bộ Ebook Kỹ năng giao tiếp cực hay, 100% Free, gồm các Ebook:
– Khéo ăn nói sẽ có được thiên hạ – Nghệ thuật giao tiếp để thành công – Những đòn tâm lý trong thuyết phục – Sức Mạnh Của Ngôn Từ – Thôi miên bằng ngôn từ
Tải ngay
2. Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc
Giao tiếp trong công việc được thể hiện ở nhiều khía cạnh bao gồm giao tiếp qua email, bằng ngôn ngữ cơ thể, bằng lời nói, bằng văn bản,… Vậy tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong công việc được thể hiện cụ thể như thế nào?
– Là công cụ để bạn hòa nhập, thích nghi với môi trường làm việc.
– Kỹ năng giao tiếp thúc đẩy hiệu suất công việc. Khi giao tiếp minh bạch, rõ ràng thì thông tin truyền tải, tiếp nhận và thảo luận, đàm phán để đi đến các thống nhất sẽ thúc đẩy kết quả công việc chính xác, nhanh chóng.
– Kỹ năng giao tiếp tạo nên những đội, nhóm mạnh trong công ty để cùng nhau phát triển.
– Xây dựng các mối quan hệ trong môi trường làm việc và trong tổng thể ngành nghề, lĩnh vực.
– Có thêm cơ hội học hỏi, phát triển bản thân cả về kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm.
– Gia tăng cơ hội thăng tiến trong công việc.
Thực tế, có những công việc bắt buộc phải giao tiếp, tương tác thường xuyên với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác, trong khi những vai trò khác có thể khả năng làm việc độc lập sẽ được đánh giá cao hơn nhưng vẫn sẽ cần giao tiếp. Làm sao để nâng cao kỹ năng giao tiếp, từ đó làm việc nhóm tốt, được đồng nghiệp quý mến, khách hàng tin tưởng,… là một câu hỏi không dễ trả lời.
3. Cách phát triển kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, hiệu quả
Để giao tiếp tốt, ứng xử khéo léo trong cuộc sống cũng như công việc và xã hội chúng ta cần lưu ý những điểm sau:
3.1. Xác định mục đích giao tiếp
Ngay cả trong các mối quan hệ thân thiết, chúng ta cũng thường kể lại một câu chuyện hoặc đặt những câu hỏi liên quan tới một chủ đề nhất định. Trong công việc, bạn cần chú ý đến hiệu quả của giao tiếp, vì vậy hãy xác định trước mục đích của mình là gì – trao đổi để đi đến thống nhất phương án, thay đổi quy trình quản lý dự án hay giao tiếp để đàm phán hợp đồng,…
Dĩ nhiên, với những buổi trò chuyện thân thiện, cởi mở ngoài công việc thì tùy vào mức độ thân thiết, bạn có thể giao tiếp đơn giản với đồng nghiệp mà không cần quá nghiêm túc về “mục đích”.
3.2. Rành mạch và dễ hiểu, không ngọng, nói lắp
Cách diễn đạt rành mạch và dễ hiểu không chỉ giúp thể hiện sự tự tin mà còn cả sự chuyên nghiệp trong quá trình giao tiếp. Những từ ngữ như “à, ừm” cũng nên được loại bỏ hoàn toàn khỏi câu nói của bạn. Khi trò chuyện với người khác, hãy luôn nói năng dứt khoát, biết ngắt nghỉ đúng chỗ để người khác kịp hiểu ý mình và cũng là để lấy lại năng lượng cho bản thân.
Đồng thời, trong mỗi hoàn cảnh khác nhau thì bạn cũng nên sử dụng ngôn từ và giọng nói khác nhau, tốt nhất là làm sao cho mạch lạc và dễ hiểu nhất. Không phải lúc nào bạn cũng nên sử dụng những từ ngữ quá chuyên môn và cần phải cực kỳ cẩn trọng với ngữ pháp, ngay cả khi nói tiếng Việt.
3.3. Giao tiếp có trọng tâm, rõ ràng về các thông tin muốn truyền đạt
Nhiều người có cách giao tiếp kiểu “thao thao bất tuyệt”, chỉ nói những gì mình muốn mà không quan tâm người khác có muốn nghe hay không hoặc có tiếp nhận một cách tích cực hay không. Nói quá nhiều không giúp chứng minh rằng bạn là người học cao hiểu rộng. Ngược lại, nó sẽ cho mọi người thấy không được chia sẻ và thậm chí là bị áp đặt.
Bản chất của quá trình giao tiếp là để trao đổi thông tin, 2 bên cùng chia sẻ những suy nghĩ và mối quan tâm chung. Vì vậy, nếu một bên chỉ thao thao bất tuyệt với những suy nghĩ của mình thì chắc chắn đối phương sẽ cảm thấy chán nản và gần như sẽ không có các cuộc trao đổi sau đó nữa.
3.4. Nhận biết các tín hiệu và điều chỉnh giao tiếp để kết nối với nhau
Như đã nói ở trên, mục đích của mỗi cuộc trò chuyện, giao tiếp là để mọi người cùng thấu hiểu nhau, chia sẻ với nhau những suy nghĩ chung. Sẽ là một điều tuyệt vời nếu như có thể tìm thấy một người bạn đồng hành thực sự hiểu mình và có thể chia sẻ mọi điều trong cuộc sống. Điều này lại một lần nữa khẳng định tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe.
Lắng nghe không chỉ để hiểu và để đưa ra lời khuyên mà còn là để thể hiện sự tôn trọng với người đối diện và thực sự hiểu thông tin họ muốn truyền tải để đưa ra phản ứng phù hợp nhất.
Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả, khéo léo?
3.5. Lắng nghe, tôn trọng đối phương
Hầu hết chúng ta đều nói nhiều hơn là nghe. Điều gì đã khiến cho chúng ta gần như chỉ quan tâm đến những gì mình sắp nói mà bỏ qua gần như hoàn toàn những suy nghĩ của đối phương? Đó có thể là bởi vì chúng ta chưa thực sự biết cách lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác.
Trong quá trình giao tiếp, hãy dừng lại một chút để lắng nghe ý kiến của đối phương, những lời họ nói, giọng điệu và chú ý tới cả ngôn ngữ cơ thể của họ. Khi đối phương nhận thấy rằng bạn đang thực sự lắng nghe họ, họ sẽ cảm thấy tin tưởng và sẽ cởi mở hơn. Họ thậm chí sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn nhiều khi bạn đặt ra những câu hỏi. Bạn càng biết cách lắng nghe, người kia càng cởi mở và câu chuyện sẽ càng trở nên thú vị hơn.
3.6. Nói đúng suy nghĩ của mình, kết hợp ngôn ngữ hình thể
Cách tốt nhất để thể hiện sự khéo léo và chuyên nghiệp trong giao tiếp là trung thực, nói đúng những suy nghĩ của mình. Nếu như bạn đang cảm thấy không thoải mái, hãy cho đối phương biết điều này. Nếu như bạn không muốn tiếp tục nói về một chủ đề nào nữa, bạn cũng nên nói ra điều đó. Tất nhiên là phải bằng một cách khéo léo để không làm cho đối phương phật ý. Nói đúng suy nghĩ của mình xem ra thì dễ nhưng không phải ai cũng có thể làm được.
Ngoài ra, khi giao tiếp, bạn cũng không được quên ngôn ngữ cơ thể. Đôi khi, nó còn có ý nghĩa hơn cả trăm ngàn lời bạn nói. Giọng của bạn có cay nghiệt quá hay không? Khuôn mặt bạn có đang thể hiện sự khinh thường với những gì người khác nói? Hay là ánh mắt bạn đang thể hiện sự thích thú với câu chuyện của họ. Ngôn ngữ cơ thể sẽ cho thấy mọi cảm xúc và suy nghĩ của bạn, thậm chí là cả thái độ của bạn đối với người đối diện.
4. Hướng dẫn thể hiện kỹ năng giao tiếp trong phỏng vấn việc làm
Để cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẻ, bạn cần đến sớm trước 10 – 15 phút và ăn mặc phù hợp. Tiếp theo đó, hãy thể hiện kỹ năng giao tiếp theo cách như sau:
– Chào hỏi, ứng xử lịch sự, chuyên nghiệp từ khi trao đổi qua email, điện thoại với nhà tuyển dụng (phản hồi lời mời phỏng vấn).
– Tươi tắn, tự tin khi đến phỏng vấn chuyên nghiệp.
– Chuẩn bị để có thể giới thiệu bản thân một cách tự tin, thuyết phục và thu hút.
– Trả lời các câu hỏi phỏng vấn đúng, đủ theo cách thú vị và cuốn hút, tránh “nói như một cái máy” – quá cứng nhắc, hoặc cho thấy thái độ lo lắng, tự ti.
– Khi có cơ hội đặt câu hỏi ngược cho nhà tuyển dụng, hãy chuẩn bị từ trước để câu hỏi hợp lý, vừa giúp bạn khai thác thông tin muốn biết lại vừa xây dựng ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng.
– Luôn có giao tiếp bằng mắt, mỉm cười, âm lượng giọng nói đủ nghe, rõ ràng và kết hợp với ngôn ngữ cơ thể trong suốt buổi phỏng vấn.
– Chào (và bắt tay nếu có thể) sau khi kết thúc buổi trao đổi.
– Gửi email cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã trao cho bạn cơ hội phỏng vấn cũng như dành thời gian để lắng nghe, trao đổi cùng bạn về công việc, cơ hội hợp tác.
5. Top các kỹ năng giao tiếp cơ bản, quan trọng nhất
Kỹ năng giao tiếp không chỉ đơn thuần là nói và nghe hoặc viết và đọc, trả lời. Để có thể thực sự phát triển các kỹ năng giao tiếp, bạn cần tập trung vào các kỹ năng liên quan như:
– Khả năng lắng nghe tích cực.
– Kỹ năng giao tiếp ứng xử như chào hỏi, tác phong.
– Kỹ năng thuyết trình, thuyết phục, đàm phán.
– Kỹ năng đặt câu hỏi.
– Kỹ năng xử lý tình huống/ khả năng giải quyết vấn đề.
– Kỹ năng làm việc nhóm (teamwork).
– Kỹ năng lãnh đạo, quản lý.
6. Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp
Không chỉ là về mặt kỹ năng, những người giao tiếp khéo léo cũng thường là người tâm lý, nhạy bén với những thay đổi – dù là nhỏ nhất trong thái độ, giọng nói của những người xung quanh và biết phải làm thế nào để phù hợp giao tiếp với từng đối tượng giao tiếp và tình huống cụ thể. Những tố chất, phẩm chất cần có của một cá nhân có khả năng giao tiếp xuất sắc là:
– Lắng nghe chủ động.
– Điều chỉnh phong cách nói chuyện với từng người nghe.
– Thân thiện và cởi mở.
– Tự tin.
– Chia sẻ, trình bày thông tin và tiếp nhận phản hồi.
– Nói rõ ràng, không nói quá to hay quá nhỏ.
– Có sự đồng cảm.
– Tôn trọng đối phương.
– Hiểu thông điệp của ngôn ngữ cơ thể.
– Sẵn sàng đưa ra các phản hồi tích cực hoặc tiêu cực một cách khéo léo, thuyết phục.
7. Các lỗi cần tránh trong giao tiếp
Bên cạnh những gợi ý về cách cải thiện giao tiếp, bạn cũng sẽ cần biết về những lỗi giao tiếp cơ bản hay gặp để không phạm phải hoặc khắc phục kịp thời như:
– Không kiên nhẫn lắng nghe, thường xuyên ngắt lời người khác. Nếu buộc phải ngắt lời, hãy “xin phép” hoặc “xin lỗi” trước đó.
– Thường xuyên chê bai, nói xấu, phán xét người khác, thể hiện thái độ ra mặt.
– Giao tiếp vòng vo, ậm ừ, ngập ngừng.
– Thói quen khoanh tay, xem đồng hồ, cắn móng tay.
– Nheo mắt, nhìn chằm chằm, nụ cười không chân thật.
– Gãi đầu, gãi cổ, cử động nhiều thể hiện sự không tập trung khi giao tiếp.
– Khơi gợi những chuyện người khác không muốn nghe, động chạm lòng tự ái.
– Thường xuyên dùng đại từ nhân xưng “Tôi”, thể hiện sự quá tự tin và có thể bị cho là người tự coi mình là trung tâm.
– Nói sai đề tài, chủ đề mà mọi người đang đề cập đến.
– Nói thì thầm với một số người trong tập thể đông người.
– Nói quá to khi không cần thiết. Tùy chủ đề giao tiếp mà có âm điệu, ngữ điệu phù hợp.
– Hay khua tay, múa chân, thể hiện thái độ lo lắng hoặc quá vui vẻ khi giao tiếp.
– Không nhớ tên đối phương, dù họ đã giới thiệu.
– Thể hiện sự bực tức bằng thái độ cáu gắt, nóng nảy.
8. Người ít nói, hướng nội phải làm gì để cải thiện kỹ năng giao tiếp?
Trên thực tế, đặc điểm tính cách và môi trường học tập, gia đình cũng như các mối quan hệ xung quanh quyết định khả năng giao tiếp và phong cách giao tiếp của chúng ta. Đối với các bạn vốn ít nói, hướng nội thì việc phải trao đổi nhiều với những người xung quanh sẽ khó khăn hơn.
Tuy nhiên, bởi vì kỹ năng giao tiếp quan trọng như vậy nên dù không phải người có năng khiếu giao tiếp bẩm sinh, bạn vẫn cứ cố gắng theo các lời khuyên sau đây để phát triển bản thân nhé.
– Không lắng nghe thụ động, chỉ tiếp nhận thông tin mà không phản hồi: Cách để trở thành người lắng nghe tích cực tương đối đơn giản bởi bạn chỉ cần chăm chú lắng nghe người đối diện nói và đưa ra những câu hỏi lấy thêm thông tin hoặc đóng góp ý kiến, kèm với đó là tương tác bằng những cái gật đầu, thể hiện biểu cảm và sự hứng thú.
– Đừng ép bản thân phải nói nhiều hơn mức cần thiết: Đừng tự tạo áp lực phải tham gia tất cả các buổi trò chuyện, bạn chỉ cần tham gia khi có thông tin muốn chia sẻ hoặc bạn cảm thấy phản hồi là cần thiết.
– Hãy tin rằng lời nói của bạn có giá trị: Người có tính cách hướng nội, ít nói thường cảm thấy lo lắng khi chia sẻ những ý tưởng, quan điểm của mình vì họ sợ gặp phải phản ứng trái chiều từ người khác. Tuy nhiên, hãy thay đổi để có thể tự tin hơn.
– Chuẩn bị trước cho các buổi họp: Nếu bạn cảm thấy không thoải mái khi phải đối mặt trực tiếp với những người trong cuộc họp thì hãy chuẩn bị trước. Bạn có thể liệt kê những điều bạn muốn nói hoặc ghi chú lại những thông tin quan trọng.
– Đối mặt với nỗi sợ giao tiếp: Thừa nhận rằng mình chưa tự tin trong giao tiếp, chưa thực sự khéo léo,…và từng bước thay đổi, có thể tham gia các chương trình đào tạo kỹ năng mềm cũng là một cách hay mà bạn nên cân nhắc.
Trên đây là “tất tần tật” các thông tin về việc kỹ năng giao tiếp là gì và những hướng dẫn để bạn tập trung vào phát triển kỹ năng giao tiếp của mình. Thực hiện những thay đổi nhỏ và lưu ý mà JobOKO chia sẻ trên đây, sau một thời gian bạn nhất định sẽ thấy được sự thay đổi tích cực.